Umschalter: PDF-Brief

Als Format wählen Sie bitte “PDF-Briefvorlage” und danach die gewünschte Vorlage.

Wenn zu der gewählten Vorlage ein Hinweis hinterlegt wurde, wird er in einem Hinweisfenster angezeigt.

PDF-Brief schreiben

Bei PDF-Briefen kann der Inhalt direkt im Briefdialog erstellt / geändert werden.

Je nach PDF-Briefvorlage erscheinen ein oder mehrere Textboxen. In den Textboxen kann vorhandener Text angepasst oder eigener eingegeben werden. Dafür können fertige Formulierungen aus den Textbausteinen Textbaustein Button verwendet werden. Wenn Sie viel Text eingegeben, wird automatisch eine zweite Seite erstellt.
Sie können auch das Format für den Text an ihre Wünsche anpassen, in der Menüleiste über jeder Textbox finden Sie die entsprechenden Befehle. Das funktioniert wie beim Schreiben von E-Mails mit den Symbolen des CKEditors.

Über “Vorschau erstellen” können Sie den aktuellen Stand des PDF-Briefes zur Ansicht herunterladen. Wollen Sie den Brief bei gegebener Zeit weiter schreiben, können Sie den Brief als Entwurf Speichern.

Briefe schreiben Inhalt.

Über das Speichern-Symbol Speichern Button in der Werkzeigleiste neben dem Vorlagennamen können Sie eine neue Vorlage erzeugen. Wenn Sie das Benutzerrecht zum Ändern von Vorlagen besitzen, können Sie die bestehende Vorlage auch ändern.

Hier verknüpfen Sie den / die Adressaten des Schreibens. Tippen Sie den Anfang des Namens in das Feld “Schnellsuche”, onOffice enterprise edition sucht dann passende Einträge aus der Adressdatenbank und schlägt Sie vor. Dabei werden die Kontaktart und der Betreuer angezeigt

Wenn Sie den Namen gerade nicht genau kennen, können Sie über “Adressen verknüpfen” nach Adressen suchen. Dabei können Sie eine Detailsuche durchführen, ganze Listen von Adressen mit Arbeitslisten / Filter hinzufügen oder zu einer verknüpften Immobilie Adressen von Eigentümer, Interessenten, Käufer / Mieter hinzufügen.

Aus der Liste der angezeigten Adressen können Sie über das Häkchen bestimmen, welche in die Liste der Empfänger übernommen werden sollen.

Hinweis:

Beachten Sie bitte bei Verwendung der Immobilienverknüpfung:

  1. Es dürfen keine Makros mit Immobilienbezug genutzt werden. Verwenden Sie frei formulierte Texte.
  2. Als “Interessenten der ausgewählten Immobilien” werden nur die manuell zugeordneten Interessenten aus den Immobilien ausgelesen.

Entsprechend funktioniert die Verknüpfung von Immobilien.

Hinweis:

Für Immobilienmakros wird nur die erste Immobilie aus der Liste ausgewertet. Um für alle Immobilien Einträge zu bekommen, müssen Sie die entsprechenden Makros (“rekursive Makros“) in der Vorlage eingetragen haben.

Hier haben Sie die Möglichkeit dem Schreiben Exposés, Dateien aus verknüpften Adress- / Immobiliendatensätzen oder vom eigenen Rechner hinzuzufügen.

Exposés als Anhang werden dabei für jede verknüpfte Immobilie erzeugt.

Hier können Sie weitere Einstellungen vornehmen:

  • Sie können eine Wiedervorlage für die Empfänger setzen.
  • Eine individuellen Bemerkungstext für die Aktivitäten vorgeben.
  • Das Erzeugen von Aktivitäteneinträgen kann gesteuert werden, es sei denn, es gibt eine generelle Vorgabe, “Serienbrieferstellung im Maklerbuch verbuchen“.
  • Haben Sie ein oder mehrere Exposés mit dem PDF-Brief verknüpft, können Sie durch die Option ‘Exposé und Anschreiben’ entscheiden, ob Sie diese in separaten Dokumenten oder einem Dokument ausgeben möchten.
  • Bei einem Brief an mehrere Empfänger / Serienbriefe können Sie vorgeben, ob die Briefe unsortiert oder sortiert (Nachname oder PLZ) erstellt werden.

Nachdem der Text und alle Anhänge etc. vorhanden sind, kann der Brief erstellt werden. Zur einfacheren Kontrolle werden ganz unten im Popup neben den Icons die Anzahl der verknüpften Empfänger, Immobilien sowie Anhänge angezeigt. Daneben sind die Buttons für “Vorschau erstellen”, “Als E-Mail versenden” und Brief erstellen”.

  • Vorschau erstellen; Die Vorschau erstellt ebenfalls ein PDF-Dokument, jedoch nur für den ersten hinzugefügten Adressdatensatz – das muss nicht der erste in der Listenansicht sein.
  • Als E-Mail versenden; Damit wird der aktuelle PDF-Brief als Anhang in den E-Mail Dialog übernommen. Übertragen werden auch die verknüpften Immobilien und Adressen (als getrennte Empfänger).
    Bei der Übernahme werden keine Makros ersetzt, erst beim Versand der E-Mail werden in dem / den angehängten PDF-Dokumenten die Makros ersetzt.

Brief erstellen: Über den Button “Brief erstellen” wird der PDF-Brief für alle Empfänger erstellt und wenn gewählt auch die Exposé-Anhänge sowie Dateien hinzugefügt und zum Download zur Verfügung gestellt.
Dabei wird eine Zip-Datei aus allen Dokumenten und Anhängen erstellt sowie der PDF-Brief und die Anhänge als einzelne Dateien zum Download aufgelistet.

pdf-Brief erstellt

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