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Immobilien
Immobilienvervollständigung
Eine wichtige Funktion ist die Immobilienvervollständigung. Schreiben Sie Ihrem Eigentümer eine E-Mail mit einem Link und bitten Sie Ihn, die vorhandenen Daten seiner Immobilie zu prüfen und gegebenenfalls Daten zu ergänzen.
Der Betreuer der Immobilie erhält eine Benachrichtigung, sobald der Eigentümer Änderungen vorgenommen hat. Der Versand, sowie die Antwort, werden im Maklerbuch hinterlegt.
Der Link für die Immobilienvervollständigung ist 7 Tage gültig.
Hinweis:
Die Felder, die in der Immobilienvervollständigung abgefragt werden sollen, können Sie in der Administration im Tab „Eingabefelder“ unter dem Modul Immobilien / Objektverwaltung definieren. Setzen Sie dazu einfach bei dem entsprechendem Feld in der Spalte „IV“(Immobilienvervollständigung) einen Haken.
Immobilienvervollständigung aus der Immobilie heraus
Die Immobilienvervollständigung können Sie aufrufen, wenn Sie in der Detailansicht einer Immobilie auf klicken. Es öffnet sich das E-Mail-Fenster mit der onOffice Immobilienvervollständigungsvorlage, Sie können aber auch eine eigene Vorlage wählen. Bitte prüfen Sie den Inhalt, bevor Sie die Immobilienvervollständigung versenden.
Hinweis:
Bitte Beachten Sie, dass der Eintrag in der Aktionenleiste nur sichtbar wird, wenn in der ausgewählten Immobilie ein Adressdatensatz in der Kategorie/Box Eigentümer verknüpft ist.
Nachdem der Eigentümer dem Link gefolgt ist, erscheint der folgende Dialog:
Der Eigentümer kann nun die Daten kontrollieren und gegebenenfalls ergänzen.
Dateiupload
Neben dem Ergänzen der Daten kann der Eigentümer mit der Immobilienvervollständigung Ihnen auch Dateien senden, z.B. den Energieausweis der Immobilie. Diese Dateien finden Sie im Reiter „Dateien“ beim Immobilien Modul. Bilddateien werden unter „Extern“ aufgelistet, PDF-Dokumente werden unter „Intern“ angezeigt. Es können Bilddateien, PDF-Dateien sowie Word-Dateien hochgeladen werden. Beachten Sie, dass die Bilddateien auf die Standardgröße herunter gerechnet werden.
Weitere Informationen an den Makler
Zusätzliche Informationen können in das Feld „Weitere Informationen an den Makler“ eingetragen werden. Dieser Eintrag erscheint im Maklerbuch der Immobilie, sowie in der Benachrichtigungsmail an den Betreuer der Immobilie.
Benachrichtigung
Nach der Vervollständigung und dem Speichern der Daten durch den Eigentümer erhält der Betreuer der Immobilie eine Benachrichtigung per E-Mail.
Makro in E-Mail einbauen
Mit dem Makro „_Imo_Vervollstaendigung“ können Sie in allen E-Mails ein Link für die Immobilienvervollständigung aufnehmen. Sollten mehrere Immobilien mit der Mail verknüpft sein, wird der Link zur Immobilienvervollständigung nur für die erste verknüpfte Immobilie eingefügt.
