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Deals

Deals erstellen und verwalten

Neuen Deal erstellen

Notwendige Rolle: Eigentümer oder Ersteller

  • Öffnen Sie die gewünschte Pipeline. Klicken Sie in der ersten Phase auf „+ Neuen Deal erstellen“ oder auf das Pluszeichen oben links.

Deal erstellen

Zuordnung: Verknüpfen Sie eine Immobilie und (bei Interessenten-Deals) eine Adresse als Interessent. Tippen Sie dazu einfach einen passenden Suchbegriff in das Eingabefeld (z.B. die Adresse der Immobilie oder den Vor- oder Nachnamen der Adresse) ein. Mit jedem weiteren eingegebenen Zeichen verfeinert sich die Suche. Jede Immobilie kann nur einem Eigentümer-Deal zugeordnet werden. Verschiedene Interessenten-Deals können nicht sowohl mit der gleichen Immobilie als auch dem gleichen Interessenten verknüpft sein.

Ohne eine Verknüpfung mit einer Immobilie oder einem Interessenten können Deals nicht über die erste Phase hinaus in eine fortgeschrittene Phase verschoben werden, sondern lediglich in die Phase ‚Deal verloren‘.

Ansicht Deal erstellen
  • Werte: Hinterlegen Sie bei Bedarf den Deal-Wert, die Provision, das erwartete Abschlussdatum und die Abschlusswahrscheinlichkeit in Prozent.
  • Vergeben Sie die Verantwortung und tragen den Bearbeiter des Deals ein. Unsere Empfehlung: Der Verantwortliche trägt die Gesamtverantwortung für den Deal und ist der zentrale Ansprechpartner. Der Bearbeiter arbeitet aktiv und operativ an den To-dos für diesen Deal. Verantwortung und Bearbeiter können später in der Detailansicht des Deals ausgetauscht werden.
  • Nach dem Speichern wird der Deal als Karte in der Pipeline angezeigt. Neue Deals können auch direkt aus einer Adresse oder einer Immobilie heraus über „Deal anlegen“ in der Aktionsleiste angelegt werden.
  • Schnellinfo per Hover-Funktion In der Pipeline-Ansicht können Sie Details zu Interessenten oder Immobilien einsehen, ohne die Seite zu verlassen. Fahren Sie dazu einfach mit der Maus über den Namen auf der Deal-Karte.
  • Interessenten-Deals: Zeigt Kundennummer, Name, Firma und Anschrift des Interessenten.  
  • Eigentümer-Deals: Zeigt Objektnummer, Titel und Anschrift der Immobilie.
  • Sichtbarkeit von Deals basierend auf Zugriffsrechten: Die Pipeline-Ansicht berücksichtigt Ihre Leseberechtigungen für Adressen und Immobilien. Deals, für deren verknüpfte Datensätze Sie keine Leseberechtigung besitzen, werden automatisch ausgeblendet. Dies gilt auch für die Zählung von Interessenten in Eigentümer-Deals.
  • Der neue Deal wird als erster Deal in der ersten Phase der Pipeline angezeigt.
    • Hinweis: Dies gilt nicht für Deals, die automatisiert – z.B. durch eine Portalanfrage – erzeugt worden sind. Diese werden als letzter Deal in der ersten Phase einer Pipeline abgelegt. 
  • Ein neuer Deal lässt sich auch aus einer Immobilie oder Adresse direkt anlegen über „Deal anlegen“ in der Aktionenleiste unten.

Öffnen der Detailansicht

Notwendige Rolle: Eigentümer, Ersteller, Bearbeiter oder Leser

Die Detailansicht öffnet sich als eigenständige, strukturierte Fullpage-Seite im Deals-Modul statt in einem Popup. Dies gilt auch für gefilterte Ansichten und den Papierkorb.

  • Breadcrumb-Navigation: Oben links wird der genaue Pfad angezeigt (z. B. Pipeline / Immobilie / Deal). Übergeordnete Ebenen sind direkt anklickbar (gilt nicht im Papierkorb).
  • Platzierung der Aktionsbuttons: Die Buttons zum Bearbeiten, Zurückstellen oder Löschen befinden sich gut sichtbar oben rechts 

Öffnen des Kontextmenüs

Notwendige Rolle: Eigentümer, Ersteller, Bearbeiter oder Leser

Mit Klick auf das Drei-Punkte-Icon  der Deal-Karte haben Sie wichtige Informationen und Funktionen im Schnellzugriff.

Deal in andere Phase verschieben

Notwendige Rolle: Eigentümer, Ersteller oder Bearbeiter

Ein Deal lässt sich per Drag-and-Drop der Karte sowie über die Phasen-Auswahl in der Detailansicht in eine andere Phase verschieben. Deals in den Phasen “Deal gewonnen” und “Deal verloren” können nicht verschoben oder bearbeitet werden.

Beim Verschieben von Deals in diese Phasen erhalten Sie ggf. die Möglichkeit, Deals, die mit dem gleichen Interessenten oder der gleichen Immobilie verknüpft sind, in “Deal verloren” zu verschieben und den Status der Immobilie anzupassen. Bei letzterem werden die Felder “Status”, “Status 2 (Detail)” und “Vermarktungsstatus” angepasst.

Ein Deal kann nur in die nächste Phase verschoben werden, wenn alle erforderlichen Checklisten-Aufgaben der aktuellen Phase erledigt sind und dabei keine Phasen mit Pflichtaufgaben übersprungen werden. Unzulässige Phasenwechsel, z.B. aufgrund unerledigter Pflichtaufgaben, werden Ihnen in der Pipeline-Ansicht mit einer Fehlermeldung angezeigt, während im Detail-Dropdown unzulässige Zielphasen deaktiviert sind.

Aufgabe aus Checkliste erstellen

Wenn Sie den Deal bearbeiten dürfen und das Aufgaben-Modul aktiv ist, können Sie direkt aus einem offenen Checklisten-Punkt im Deal eine globale Aufgabe erzeugen:

  • Erstellung: Fahren Sie mit der Maus über das Checklistenelement und klicken Sie auf den Button „Aufgabe erstellen“ (Symbol: Pfeil nach oben rechts). Die Aufgabe öffnet sich in einem neuen Browsertab.
  • Automatische Vorbelegung: Das System füllt die neue Aufgabe mit den Daten des Deals aus: Titel (Deal D#<ID>: <Checklistentext>), Verantwortung, Bearbeiter, Immobilie und zugehörige Adresse (Haupteigentümer bei Eigentümer-Deals, Interessent bei Interessenten-Deals).
  • Verknüpfung & Sperre: Im Verlauf der Aufgabe wird ein Systemkommentar mit einem Link zum Deal hinterlegt. Im Deal wandelt sich der Button dauerhaft in ein graues Tag „Aufgabe“ mit Direktlink zur Aufgabe um. Eine Mehrfacherstellung ist gesperrt, bis die Aufgabe im Aufgaben-Modul gelöscht wird.
  • Der Status von Checklisten-Aufgaben innerhalb von Deals und den zugehörigen Aufgaben im Aufgaben-Modul wird automatisch gegenseitig synchronisiert, sodass Änderungen in einem Modul sofort auf das andere übertragen werden.

    Das bedeutet konkret: Wird eine Checklisten-Aufgabe im Deals-Modul abgehakt, wechselt der Status der Aufgabe in enterprise automatisch auf „Erledigt“. Umgekehrt wird die Aufgabe wieder auf „In Bearbeitung“ gesetzt, sobald das Häkchen bei der Checkbox entfernt wird. Diese Synchronisierung funktioniert auch in die umgekehrte Richtung: Änderungen am Aufgabenstatus in enterprise (z. B. auf „Erledigt“ oder „In Bearbeitung“) setzen oder entfernen das Häkchen im Deals-Modul vollautomatisch.

Sortierung und Filter

Notwendige Rolle: Eigentümer, Ersteller, Bearbeiter oder Leser

  • Sortierung: Über das Sortier-Icon in jeder Phase können die Deals nach den Kriterien wie „Letzte Aktion“, „Verbleibende Durchlaufzeit“ oder „Bearbeitungsfortschritt“ auf- oder absteigend geordnet werden.
Phase sortieren
  • Filter: Nutzen Sie das Trichtersymbol oben rechts, um die Ansicht nach Immobilien, Interessenten, Verantwortlichen oder Bearbeitern einzuschränken.
  • Aktive Filter werden durch einen Punkt am Filter-Symbol gekennzeichnet.
  • Über das „Zurücksetzen“-Icon rechts daneben können Sie die Filter und die Sortierung zurücksetzen.
Deals filtern

Deal bearbeiten

Notwendige Rolle: Eigentümer, Ersteller oder Bearbeiter

In der Detailansicht eines Deals können Sie Anpassungen an dem Deal vornehmen. Sie können über „Bearbeiten“ die Deal-Eigenschaften ändern.

Bitte beachten Sie: Verknüpfte Immobilien oder Interessenten können nur in der ersten Phase ausgetauscht werden. Zudem ist ein Verschieben des Deals aus der ersten Phase (außer in den Status „Deal verloren“) nur mit bestehender Verknüpfung möglich. Sollte nach einem Phasenwechsel auffallen, dass ein Deal mit einer falschen Person oder Immobilie verknüpft wurde, dann muss der falsche Deal geschlossen/verworfen und ein neuer Deal korrekt aufgesetzt werden, um die saubere Historie und Auswertbarkeit zu wahren.

Ein Klick auf die Adress-/Immobilien-Karten öffnet ein kompaktes Informations-Overlay für Direktaktionen (z. B. Mail senden). Die Positionierung der Informations-Karten ist abhängig vom Deal-Typ. Bei Interessenten-Deals steht die Adresse an erster Stellen, bei Eigentümer-Deals die Immobilie. 

Deal bearbeiten
Eigentümer-Deal - Eigentümerdetails

Aktivitäten eines Deals

In der Detailansicht eines Deals erhalten Sie eine chronologische Aktivitäten-Timeline, die alle relevanten Aktionen in einer Liste (neueste zuerst) darstellt. Alle relevanten Aktionen eines Deals werden als Aktivitäten und zusätzlich auch unter „Extras → Log“ protokolliert.

Welche Aktivitäten werden in einem Deal gezeigt?

  • Direkte Deal-Aktionen: Unabhängig von den verknüpften Datensätzen umfasst diese Liste automatisch alle Aktivitäten, die durch direkte Aktionen am Deal selbst entstanden sind. Das gilt auch, wenn zum Zeitpunkt der Aktion keine oder eine andere Immobilie/Adresse mit dem Deal verknüpft war.
  • In einem Interessenten-Deal: Hier werden die Aktivitäten des Interessenten und der Immobilie einbezogen. Es werden alle Aktivitäten und Maklerbucheinträge angezeigt, die sowohl mit dem Interessenten (Adresse) als auch mit der Immobilie des Deals verknüpft sind – es müssen zwingend beide Kriterien für die Aktivität zutreffen.
  • In einem Eigentümer-Deal: Hier werden alle Maklerbucheinträge angezeigt, die mit der Immobilie des Deals verknüpft sind. Eine zusätzliche Verknüpfung zu einer Adresse ist hierfür nicht erforderlich.

Weitere Bedingungen und Funktionen für die Anzeige

  • Keine Duplikate / Automatische Bereinigung: Um die Übersichtlichkeit zu gewährleisten, werden mehrfach erfasste Aktivitäten automatisch bereinigt und nur einmal angezeigt. Sollte eine Aktivität durch mehrere Kriterien erfasst werden (z. B. am Deal erzeugt und gleichzeitig mit der Immobilie verknüpft), wird sie in der Liste dennoch nur einmal dargestellt.
  • Berechtigungen: Aktivitäten, für die der Benutzer aufgrund von Datensatz-Rechten keine Leseberechtigung besitzt, bleiben ausgeblendet. Sie werden automatisch ausgefiltert und gar nicht erst angezeigt.
  • Visuelle Kennzeichnung: Zukünftige Aktivitäten, wie zum Beispiel Termine, sind auf den ersten Blick visuell erkennbar.
  • Interaktion: Sie können jede Aktivität anklicken, um die Maklerbuch- bzw. Aktivitätenansicht in einem Pop-up zu öffnen.

Notizen

Wichtige Bemerkungen können direkt im Bereich „Aktivitäten“ als Notiz erfasst werden.

Geben Sie dazu den Text in das Eingabefeld ein und klicken Sie auf „Notiz hinzufügen“. Die Notiz erscheint sofort als Aktionstyp „Notiz“ in der Aktivitätenliste. Bitte beachten Sie, dass das Textfeld maximal 200 Zeichen fasst und die Schaltfläche „Notiz hinzufügen“ deaktiviert bleibt, solange das Feld leer ist.

Wenn die Benutzerberechtigung „Maklerbuch / Aktivitäten“ allgemein deaktiviert sein sollte, bleiben Ihre Notizen dennoch in der Deal-Aktivitätenliste sichtbar.

Dealdetailansicht

Deal zurückstellen

Notwendige Rolle: Eigentümer, Ersteller oder Bearbeiter

Im Kontext-Menü einer Deal-Karte und in der Detailansicht eines Deals haben Sie die Möglichkeit, einen Deal mit Datum und Grund (z. B. „Warten auf Rückmeldung“) zurückzustellen. Er wird dann bis zum eingegebenen Datum in der Pipeline ausgeblendet. Bei zurückgestellten Deals können Sie die Zurückstellung bearbeiten oder aufheben. Sie können sich bei Bedarf auch die zurückgestellten Deals je Phase über „zurückgestellte Deals einblenden“ anzeigen lassen.
Zurücksteller eines Deals einsehen: In der Detailansicht eines zurückgestellten Deals wird angezeigt, welcher Benutzer den Deal zuletzt zurückgestellt hat. 

Deal Zurückstellen 2

Deal in den Papierkorb legen

Notwendige Rolle: Eigentümer, Ersteller oder Bearbeiter

In der Detailansicht eines Deals können Sie diesen in den Papierkorb legen.

Damit ist der Deal jedoch noch nicht endgültig gelöscht, sondern nur zur Löschung vorgemerkt und für die weitere Bearbeitung gesperrt. Über das Zahnradsymbol oben rechts in der Pipeline-Ansicht können Sie den Papierkorb öffnen und bei Bedarf Deals aus dem Papierkorb wiederherstellen.

Deal in den Papierkorb legen

Deal endgültig löschen

Notwendige Rolle: Eigentümer

Im Papierkorb können Sie Deals entweder einzeln (über Kontext-Menü des Deals oder Deal-Detailansicht) oder je Monat endgültig löschen. In der Detailansicht eines Deals im Papierkorb ändern sich die Aktionsbuttons oben rechts zu „Wiederherstellen“ und „Endgültig löschen“.

Zahnrad - Papierkorb anzeigen
Deal wiederherstellen oder endgültig löschen

Öffnen der Interessenten-Deals zu einem Eigentümer-Deal

Notwendige Rolle: Eigentümer, Ersteller, Bearbeiter oder Leser

Die Anzahl der Interessenten-Deals, die mit der gleichen Immobilie verknüpft sind wie ein Eigentümer-Deal, wird auf der Deal-Karte angezeigt und in der Deal-Detailansicht gezeigt.

Deals - Eigentümerdeals

  • Wenn Sie sich in einem Eigentümer-Deal befinden und auf die verknüpften Interessenten klicken (Deepdive), wird der Pfad am oberen linken Bildschirmrand (Breadcrumb) angezeigt. Sie sehen getrennte, anklickbare Links für die Immobilie bzw. den Eigentümer-Deal und die Interessenten-Pipeline. Dadurch springen Sie mit nur einem Klick direkt zur gewünschten Detailseite zurück, ohne Umwege über Menüs nehmen zu müssen. Zusätzlich führt in der Detailansicht eines Eigentümer-Deals ein direkter Link zu den zugehörigen Interessenten-Deals.

Breadcrumbs Vom Eigentümer zum Interessenten und zurück

Öffnen der Eigentümer-Deals zu einem Interessenten-Deal

Existiert zu einem Interessenten-Deal ein aktiver Eigentümer-Deal, öffnen Sie ihn direkt über den Adress-Link auf der Interessenten-Deal-Karte, über „Immobilie öffnen“ im Kartenkontextmenü oder über den entsprechenden Link in der Detailansicht des Interessenten-Deals.

Eigentümer-Deal aus Immobile aufrufen

In der Infoleiste einer Immobilien-Detailansicht wird direkt unter dem Bild und den Icons ein Link „Eigentümer-Deal“ angezeigt, sofern ein aktiver, für Sie lesbarer Eigentümer-Deal zu dieser Immobilie existiert. Ein Klick darauf öffnet die Detailansicht dieses Deals in einem neuen Tab.

Interessenten-Deal aus Adresse aufrufen

In der Infoleiste einer Adress-Detailansicht wird direkt unter dem Bild und den Icons ein Link „Interessenten-Deal(s)“ angezeigt, sofern ein oder mehrere aktive, für Sie lesbarere Interessenten-Deal(s) zu dieser Adresse existiert. Ein Klick darauf öffnet die Detailansicht dieses Deals in einem neuen Tab. Bei mehreren kann im neuen Tab die Pipeline gewählt werden.

Termine in einem Deal anlegen

Sie können Termine ohne Workflow-Unterbrechung direkt aus einem Deal heraus erstellen. Diese Funktion steht sowohl im Kontextmenü der Deal-Karte als auch in der Detailansicht zur Verfügung.

  • Automatische Vorbelegung: Die verknüpfte Adresse (Interessent oder Eigentümer) und die Immobilie werden automatisch in das Termin-Popup übernommen.
  • Eigentümer-Auswahl: Bei mehreren Eigentümern wird derjenige für den Termin gewählt, der auch auf der Deal-Karte angezeigt wird.
  • In der Detail-Ansicht eines Interessenten-Deals kann neben einem Termin mit dem Interessenten auch ein Termin mit dem Eigentümer angelegt werden, wenn dieser in der Immobilie verknüpft ist.

Termin aus Kontextmenü

Termin aus Detailansicht

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