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Sie befinden sich hier: Home / Deals / Pipelines und Phasen konfigurieren
Deals
Pipelines und Phasen konfigurieren
Pipelines bilden die Grundlage für Ihre verschiedenen Geschäftsmodelle, beispielsweise für den Verkauf oder die Akquise.
Erforderliches Benutzerrecht: Pipeline erstellen/ändern
Um das Deals-Modul verwenden zu können, müssen Sie als erstes eine Pipeline anlegen.
Neue Pipeline anlegen
Wählen Sie in der Pipeline-Auswahl unten „Neue Pipeline anlegen“.
Grunddaten
Vergeben Sie einen Namen (hier z. B. „Interessenten Verkauf“) und wählen Sie die Art der Pipeline (Eigentümer oder Interessent). Den Namen können Sie später noch anpassen, die Art kann nicht mehr verändert werden. Interessenten-Pipelines können für die Erstellung von Deals aus Portalanfragen konfiguriert werden.
Berechtigungen
Im Schritt Berechtigungen legen Sie fest, welche Benutzer Zugriff auf die Deals der Pipeline haben und welche Rolle (Eigentümer, Ersteller, Bearbeiter oder Leser) sie einnehmen.
- Eigentümer dürfen Deals lesen, erstellen, bearbeiten und löschen.
- Ersteller dürfen Deals lesen, erstellen und bearbeiten.
- Bearbeiter dürfen Deals lesen und bearbeiten.
- Leser dürfen Deals nur lesen.
- Hat ein Benutzer keine Rolle in der Pipeline, kann er diese nicht sehen, es sei denn, er hat das Benutzerrecht “Pipeline erstellen/ändern”.
Wenn Sie eine neue Pipeline anlegen, wird Ihr eigener Benutzer automatisch mit der Rolle Eigentümer vorausgewählt. Dies verhindert, dass Sie nach dem Erstellen einer Pipeline fälschlicherweise keine Deals darin sehen können. Sie können diesen Eintrag vor dem Speichern wie gewohnt bearbeiten oder löschen.
Neben Benutzern können auch Büro- oder Regionengruppen hinzugefügt werden.
Standardmäßig erben alle Nutzer/Bürogruppen die Rechte der übergeordneten Gruppe/Region. Sie können jedoch für einzelne Nutzer innerhalb einer Gruppe abweichende Rollen definieren. Diese individuelle Zuweisung überschreibt das allgemeine Gruppenrecht.
Beispiel: Sie weisen einer Bürogruppe das Recht „Leser“ zu. Einem speziellen Nutzer in dieser Gruppe können Sie jedoch explizit das Recht „Bearbeiter“ geben.
Ebenso können Sie einzelnen Nutzern einer Gruppe über die Option „Kein Zugriff“ die Rechte entziehen, sodass sie die Pipeline nicht sehen können, obwohl der Rest der Gruppe Zugriff hat.
Entsprechende Regionen, Gruppen und/oder Nutzer können über das Eingabefeld für „Berechtigung hinzufügen“ gesucht werden.
Bestätigen Sie mit „Pipeline anlegen“. Danach werden Sie automatisch zur neuen Pipeline weitergeleitet und können den Namen der ersten Phase definieren.
Sie können den Namen und die Berechtigungen der Pipeline bei Bedarf jederzeit über das Zahnrad-Symbol oben rechts anpassen.
Angelegte Pipelines können Sie in der Pipeline-Auswahl (oben links) auswählen, sofern Sie den entsprechenden Zugriff haben.
Über das Sternsymbol im Pipeline-Dropdown können Sie auch eine Favoriten-Pipeline festlegen. Diese Pipeline wird dann standardmäßig beim Aufruf des Deal-Moduls geöffnet. Durch einen weiteren Klick auf das Icon können Sie den Favoriten wieder entfernen.
Pipelines archivieren
Nicht mehr aktiv genutzte Pipelines können Sie archivieren, um den Fokus auf das aktuelle Tagesgeschäft zu lenken.
- Was passiert beim Archivieren? Die Pipeline verschwindet aus der Liste der aktiven Pipelines und wandert in den neuen Unterordner „Archivierte Pipelines“. Bestehende Deals in dieser Pipeline können weiterhin normal bearbeitet werden. Es können jedoch keine neuen Deals mehr in dieser Pipeline erstellt oder dorthin verschoben werden. Zudem werden automatische Verknüpfungen zu Portalanfragen entfernt.
- Wiederherstellung: Sie können eine archivierte Pipeline über das Zahnrad-Symbol jederzeit reaktivieren („Pipeline wiederherstellen“). Beachten Sie, dass Sie die Portalanfragen in Interessentenpipelines danach neu konfigurieren müssen.
Phasen anpassen
Jede Pipeline besteht aus Phasen (dargestellt als Spalten), die Sie über das Drei-Punkte-Icon oben rechts individuell konfigurieren können. Dort können Sie auch weitere Phasen anlegen
Es können maximal 20 Phasen pro Pipeline angelegt werden. Die Reihenfolge der Phasen können Sie per Drag-and-Drop anpassen. In jeder Phase (außer “Deal gewonnen” und “Deal verloren”) haben Sie folgende Konfigurationsmöglichkeiten:
- Name: Wählen Sie einen aussagekräftigen Titel für die Phase, der z.B. die Tätigkeiten beschreibt, die in der Phase durchgeführt werden sollen (etwa “Vermarktung vorbereiten”). Alternativ können Sie z.B. hier auch erreichte Zwischenziele beschreiben (etwa “Besichtigung geplant”).
- Maximale Durchlaufzeit: Legen Sie fest, wie lange ein Deal maximal in der Phase verweilen soll. An dem Tag, an dem die definierte maximale Durchlaufzeit abläuft, wird der Deal als “heute fällig” markiert, danach als “überfällig”.
- Checklisten: Fügen Sie Aufgaben hinzu, um die notwendigen Tätigkeiten in dieser Phase zu definieren. Falls gewünscht, markieren Sie diese als „erforderlich“, damit ein Deal erst in die nächste Phase verschoben werden kann, wenn die Aufgabe erledigt ist. In der Deals-Karte und der Deals-Detailansicht zeigt ein farbiger Fortschrittsbalken, wie der aktuelle Stand der Checklisten-Aufgaben ist.
Absagegründe
Beim Verschieben eines Deals auf „Deal verloren“ wird ein Absagegrund erfasst.
Absagegründe konfigurieren
Erforderliches Benutzerrecht: Pipeline erstellen/ändern
Für jeden Pipeline-Typ (Eigentümer bzw. Interessent) pflegen Sie über das Zahnrad-Symbol („„) eine eigene Liste von Absagegründen (max. 10). „Sonstiges“ ist vorbelegt, aber änderbar.
Deal verloren
Beim Verschieben eines Deals nach „Deal verloren“ öffnet sich der Abschluss-Dialog, in dem die Auswahl eines Absagegrunds Pflicht ist.
Sind weitere Deals verknüpft, bietet der Dialog zusätzlich an, diese ebenfalls auf „Deal verloren“ zu setzen. Für diese können Sie ebenfalls einen Absagegrund angeben.
Deal gewonnen
Beim Verschieben in „Deal gewonnen“ können Sie im Abschluss-Dialog wahlweise alle mit der Adresse und/oder alle mit der Immobilie verknüpften Deals auf „Deal verloren“ setzen. Für jede der beiden Gruppen legen Sie dabei einen eigenen Absagegrund fest (max. 2 insgesamt).
Absagegrund einsehen
Sichtbar in der Aktivität „Deal verloren“ sowie in der Detailansicht des Deals.
