Einstellungen Anfragenmanager

Aktive Postfächer

Es können nur Postfächer für den Anfragenmanager freigeschaltet werden, die in der E-Mailverwaltung (Checkbox aktivieren in der Spalte ) dafür eingerichtet wurden. Der beim aktiven Postfach angegebene Benutzer wird für die Makros in E-Mail und Signaturen genutzt, die der Anfragenmanager verschickt.

Welches Postfach für den Versand der Bestätigungen und später auch für eine Antwort genutzt wird kann hier ebenfalls eingestellt werden. Außerdem können Sie hier ebenfalls den Benutzer einstellen.

Als Einganspostfach können nur in onOffice eingerichteten Postfächer genutzt werden, nicht möglich sindimportierte (POP3 oder IMAP) Postfächer.
Nur Benutzer die dem Postfach zugeordnet sind können hier ausgewählt werden.

Als Ausgangspostfach sind alle eingerichteten Postfächer, auch importierte POP3 oder IMAP, des gewählten Benutzers möglich.
Es stehen die Postfächer zur Auswahl, die dem Benutzer zugeordnet sind. Hier ist zu beachten, dass immer die Signatur des zugewiesenen Benutzers eingefügt wird.

Wenn die Zuordnung der Benutzer zu den Postfächern auf dem Tab E-Mail geändert wird und die Auswahl nicht mehr gültig ist, erscheint hier in der Liste ein Warndreieck.

Wenn ein Benutzer zugeordnet wird, der in einer Gruppe ist, erscheint ein Warndreieck als Hinweis, dass das die Daten der Bürogruppe für Signaturen etc. genutzt werden. 

Aktive Portale

Für Anfragen von diesen Portalen an die aktiven Postfächern wird der Anfragenmanager gestartet.

Die Liste enthält alle Portale, die für die Portalanfragen konfiguriert sind. Ist ein gewünschtes Portal nicht in der Liste vorhanden, wenden Sie sich bitte an den onOffice Support (+49 241 44 686 122 | support@onoffice.com | support Chat im Messenger).

Weitere Einstellungen

Hier legen Sie fest, wie lange der Anfragenmanager auf eine Antwort warten soll, ob er bis zum Versand einer Antwort / Exposés gehen soll und ob die E-Mails mit den Anfragen in eigene Ordner im Postfach verschoben werden sollen.

Für den Versand der Antwortmail wählt der Anfragenmanager die Vorlage / Exposé anhand der Einstellungen für Portalanfragen aus den Grundeinstellungen >> Tab Allgemein.

Hier können Sie auch einige Bedingungen angeben, bei denen der Anfragenmanager NICHT automatisch arbeiten soll, sondern eine manuelle Weiterbearbeitung stattfinden soll.
Die Anfragen erscheinen dann im Anfragenmanagerwidget mit dem Status „Abgebrochen“.

Entsprechend den Einstellungen wird zusätzlich eine Aufgabe erstellt.

Wenn Sie bestimmte Adressen oder Immobilien von der automatischen Verarbeitung ausschließen möchten, aktivieren Sie bitte bei den Ausnahmen „ausgewählte Adressen“ und / oder „ausgewählte Immobilien“. Zusätzlich müssen Sie in der Administration bei Adressen bzw. Immobilien eine Checkbox aktivieren , damit Adressen bzw. Immobilien von der automatischen Verarbeitung ausgeschlossen werden können.

Adressen anlegen

Dublettenprüfung

Der Anfragenmanager legt zu jeder Anfrage, die alle Bedingungen erfüllt, eine Adresse an. Dabei wird eine Dublettenprüfung durchgeführt. Welche Daten dabei geprüft werden und wie im Fall unzureichender Angaben verfahren werden soll wird hier angegeben.

Sind weitere Angaben nötig,  wird eine E-Mail (Vorlage kann hier festgelegt werden) mit einem Link an die E-Mailadresse aus der Portalanfrage verschickt. Der Link führt zu einer Webseite, auf der der Interessent die Angaben ergänzen muss.
Falls die E-Mailadresse bestätigt werden muss, wird dies direkt mit erfragt.

Die angegebene E-Mailvorlage muss dazu zwingend dass Makro _AdresseingabeWebformular() enthalten.

Dabei werden keine Angaben zur DSGVO, AGB etc. erfasst.

Adresserstellung

Unter den Adresseinstellungen, kann spezifiziert werden wie und mit welchen Merkmalen Adressen über den Anfragenmanager angelegt werden.

Bestätigungsmail

Kommt die Anfrage wirklich von einem Interessenten? Eine Möglichkeit das zu prüfen, ist die Bestätigung der E-Mailadresse durch den Interessenten.

Dabei wird eine E-Mail (Vorlage kann hier festgelegt werden) mit einem Link an die in der Portalanfrage angegebene E-Mailadresse verschickt. Der Link führt zu einer Webseite, auf der der Interessent die diese Bestätigen muss.
Falls noch Angaben zur Dublettenprüfung erforderlich sind, werden diese direkt mit erfragt.

Die angegebene E-Mailvorlage muss dazu zwingend dass Makro _PostfachBestaetigen() enthalten.

Dabei werden keine Angaben zur DSGVO, AGB etc. erfasst.