Dem Support Zugriff auf Ihre onOffice Version geben

Der Supportzugriff ist auf bestimmte Personengruppen beschränkt. Jetzt drehen wir den Spieß um: Sie haben die volle Kontrolle, wer wann auf Ihr System zugreift, um Probleme zu lösen oder Fehler nachzuvollziehen. Zusätzlich bieten wir Ihnen eine transparente Übersicht, welcher onOffice Mitarbeiter zu welcher Zeit und aus welchem Grund den Supportzugang zu Ihrem System genutzt hat.
Den Zugriff auf Ihr System müssen Sie dem onOffice Support jetzt explizit freischalten. Bei Fragen oder Problemen wird der Support andernfalls keine Möglichkeit haben, den Fehler in Ihrem System nachzuvollziehen.

Die Freischaltung darf nur von berechtigten Benutzern vorgenommen werden. Bei dieser Berechtigung handelt es sich um ein Benutzerrecht, das standardmäßig bei allen Benutzern aktiv ist. Sie finden den Eintrag “Darf den onOffice Supportbenutzer freischalten” bei den administrativen Rechten.

Die Freischaltung für den Support ist zeitlich begrenzt und erfolgt für einzelne onOffice Mitarbeiter oder gesamte Abteilungen. Sie finden die Funktion “Freischaltung Support” ganz oben im Hilfe-Menü. Dieser Menüpunkt ist für alle Benutzern sichtbar, die das entsprechende Recht besitzen.

Ein Klick auf den Menüpunkt öffnet ein Popup, das in drei Reiter unterteilt ist: Freischaltung, Übersicht Freischaltungen und Übersicht Logins.

Auf dem Reiter “Freischaltung” können Sie über die Suche denjenigen onOffice Mitarbeiter heraussuchen, für den die Freischaltung erfolgen soll. Im Feld “Mitarbeiter/Abteilung” können auch gesamte Gruppen ausgewählt werden, wie z. B. Support oder Entwicklung.

Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, dem Benutzer das Recht zum “Datenexport” freizugeben. Wird dieses Recht nicht genutzt hat der Support-Mitarbeiter keine Möglichkeit einen Datenexport aus ihrer Version zu machen. Standardmäßig ist die Option für den Datenexport nicht aktiv.

Im nächsten Dropdown “Zeitraum” legen Sie den Zeitraum für die Freischaltung fest:

1 Stunde (Default)
2 Stunden
4 Stunden
Heute
1 Woche
2 Wochen
1 Monat
Permanent

Die Zeit zählt ab der Freigabe, nicht ab dem Login des onOffice Mitarbeiters.

Das müssen Sie aber nicht jedes mal selbst durchführen wenn Sie unseren Support kontaktieren. Die Freischaltung kann auch ad hoc per E-Mail erfolgen, der Mitarbeiter kann Ihnen bei Bedarf eine E-Mail mit einem Freischaltungslink schicken. Über diesen Link kann der jeweilige Mitarbeiter freigeschaltet werden. Dieser Link kann allerdings nur von einem Benutzer angeklickt werden, der das Recht hat, den Supportbenutzer freizuschalten.

Der Reiter “Übersicht Freischaltungen” listet die Freischaltungen der letzten 6 Monate auf. “Übersicht Logins” zeigt den genauen Zeitpunkt, zu dem sich der onOffice Mitarbeiter eingeloggt hat und welchen Grund es dafür gab.
Diese Angaben wurden bisher nur intern bei onOffice erfasst. Jetzt haben auch Sie jederzeit eine transparente Übersicht, wer wann Zugriff auf Ihre System hatte.