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Vorlagen

Makros

Vorlagen für E-Mails und Briefe sind erst dann wirklich hilfreich, wenn nicht jedes Mal der Name des Adressaten, die Immobiliennummer und die Immobiliendaten vor dem Versand eingefügt werden müssen.

Mit Makros wird in onOffice enterprise das ermöglicht. Auf alle Felder in Adress- oder Immobiliendatensätzen können Sie über Makros zugreifen und deren Inhalt beim Versand z.B. einer E-Mail eintragen lassen.

Neben den Daten aus Adressen und Immobilien können Sie noch viele weitere Angaben per Makro einfügen z.B. Daten über den Ansprechpartner einer Immobilie, den Betreuer, Anschriften und Rechtsinformationen aus den Grundeinstellungen/Bürogruppen, Links zum Download von Exposés – gekoppelt an die Widerrufsbestätigung.
Die Makroliste ( „?“ >> Makro-Liste) gibt ein Überblick über die gebräuchlichsten Adress- und Immobilienmakros, sowie die weiteren Makros.
Die Makros funktionieren in der Regel bei E-Mails und bei Briefen (Word) sofern nichts anderes in der Makroliste angegeben ist. In PDF’s funktionieren zur Zeit nur Makros, die Text ausgeben.
Die Mustervorlagen von onOffice nutzen alle Makros, dort können Sie praktische Einsatzbeispiele sehen und kopieren.

Zu Makros und Vorlagen gibt es Tutorials und Webinare , z.B. „Word Vorlagen & Dokumentenmanagement“ oder „E-Mail Vorlagen & Signatur“

Experten Informationen – Feld ist nicht in der Makroliste enthalten.

Jedes Feld eines Adress-, Immobiliendatensatzes kann über ein Makro angesprochen werden. Das Makro besteht aus einem _ (Unterstrich) und direkt daran anschließend der Datenbank-Feldname. Der Datenbank-Feldname kann in der Administration, unter Extras >> Einstellungen >> Administration >> Eingabefelder Spalte „Feld“ nachgeschlagen werden.

Darüber können Sie auch individuell angelegte Felder als Makro ansprechen.

Beispiel Adress-, Immobilien und Benutzermakros

Wie Sie sehen sind 3 Stellen markiert.

  1.  _Briefanrede; gibt den Namen der angeschriebenen Person aus.
  2.  _objeknr_extern _objekttitel _plz _ort, _strasse; gibt die Daten zur verknüpften Immobilie an.
  3.  _Benutzervorname _Benutzername; gibt Vor- und Nachname des Benutzers aus.

In der Vorschau sind die Makros bereits mit den Werten aus der verknüpften Adresse / Immobilie ersetzt:

Beispiel Links durch Makros

Neben den Adress-, Immobilien- und Benutzermakros gibt es auch noch Makros, welche einen Link in der E-Mail ausgeben. Diese werden z.B. für Downloadlinks, Adressvervollständigung oder die Terminnachbereitung benutzt.
Der Link kann einerseits bei manchen Makro als lange URL oder als Text dargestellt werden.

Um einen Linktext für ein Makro mit Link zu setzen, muss Protokoll „andere“ beim „Link einfügen“ im CKEditor gewählt sein.

Makrolinks im CKEditor

Mehr Informationen zu Links im CKEditor finden Sie unter obere Formatierungs-Symbolleiste.

if Makros

Manchmal ist in einer Adresse oder einer Immobilie ein Feld nicht gefüllt, in einem solchen Fall soll nicht „nichts“ ausgegeben werden sondern z.B. ein bestimmter Text. Ähnliches gilt, wenn z.B. die Zahl der Zimmer oder die Fläche einen bestimmten Wert über oder unterschreitet.

Für diese Fälle gibt es die „if-Makros“, „_ifEmpty(‚_makro=Wert;“Text1″;“Text2″)“, „_if(“Bedingung“;“Text1″;“Text2″)“ und „_calculate(Rechnende-Formel)“. Details zur Nutzung finden Sie in der Makroliste bei den sonstigen Makros.
Bitte beachten Sie, dass über das Makro ifEmpty keine boolean-Feldwerte (Checkboxen) abgefragt werden können, da bei diesen Felder immer ein Wert eingetragen ist, 1 oder 0.

Bitte denken Sie daran, sollen dabei statt Makros Formeln oder die Feldinhalte wie z.B. [kaufpreis] genutzt werden, MUSS das _calculate([Feldname]) Makro genutzt werden.

Beispiele:
_if(“_anzahl_zimmer“<“10″;“_anzahl_zimmer Zimmer“;“mehrere Zimmer“)
oder:
_if(“_calculate([kaufpreis])“<“1000000“;“_kaufpreis“;“Preis auf Anfrage“)

Bitte beachten Sie, dass es bei der Auflösung von Feldnamen, welche einen Unterstrich verwenden, zu Problem kommen kann.
So wird z.B. [anzahl_Badezimmen] als Makro _Bad erkannt.

Individuelle Makroliste

Neben den Standardfeldern können Sie in onOffice enterprise auch eigene Felder in Adressen und Immobilien anlegen. Auch diese Felder können über Makros in Vorlagen genutzt werden.

Diese Makros werden in der Makroliste über den Link „Individuelle Makro-Liste“ gelistet.