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Schritt für Schritt
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Schritt für Schritt
Wordvorlagen erstellen
Sie können mit Hilfe von Makros, Informationen aus den Adressdatensätzen bzw. Immobiliendatensätzen in die Vorlage einbinden. So können Sie z.B. das Makro _Briefanrede in der Vorlage verwenden. Wie die Grafik zeigt, wird bei einem späteren Aufruf der Vorlage das Makro durch die tatsächliche Briefanrede des Adressdatensatzes ersetzt.
Eine Übersicht über alle verfügbaren Makros bekommen Sie hier .
Mit Makros können Sie also automatisch Informationen aus den zugeordneten Immobilie oder den Adressdatendatensätzen auslesen und in die Vorlage einfügen.
Öffnen Sie Microsoft Word und erstellen Sie Ihre Vorlage unter Verwendung der benötigten Makros. Speichern Sie die fertige Vorlage in Word unter . Wählen Sie hier den Dateityp Webseite aus. Beachten Sie, dass der Dateiname keine Leerzeichen oder Umlaute enthalten darf. Word erstellt beim Speichern einen Extra Ordner, in dem zusätzliche Dateien enthalten sind. Dieser Ordner ist wie der von Ihnen vergebene Dateititel, nur mit dem Zusatz „-Dateien“ benannt.
Speichern Sie Ihre Vorlage als Dateityp Webseite ab.
Wählen Sie in Ihrer onOffice Software unter Bearbeiten den Punkt „Vorlagen/Dateien“. Über das Neu-Anlegen Symbol 
können Sie eine neue Vorlage anlegen. Wenn es sich um eine Exposévorlage handelt, sollte die Kategorie auf Exposé gestellt werden, bei den Anderen auf „Vorlage allgemein“. Der eingestellte Titel wird in der Auswahlliste der Vorlagen angezeigt. Über die Schaltfläche muss nun der Pfad zur HTM-Datei angegeben werden. Das ist die Datei, die Word (als Typ Webseite) gespeichert hat. Sichern Sie dann Ihre Eingaben über den Button „Anlegen“.
Es wird einen Neue Vorlage in Ihrer Software angelegt.
Im nächsten Schritt erfragt onOffice die zur Vorlage zugehörigen Dateien. Im Schritt zwei hatten wir festgehalten, dass Word bestimmte Angaben und Grafiken in externe Dateien auslagert und in einem separaten Ordner abspeichert. In einigen Fällen sind keine weiteren Dateien nötig, dann wird keine Meldung eingeblendet. Über „Bitte Datei wählen!“ müssen nun die Pfade zu den gesuchten Dateien angegeben werden.
Wählen Sie den Ordner mit dem zur Vorlage passenden Namen aus und öffnen ihn.
Nun müssen Sie die gesuchte Datei öffnen.
Sichern Sie Ihre Eingaben im Anschluss mit „Übernehmen“.
Danach erscheint die neue Vorlage in der Liste und steht Ihnen in allen „Brief erstellen“ Dialogen zur Verfügung.
