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onOffice Sync

FAQ – onOffice Sync mit Outlook

Wir beantworten Ihre Fragen zu Microsoft 365 Sync

Wir haben die häufigsten Fragen und wichtigsten Antworten rund um Microsoft 365 Sync gesammelt und beantworten diese auf einfacher Art und Weise.

FAQ Kalender

  • Welche Kalender werden synchronisiert?
    Zur Auswahl stehen alle Microsoft-Kalender (auch geteilte Kalender). Es kann pro Benutzer immer nur ein Kalender synchronisiert werden. Termine werden nur mit Kalendern synchronisiert, wenn der Benutzer Zugriff auf den jeweiligen Kalender hat. Nur der angegebene Kalender wird synchronisiert.
  • Ab wann werden Termine synchronisiert?
    Termine werden ab dem Zeitpunkt der Aktivierung synchronisiert. Zusätzlich gibt es die Option, vergangene Termine wahlweise 7, 30 und 60 Tage rückwirkend zu synchronisieren.
    Bitte beachten Sie, dass Microsoft für alle (auch für vergangene) Termine, die von onOffice zu Microsoft übertragen werden, erneut Termineinladungen versenden wird. Dies kann bedeuten, dass die Teilnehmer bzw. Empfänger per Mail von Microsoft über den Termin erneut informiert werden.
  • Was geschieht, wenn ich Termine anlege oder ändere?
    Sobald Sie einen neuen Termin in onOffice enterprise oder im ausgewählten Microsoft-Kalender anlegen, wird dieser mit allen relevanten Feldern in das jeweils andere System synchronisiert. Änderungen am Termin werden ebenfalls in das jeweils andere System übertragen.

    Änderungen an Teilnehmern oder Adressen des Termins werden ebenfalls übertragen, z. B. wenn sich die E-Mail-Adresse eines Benutzers oder einer Adresse im Termin geändert hat. Oder wenn Benutzer aus einer Gruppe entfernt oder hinzugefügt wurden und die Gruppe im Termin als Teilnehmer verknüpft ist.

    Nach Gruppenänderungen oder Änderungen der E-Mail-Adressen werden jedoch nur Termine aktualisiert, die bereits mit Microsoft synchronisiert wurden und nur zukünftige Termine.

  • Was geschieht mit gelöschten Terminen?
    Es gibt drei Fälle für den Umgang mit gelöschten und abgesagten Terminen:
    Sollten Sie einen Termin in Microsoft 365 löschen, wird dieser in onOffice enterprise auf „Abgesagt“ gesetzt. Ist der Benutzer lediglich als Teilnehmer angegeben, wird er aus dem Termin entfernt.
    Löschen Sie einen Termin in onOffice enterprise, wird dieser ebenfalls in Microsoft 365 gelöscht.
    Sollten Sie einen Termin in onOffice enterprise auf „Abgesagt“ setzen, wird dieser in Microsoft 365 ebenfalls gelöscht.
  • Werden Links zu Online-Meetings im Termin übertragen?
    Ja, hinterlegte Meeting-Links werden in beide Richtungen übertragen.
    Bitte beachten Sie: für Meetings zu Microsoft Teams nutzt Microsoft spezielle Einträge in der Terminnotiz. Bitte ändern Sie die Notiz in diesen Terminen nicht, da sonst die Verbindung zu Microsoft Teams verloren geht.
  • Können Serientermine und Terminwiederholungen synchronisiert werden?
    Ja, allerdings wird nur die Synchronisation von Serienterminen bzw. Terminwiederholungen unterstützt, die in onOffice enterprise abgebildet werden können. Serientermine aus Outlook mit Wiederholungen wie „Erster Freitag im Monat“ können leider nicht synchronisiert werden.
  • Was passiert, wenn ich einen einzelnen Termin aus einer Serie verschiebe?
    In Microsoft 365 kann ein einzelner Termin aus einem Serientermin verschoben werden, sodass er nicht mehr zum Zeitpunkt des ursprünglichen Serientermins stattfindet. Diese Art von Terminen können wir nicht synchronisieren. Idealerweise sollte der verschobene Termin eine eigene Kennung erhalten, indem er neu angelegt wird, ähnlich wie es in onOffice enterprise geschieht, wenn ein Termin aus der Serie genommen wird.
  • Berücksichtigt das System die Einstellungen für Terminerinnerungen?
    Ja, die Konfiguration für Terminerinnerungen wird in beide Richtungen übertragen.
  • Wird zwischen privaten und öffentlichen Terminen unterschieden?
    Ja, die Unterscheidung zwischen privaten und öffentlichen Terminen wird synchronisiert.
  • Was geschieht, wenn Gruppen als Terminteilnehmer ausgewählt werden?
    Microsoft 365 hat eine andere Logik bei der Gruppenfunktion im Vergleich zu onOffice enterprise. Wenn Sie einen Termin in onOffice enterprise erstellen und eine Gruppe als Teilnehmer hinzufügen, wird die Gruppe bei der Synchonisation nach Microsoft 365 als einzelner Benutzer / einzelne Adresseteilnehmer mit ihren entsprechenden E-Mail-Adressen angezeigt und synchronisiert. Wenn Sie einen Benutzer / Adresseteilnehmer in Microsoft 365 aus einem Termin entfernen, in onOffice enteprise jedoch noch immer die gesamte Gruppe als Teilnehmer verzeichnet ist, wird der zuvor gelöschte Gruppenteilnehmer erneut nach Microsoft 365 synchronisiert und wiederhergestellt, weil er nach wie vor Teil einer Gruppe in onOffice enterprise ist.
  • Wie kann man bestimmen, wer als Terminteilnehmer übertragen wird?
    Über die Einstellung Synchronisation von Terminteilnehmern können Sie für die Synchronisation festlegen, ob alle Terminteilnehmer von onOffice enterprise zu Microsoft synchronisiert werden – die Synchronisation von Microsoft zu onOffice enterprise ist davon ausgenommen!

    Hintergrund ist, wenn in Microsoft ein Termin geändert oder neu anlegt wird, versendet Microsoft automatisch Benachrichtigungs-E-Mails an die Teilnehmer des betreffenden Termins.
    Mit dieser Option wird für jeden Teilnehmer des Termins ein eigener Termin bei Microsoft angelegt und bei Änderungen entsprechend auch nur ein Termin mit einem Teilnehmer geändert, dadurch wird keine E-Mail verschickt. Es werden nur Termine für die Teilnehmer mit aktiviertem Sync erstellt, Teilnehmer ohne aktivierten Dync sind auf Microsoft-Seite nicht sichtbar.

    Sie können weiterhin Terminteilnehmer in onOffice oder Microsoft hinzufügen, dabei werden die Teilnehmer immer von Microsoft zu onOffice enterprise synchronisiert. Von onOffice enterprise zu Microsoft werden nur die neuen Teilnehmer eingetragen, die den Sync aktiviert haben.

  • Was passiert bei Termin-Duplikaten?
    Es gibt eine Duplikat-Erkennung für Termine. Mit dieser Funktion können Sie Termin-Duplikate auflösen und flexibel entscheiden, welchen Termin Sie behalten möchten. Anschließend werden danach alle Termine auf beiden Plattformen synchron gehalten.
  • Werden Terminanhänge synchronisiert?
    Ja, Anhänge im Termin werden sowohl in onOffice enterprise als auch in Microsoft synchronisiert.
  • Werden Terminarten übertragen?
    Nein, die Übertragung der Terminarten aus onOffice enterprise nach Outlook ist jedoch in Planung. Wir werden die Synchronisierung zu einem späteren Zeitpunkt um die Terminarten erweitern.
  • Können Ressourcen von Terminen übertragen werden?
    Nein, aktuell werden Ressourcen wie Firmenfahrzeuge oder Besprechungsräume nicht an Microsoft übertragen. Die Umsetzung ist jedoch geplant, die Funktion wird also später ergänzt.
  • Wie reagiert das System auf Fehler?
    Falls bei einer Synchronisation etwas Unvorhergesehenes passiert, wird dies im „Status“ festgehalten. Dieser erscheint als Icon im Termin-Pop-up oben rechts.
  • Was geschieht, wenn Teilnehmer eines Termins keine E-Mail-Adresse haben?
    In Microsoft basieren alle Zuordnungen auf der E-Mail-Adresse. Daher kann Microsoft nicht damit umgehen, wenn z. B. ein Termin-Teilnehmer in onOffice enterprise ohne E-Mail-Adresse angelegt wurde oder mehrere Teilnehmer die gleiche E-Mail-Adresse haben. Solche Sonderfälle werden abgefangen und im Synchronisationsstatus des Termins ausgegeben.
  • Welche E-Mail-Adresse wird für Benutzer synchronisiert?
    Falls ein onOffice Benutzer den Sync aktiv hat und Terminteilnehmer ist, wird für ihn die E-Mail-Adresse des verknüpften Outlook-Kontos zu Outlook synchronisert. Sonst wird die E-Mail-Adresse des Benutzers aus den Benutzergrunddaten genommen.
  • Was ist zu beachten, wenn bei den Benutzern die gleiche E-Mailadresse (in den Benutzergrunddaten) mehrfach hinterlegt wird?
    Wenn Sie in onOffice enterprise einen Termin mit Teilnehmern anlegen, die die gleiche E-Mail-Adresse in den Benutzerdaten hinterlegt haben, werden die Teilnehmer nach erfolgreichem Sync aus dem Termin entfernt UND stattdessen eine Adresse in den Termin eingetragen. Wenn es einen Adressdatensatz mit dieser E-Mail-Adresse gibt, wird dieser verwendet, ansonsten wird ein neuer Adressdatensatz angelegt.
  • Werden die HTML-Formatierungen aus den Terminnotizen in Outlook unterstützt?
    Nein, onOffice enterprise berücksichtigt keine HTML-Formatierungen im Notizfeld.

FAQ Kontakte

  • Welche Kontakte werden synchronisiert?
    Synchronisiert werden Kontakte aus onOffice enterprise, die für die Synchronisation freigegeben sind. Aus Outlook werden alle Kontakte der Unternehmensgruppe synchronisiert. Die Leseberechtigung, also wer welche Adresse sehen darf, wird ebenfalls synchronisiert.
  • Was geschieht mit Adressen, die ich neu anlege oder ändere?
    Wird eine Adresse in onOffice enterprise oder in Microsoft 365 angelegt, wird diese in das jeweils andere System mit allen relevanten Feldern synchronisiert (sofern die Adresse für Sync freigeben ist). Änderungen werden ebenfalls in das jeweils andere System synchronisiert.
  • Was geschieht, wenn ich eine Adresse lösche?
    Wenn Sie in Microsoft 365 einen Kontakt löschen, wird dieser in onOffice enterprise auf “Archiviert” gesetzt und der Synchaken für Ihren Benutzer entfernt. Sollten noch weitere onOffice Benutzer diesen Kontakt syncen, wird nur der Synchaken für Ihren Benutzer entfernt, aber der Kontakt bleibt weiter aktiv in onOffice enterprise.

    Wenn Sie Kontakte in onOffice enterprise löschen, bleiben diese in Microsoft 365 erhalten. Wird solch ein Kontakt dann in Microsoft 365 geändert, dann wird die Adresse in onOffice enterprise neu angelegt.

  • Werden Adress-Dubletten erkannt?
    Bei der ersten Synchronisation werden alle Kontakte aus Microsoft 365 übertragen. Anschließend können Sie in onOffice enterprise eine Dublettenprüfung durchführen und entscheiden, welche Datensätze aktueller sind und die Duplikate bereinigen. So können Sie eigenständig bewerten, welche Daten überschrieben werden sollen. Sie sollten daher nach der ersten Synchronisation Zeit für die Dublettenprüfung einplanen.
  • Wie werden die 3 verschiedenen Anschrifttypen in Outlook behandelt?
    In Outlook kann man 3 verschiedene Anschriften eintragen, jeweils eine geschäftliche, private und eine “andere”. In enterprise kann nur eine Anschrift eingetragen werden. Daher gibt es folgende Priorisierung: Wenn eine geschäftliche Anschrift in Outlook vorhanden ist, wird diese genutzt. Sonst die private und als letzter Fallback die “andere” Anschrift.

 

FAQ Allgemein

  • Wird die Synchronisation von Immobilien unterstützt?
    Nein, die Verknüpfung von Immobilien und deren Informationen werden nicht synchronisiert, weil Microsoft 365 diese Daten nicht unterstützt.
  • In welche Richtungen funktioniert die Synchronisation?
    Die Synchronisation tauscht aktuell Daten in beide Richtungen aus (2-Wege-Synchronisation). Die Synchronisation in eine Richtung wird derzeit entwickelt.
  • Was geschieht, wenn der Zugriff zum Microsoft-Konto entzogen wird?
    Wenn dem Benutzer der Zugriff zum Microsoft-Konto entzogen, das Passwort verändert oder der ausgewählte Kalender gelöscht wurde, wird die Synchronisation automatisch gestoppt und der Benutzer erhält eine E-Mail mit dieser Information.
  • Belastet die Synchronisation meine Arbeit?
    Der Synchronisierungsvorgang geschieht im Hintergrund, sodass Sie bei der Arbeit nicht beeinträchtigt werden.
  • Werden Adressverknüpfungen bei der Synchronisation berücksichtigt?
    Ja, die Übertragung von Adressen bei E-Mails und Teilnehmern bei Terminen funktioniert in beide Richtungen. Teilnehmer von Terminen werden ggf. in der Software angelegt, falls Sie noch nicht im System sind. Die Voraussetzung dafür ist, dass der Kontakt-Sync aktiv ist.
  • Kann man mehrere Tools für die Synchronisation nutzen?
    Nein, es darf nur ein Sync aktiviert sein. Wenn Sie also Sync für Microsoft 365 nutzen, können Sie nicht gleichzeitig Z-Push oder Memotoo verwenden.
  • Kann ich mehrere Benutzer mit einem Microsoft-365-Konto verbinden?
    Nein, es kann pro Microsoft-365-Konto nur ein Benutzer authentifiziert werden, Sie können also nicht dasselbe Microsoft-365-Konto mit weiteren Benutzer verbinden.
    Alias Postfächer können nicht eingebunden werden.
  • Wird Microsoft Exchange unterstützt?
    Nein, Microsoft Exchange wird nicht unterstützt. Die Synchronisation funktioniert nur mit Microsoft 365-Konten. Selbst betriebene Exchange Server können nicht synchronisiert werden.
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