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onOffice Sync

onOffice Sync mit Microsoft Outlook

Mit dem onOffice Sync mit Microsoft 365 synchronisieren Sie Termine und Kontakte bidirektional zwischen onOffice enterprise und Ihrem Microsoft 365-Konto.

1. Wichtige Voraussetzungen & Hinweise

Bevor Sie die Synchronisation einrichten, beachten Sie bitte folgende grundlegende Voraussetzungen:

  • Microsoft 365-Konto erforderlich: Für die Nutzung ist zwingend ein aktives Microsoft 365-Konto notwendig. Das reine Einbinden des onOffice-Postfaches in ein lokales Outlook auf Ihrem PC reicht nicht aus.

  • Keine Alias-Postfächer: Alias-E-Mail-Adressen von Outlook können nicht eingebunden werden.

  • 1:1-Zuordnung (Ein Konto pro Benutzer): Ein Microsoft 365-Konto kann nur mit einem onOffice enterprise-Benutzer verbunden werden. Mehrere enterprise-Benutzer können nicht dasselbe Microsoft 365-Konto nutzen.

  • Bestehende Sync-Methoden deaktivieren: Deaktivieren Sie vor der ersten Synchronisation andere Kalender-/Kontakt-Syncs (z. B. z-Push).

  • Daten vorab bereinigen (Dublettengefahr): Prüfen Sie vor der Ersteinrichtung vorhandene Kontakte und Termine in beiden Systemen. Wenn Datensätze in onOffice enterprise und Microsoft 365 identisch existieren, entstehen beim Erst-Sync Dubletten. Bereinigen Sie Daten vorab in einem System oder nutzen Sie getrennte Kalender.

2. Einrichten der Synchronisation

Die Einrichtung erfolgt direkt in den Benutzereinstellungen. Voraussetzung ist, dass Ihrem Benutzer das Recht Microsoft Outlook-Sync zugewiesen wurde.

Extras → Einstellungen → Benutzer → [gewünschten Benutzer auswählen] → Rechte → weitere Module → Microsoft Outlook Sync

Die Einstellung erfolgt unter Extras → Einstellungen → Benutzer → [gewünschten Benutzer auswählen] → Einstellungen  → Sync

Schritte zur Authentifizierung & Konfiguration

  1. Microsoft 365-Konto verbinden:
    Klicken Sie im Bereich Microsoft Outlook-Synchronisation auf die Schaltfläche Microsoft-Konto: Verbinden und melden Sie sich mit den Zugangsdaten Ihres Microsoft-Kontos an.
  2. Kalender & Adressbuch auswählen:
    Wählen Sie nach erfolgreicher Anmeldung den gewünschten Outlook-Kalender und/oder das Adressbuch aus.
  3. Bestehende Termine synchronisieren (Option):
    • Bereits angelegte Termine synchronisieren: Legt fest, ob in onOffice bereits existierende Termine nach Microsoft übertragen werden.

Wichtiger Hinweis: Wenn ein Termin nach Microsoft synchronisiert wird, versendet Microsoft unter Umständen automatisch Terminbestätigungen an die Teilnehmer. Deaktivieren Sie diese Option, falls Sie dies für Alttermine vermeiden möchten.

    • Termine einbeziehen vor: Ist die Option „Bereits angelegte Termine synchronisieren“ aktiv, können Sie einen Vergangenheitszeitraum zwischen 7 und 60 Tagen festlegen. Nach dem ersten Abgleich werden nur noch zukünftige Termine berücksichtigt.

Weitere Einstellungen zur Microsoft Outlook Synchronisation (für Administratoren)

Extras → Einstellungen → Grundeinstellungen → Microsoft Outlook Synchronisation

Einstellungen-Benutze-Rechte-weitereModule-MS-Sync

3. Kontakte / Adressen synchronisieren

Was wird synchronisiert?

Synchronisiert werden Stammdaten wie Anschrift, Telefonnummern, E-Mail-Adressen sowie grundlegende Angaben (z. B. Geburtsdatum).

Synchronisationsrichtung & Zuordnung (Mapping)

  • Aus Microsoft 365 nach onOffice: Alle Kontakte aus dem verbundenen Microsoft-Adressbuch werden zu onOffice enterprise übertragen und fortlaufend abgeglichen.
  • Priorisierung von Anschriften: Outlook unterstützt bis zu 3 Anschriften (geschäftlich, privat, sonstiges). onOffice enterprise speichert primär eine Hauptanschrift. Die Übernahme erfolgt nach Priorität: Geschäftlich → Privat → Sonstige.
  • Feld-Mapping für Telefon und E-Mail: In onOffice enterprise können in den Adress-Grunddaten unter der Spalte MS-Sync Zuordnungen getroffen werden:
    • Telefonnummern: Maximal 2 private, 2 geschäftliche und 1 Mobilfunknummer werden übertragen. Standardmäßig greift die Priorisierung: Telefon (privat) → Telefon 2 (privat) → Telefon (geschäftlich) → Telefon 2 (geschäftlich) → Telefon mobil.
    • E-Mail-Adressen: Die Haupt-E-Mail-Adresse wird immer bevorzugt synchronisiert. Darüber hinaus werden E-Mail 1 und 2 in Outlook aus der ersten privaten und geschäftlichen E-Mail-Adresse befüllt.
  • Steuerung der Übertragung nach Microsoft (Checkbox „onOffice Sync“):
    Damit Adressen von onOffice zu Microsoft 365 synchronisiert werden, muss bei der jeweiligen Adresse das Kontrollkästchen onOffice Sync aktiviert sein.
    • Massenaktualisierung: Mit dem Benutzerrecht „onOffice-Sync in Adressen für andere Benutzer festlegen“ können Sie die Freigabe für mehrere Adressen gesammelt aktivieren über: Aktionen → Massenaktualisierung → Adressen → onOffice Sync.

 

Sync_Telefonnummern
onoffice Sync

Löschen von Kontakten

Aus Sicherheitsgründen führen Löschvorgänge nicht zu einem sofortigen Datenverlust im jeweils anderen System:

  • Kontakt in Microsoft 365 gelöscht: Der Datensatz wird in onOffice enterprise nicht gelöscht, sondern auf den Status Archiviert gesetzt und der Sync-Haken für Ihren Benutzer entfernt.
  • Kontakt in onOffice enterprise gelöscht: Der Kontakt bleibt in Microsoft 365 bestehen. Wird er in Microsoft 365 erneut bearbeitet, wird er in onOffice enterprise neu angelegt.

Dublettenprüfung

Sollten durch den Abgleich doppelte Adressen entstehen, nutzen Sie die Dublettenprüfung unter:

Aktionen → Adress-Aktionen → Dublettenprüfung.

4. Termine synchronisieren

Synchronisierte Termindaten

Synchronisiert werden Uhrzeiten, Terminort, verknüpfte Adressen und Benutzer, Erinnerungen sowie der Privat-Status.

Steuerung von Terminteilnehmern & Einladungs-Mails

Wenn Microsoft Termine oder Teilnehmer aktualisiert, versendet Microsoft standardmäßig automatische E-Mail-Einladungen. Um ungewollten Mailversand an Kunden zu vermeiden, bietet onOffice folgende Funktionen:

  • Option „Synchronisation von Terminteilnehmern“:
    Ist diese Option aktiviert, legt onOffice für jeden Teilnehmer einen eigenen Einzeltermin in Microsoft an. Dadurch unterbindet Microsoft den automatischen Versand von Benachrichtigungs-E-Mails an alle Beteiligten.
  • Termine in der Vergangenheit:
    Verschieben Sie einen Termin in onOffice in die Vergangenheit, wird dieser Verschiebevorgang nicht nach Microsoft synchronisiert, um nachträgliche Auslöser für Outlook-Erinnerungsmails zu verhindern.

Status-Mapping (Verfügbarkeit & Terminbestätigungen)

Für den korrekten Abgleich des Verfügbarkeitsstatus nutzt der Sync das Microsoft-Feld showAs:

onOffice-Status

Microsoft Outlook-Status (showAs)

Verhalten im Kalender

Aktiv

busy (Beschäftigt)

Zeitlich blockierender Termin

Abgesagt

cancelled (Abgesagt)

Termin wird ausgeblendet

Teilnehmer verfügbar

free (Frei)

Zeitraum bleibt für Planungen frei

  • Status-Fallbacks:
    • onOffice → Microsoft: Der Status Erledigt wird als busy übertragen.
    • Microsoft → onOffice: Die Outlook-Zustände workingElsewhere (An anderem Ort tätig), tentative (Mit Vorbehalt) und oof (Abwesend) werden in onOffice als Aktiv importiert.

Abgleich von Terminbestätigungen

Microsoft-Status

onOffice-Status

Accepted (Akzeptiert)

Bestätigt

Tentative (Vorläufig)

Gesendet

Declined (Abgelehnt)

Abgesagt

None / No Response

Gesendet (von MS zu OO) / Unbestätigt (von OO zu MS)

5. Besondere Sync-Regeln & Konfliktlösungen

Intelligente Auflösung bei doppelten E-Mail-Adressen (MS → onOffice)

Gibt es in onOffice enterprise mehrere Benutzer mit identischer E-Mail-Adresse in den Grunddaten, nutzt das System folgende mehrstufige Logik zur automatischen Zuordnung bei eingehenden Outlook-Terminen:

  1. Aktiver Sync-Kanal: Das System prüft zuerst, über welchen aktiven Sync-Kanal der Termin einläuft, und weist den entsprechenden Benutzer zu.
  2. Namensabgleich: Ist das Konto mehrdeutig, gleicht das System die E-Mail-Adresse in Kombination mit dem Vornamen und Nachnamen des Benutzers ab (inkl. Umlaut- und Akzentbereinigung).
  3. Fallback (Höchste User-ID) & Optische Warnung: Lässt sich der Benutzer auch über den Namen nicht eindeutig ermitteln, wählt das System automatisch den aktiven Benutzer mit der höchsten User-ID, um einen Abbruch der Synchronisation zu verhindern.
    • Visuelle Kennzeichnung: Der Sync-Status des Termins wird in der Übersicht auf Orange gesetzt mit dem Hinweistext „Aufgrund identischer E-Mail-Adressen in den Grunddaten war keine eindeutige Zuweisung möglich.“

Schreibschutz & Sync-Sperren bei Terminen

Termine können in onOffice enterprise unter bestimmten Sicherheitsbedingungen in den Schreibschutz versetzt werden:

1. Ungültige oder fehlende E-Mail-Adressen

Enthält ein Termin Adressen mit leeren oder ungültigen E-Mail-Adressen, wird die Synchronisation für diesen Termin gesperrt. Sobald die E-Mail-Adresse in der Adresse korrigiert wurde, wird der Abgleich automatisch wieder freigegeben.

2. Schreibschutz bei fehlendem Organisator (Oranges Sync-Icon)

Ist der Organisator eines aus Microsoft importierten Termins nicht in onOffice vorhanden oder hat den Kalendersync nicht aktiv, wird der Termin in onOffice als schreibgeschützt angelegt.

  • Grund: Verhindert Synchronisationskonflikte und mehrfachen Mailversand durch Microsoft.
  • Kennzeichnung: Der Sync-Status wird Orange dargestellt. Änderungen aus Microsoft werden weiterhin übernommen.

3. Schreibschutz bei blockierter Adressanlage (Rotes Sync-Icon)

Ist in den Grundeinstellungen die automatische Kontaktanlegung deaktiviert oder greift die Blacklist und der Termin enthält unbekannte Teilnehmer, greift eine Sicherheitssperre:

  • Verhalten in onOffice: Das Termin-Popup wird schreibgeschützt (Read-Only). Ausgehender Sync (onOffice → Microsoft) wird ausgesetzt; eingehende Änderungen aus Microsoft werden verarbeitet.
  • Kennzeichnung: Das Sync-Icon verfärbt sich Rot mit dem Hinweis:
    „Sync aufgrund der blockierten Adressanlage für diesen Termin ausgesetzt.“
  • Aufhebung: Die Sperre hebt sich automatisch auf, sobald die fehlenden Adressdatensätze in onOffice angelegt werden oder der unbekannte Teilnehmer in Outlook entfernt wird.
TerminSyncStatus

6. Administrative Einstellungen: Grundeinstellungen → Microsoft Outlook-Synchronisation

Als Administrator können Sie festlegen, ob bei eingehenden Termineinladungen aus Microsoft 365 automatisch neue Kontaktdatensätze im CRM angelegt werden sollen und wie Terminteilnehmer synchronisiert werden.

Einstellungen → Grundeinstellungen → Allgemein → Microsoft Outlook-Synchronisation

Synchronisation von Terminteilnehmern

Wenn Sie einen Termin in onOffice oder in Outlook ändern oder neu anlegen, versendet Microsoft automatisch Benachrichtigungs-E-Mails an die Teilnehmer. Möchten Sie keine automatischen Benachrichtigungsmails von Microsoft, wenn Sie den Termin in onOffice ändern oder anlegen, sollten Sie diese Einstellung nicht aktivieren.

Beachten Sie bei deaktivierter Einstellung Folgendes:

  • Nur für Teilnehmer, die zum Zeitpunkt der Synchronisation die Microsoft-Outlook-Synchronisation in den Einstellungen aktiviert haben, wird der Termin in Outlook erstellt.
  • In Outlook hat jeder Benutzer nur sich selbst im Termin, d.h. für jeden Benutzer wird ein separater Termin angelegt.
  • Nur für Termine, die in onOffice erstellt wurden, werden automatische Benachrichtigungs-E-Mails verhindert, die durch den Microsoft-Sync entstehen würden.
  • Wenn ein Termin in onOffice erstellt wurde, werden Adressen im Termin nicht nach Outlook übertragen.
  • Es werden ausschließlich neu angelegte Termine berücksichtigt. Bereits bestehende Termine bleiben von der neuen Einstellung unberührt.

Anlage von Adressdaten bei Termineinladung

  • Deaktiviert: Es werden generell keine neuen Adressdatensätze aus Terminen im CRM angelegt.
  • Aktiviert: Unbekannte Terminteilnehmer werden automatisch als neue Kontakte in onOffice angelegt.
  • E-Mail-Blacklist verwalten („Blacklist bearbeiten“):
    Ist die automatische Adressanlage aktiviert, wird die Schaltfläche Blacklist bearbeiten sichtbar. Hier können Sie gezielt E-Mail-Adressen von Outlook-Organisatoren ausschließen.
  •  
    1. Klicken Sie auf Blacklist bearbeiten.
    2. Im Popup-Fenster „Blacklist für MS Graph Kalender-Sync“ klicken Sie auf + Neuer Eintrag.
    3. Tragen Sie Bezeichnung und E-Mail-Adresse des Organisators ein.
    4. Klicken Sie auf Speichern oder Speichern + schließen.

Wirkung der Blacklist: Synchronisiert Microsoft 365 einen Termin, dessen Organisator auf der Blacklist steht, wird die automatische Anlage von neuen Adressdatensätzen für alle unbekannten Teilnehmer dieses spezifischen Termins unterdrückt.

7. E-Mail-Synchronisation

E-Mails werden nicht über den Standard-Kalender/Kontakt-Sync übertragen, sondern über die integrierte E-Mail-Konto-Anbindung von onOffice enterprise.

Informationen zur Einrichtung Ihres Microsoft 365-Postfachs finden Sie in der separaten Anleitung zur Postfach-Authentifizierung (OAuth / Microsoft 365).

Video-Tutorial: Microsoft 365 Sync mit onOffice

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