FAQ – Sincronización de onOffice con Outlook

FAQ Calendario

• ¿Qué calendarios se sincronizan? Puedes elegir entre todos los calendarios de Microsoft (incluidos los calendarios compartidos). Solo se puede sincronizar un calendario por usuario. Las citas solo se sincronizan con los calendarios si el usuario tiene acceso al calendario correspondiente. Solo se sincroniza el calendario especificado.

• ¿Desde cuándo se sincronizan las citas? Las citas se sincronizan desde el momento de su activación. Además, existe la opción de sincronizar citas pasadas de forma retroactiva durante 7, 30 y 60 días. Ten en cuenta que Microsoft volverá a enviar invitaciones para todas las citas (incluidas las citas pasadas) que se transfieran de onOffice a Microsoft. Esto puede significar que los participantes o destinatarios vuelvan a ser informados de la cita por correo electrónico de Microsoft.

• ¿Qué ocurre cuando creo o modifico citas? En cuanto creas una nueva cita en onOffice enterprise o en el calendario de Microsoft seleccionado, se sincroniza con todos los campos relevantes del otro sistema. Los cambios en la cita también se transfieren al otro sistema; los cambios en los participantes o en los contcatos de la cita también se transfieren, por ejemplo, si has cambiado la dirección de correo electrónico de un usuario o un contacto de la cita. O si se han eliminado o añadido usuarios de un grupo y el grupo está vinculado como participante en la cita; sin embargo, tras los cambios de grupo o los cambios en las direcciones de correo electrónico, sólo se actualizan las citas que ya se han sincronizado con Microsoft y sólo las citas futuras.

• ¿Qué ocurre si las citas se trasladan al pasado? Las citas que se trasladan al pasado no son procesadas por Sync para evitar los correos electrónicos recordatorios automáticos de Outlook. Este comportamiento sólo se produce al sincronizar desde onOffice a Microsoft.

• ¿Qué ocurre con las citas borradas? Hay tres casos para tratar las citas borradas y canceladas: Si borras una cita en Microsoft 365, se establecerá como «Cancelada» en onOffice enterprise. Si el usuario solo está especificado como participante, se eliminará de la cita. Si eliminas una cita en onOffice enterprise, también se eliminará en Microsoft 365. Si estableces una cita en onOffice enterprise como «Cancelada», también se eliminará en Microsoft 365.

• ¿Los enlaces a reuniones en línea se transfieren en la cita? Sí, los enlaces de reuniones guardados se transfieren en ambas direcciones. Ten en cuenta que Microsoft utiliza entradas especiales en la nota de la cita para las reuniones con Microsoft Teams. Por favor, no cambies la nota en estas citas, de lo contrario se perderá la conexión con Microsoft Teams.

• ¿Se pueden sincronizar citas en serie y citas periódicas? Sí, pero solo se admite la sincronización de citas en serie y citas periódicas que se puedan asignar en onOffice enterprise. Lamentablemente, las citas en serie de Outlook con repeticiones como «Primer viernes de mes» no se pueden sincronizar.

• ¿Qué ocurre si muevo una cita individual de una serie? En Microsoft 365, se puede mover una cita individual dentro de una serie de citas, de modo que ya no tenga lugar en el momento original de la serie. No podemos sincronizar este tipo de citas. Lo ideal sería que la cita reprogramada recibiera una identificación propia, creando una nueva cita, de manera similar a como se hace en onOffice enterprise cuando se extrae una cita de la serie.

• ¿El sistema tiene en cuenta la configuración de los recordatorios de citas? Sí, la configuración de los recordatorios de citas se transfiere en ambas direcciones.

• ¿Se distingue entre citas privadas y públicas? Sí, la distinción entre citas privadas y públicas está sincronizada.

• ¿Qué sucede cuando se seleccionan grupos como participantes de una cita? Microsoft 365 tiene una lógica diferente para la función de grupo en comparación con onOffice enterprise. Si creas una cita en onOffice enterprise y añades un grupo como participante, el grupo se mostrará y sincronizará como un único usuario / participante de contacto individual con sus correspondientes direcciones de correo electrónico durante la sincronización con Microsoft 365. Si eliminas un participante usuario/contacto de una cita en Microsoft 365, pero todo el grupo sigue figurando como participante en onOffice enterprise, el participante de grupo eliminado anteriormente se sincronizará de nuevo con Microsoft 365 y se restaurará porque sigue formando parte de un grupo en onOffice enterprise.

• ¿Cómo puedo determinar quién se transfiere como participante de la cita? A través de la configuración de sincronización de participantes, puedes decidir si todos los participantes de una cita se sincronizan de onOffice enterprise a Microsoft. ¡La sincronización de Microsoft a onOffice enterprise no está incluida! El motivo es que, cuando se crea o modifica una cita en Microsoft, este envía automáticamente correos de notificación a los participantes de dicha cita. Con esta opción, para cada participante se crea una cita separada en Microsoft, y cuando hay cambios, solo se modifica la cita con ese participante específico, evitando así que se envíen correos electrónicos. Sólo se crean citas para participantes con sincronización activada, los participantes sin sincronización activada no son visibles en el lado de Microsoft. puede seguir añadiendo participantes a citas en onOffice o Microsoft, los participantes siempre se sincronizan de Microsoft a onOffice enterprise. De onOffice enterprise a Microsoft, sólo se introducen los nuevos participantes que han activado la sincronización.

• ¿Qué ocurre con las citas duplicadas? Existe una función de detección de citas duplicadas. Esta función le permite resolver las citas duplicadas y decidir con flexibilidad qué cita deseas conservar. Todas las citas se sincronizan en ambas plataformas.

• ¿Se sincronizan los archivos adjuntos de la cita? Sí, los archivos adjuntos de la cita se sincronizan tanto en onOffice enterprise como en Microsoft.

• ¿Se transfieren los tipos de citas? No, pero se está planificando la transferencia de los tipos de citas de onOffice enterprise a Outlook. Más adelante ampliaremos la sincronización para incluir los tipos de citas.

• ¿Se pueden transferir los recursos de las citas? No, actualmente los recursos como los vehículos de empresa o las salas de reuniones no se transfieren a Microsoft. Sin embargo, la implantación está prevista, por lo que la función se añadirá más adelante.

• ¿Cómo reacciona el sistema ante los errores? Si ocurre algo imprevisto durante la sincronización, se registra en el «Estado». Aparece como un icono en la ventana emergente de citas, arriba a la derecha.

• ¿Qué ocurre si los participantes en una cita no tienen una dirección de correo electrónico? En Microsoft, todas las asignaciones se basan en la dirección de correo electrónico. Por eso, Microsoft no puede manejar bien situaciones como cuando un participante de una cita en onOffice enterprise no tiene dirección de correo electrónico, o cuando varios participantes comparten la misma dirección de correo. Estos casos especiales se interceptan y se muestran en el estado de sincronización de la cita.

• ¿Qué dirección de correo electrónico se sincroniza para los usuarios? Si un usuario de onOffice tiene la sincronización activada y es participante de una cita, se sincroniza la dirección de correo electrónico de su cuenta de Outlook vinculada. De lo contrario, la dirección de correo electrónico del usuario se tomará de los datos básicos del usuario.

• ¿Qué debe tenerse en cuenta si la misma dirección de correo electrónico (en los datos básicos de usuario) está registrada varias veces para los usuarios? Si creas una cita en onOffice enterprise con participantes que han almacenado la misma dirección de correo electrónico en los datos de usuario, los participantes se eliminan de la cita después de una sincronización correcta Y en su lugar se introduce un contacto en la cita. Si existe una base de datos de contactos con esta dirección de correo electrónico, se utilizará ese; de lo contrario, se creará un nuevo contacto.

• ¿Es compatible el formato HTML de las notas de citas en Outlook? No, onOffice enterprise no reconoce el formato HTML en el campo de notas.