FAQ – Sincronizzazione di onOffice con Outlook

FAQ Calendario

• È possibile scegliere tra tutti icalendariMicrosoft (compresi quelli condivisi). È possibile sincronizzare un solo calendario per utente. Gli appuntamenti vengono sincronizzati con i calendari solo se l’utente ha accesso al rispettivo calendario. Viene sincronizzato solo il calendario specificato.
• Quando vengono sincronizzati gli appuntamenti?Gli appuntamenti vengono sincronizzati dal momento dell’attivazione.
  Inoltre, è possibile sincronizzare gli appuntamenti passati con effetto retroattivo per 7, 30 e 60 giorni. Si noti che Microsoft invierà nuovamente gli inviti per tutti gli appuntamenti (compresi quelli passati) trasferiti da onOffice a Microsoft. Ciò può significare che i partecipanti o i destinatari saranno nuovamente informati dell’appuntamento via email da Microsoft.
• Cosa succede quando creo o modifico un appuntamento?Non appena si crea un nuovo appuntamento in onOffice enterprise o nel calendario Microsoft selezionato, questo viene sincronizzato con tutti i campi rilevanti dell’altro sistema. Le modifiche all’appuntamento vengono trasferite anche all’altro sistema.

  Vengono trasferite anche le modifiche ai partecipanti o ai contatti dell’appuntamento, ad esempio se l’indirizzo email di un utente o un contatto dell’appuntamento è cambiato. Oppure se gli utenti sono stati rimossi o aggiunti da un gruppo e il gruppo è collegato come partecipante all’appuntamento.

  Tuttavia, dopo le modifiche al gruppo o agli indirizzi email, vengono aggiornati solo gli appuntamenti già sincronizzati con Microsoft e solo quelli futuri.

• Cosa succede agli appuntamenti cancellati?Ci sono tre casi per gestire gli appuntamenti cancellati e annullati: se si cancella un appuntamento in Microsoft 365, questo verrà impostato come “Annullato” in onOffice enterprise.

  Se l’utente è specificato solo come partecipante, sarà rimosso dall’appuntamento. Se elimini un appuntamento in onOffice enterprise, sarà eliminato anche in Microsoft 365. Se impostate un appuntamento in onOffice enterprise su “Annullato”, sarà cancellato anche in Microsoft 365.

• Icollegamenti alle riunioni online vengono trasferiti nell’appuntamento?Sì, i collegamenti alle riunioni memorizzate vengono trasferiti in entrambe le direzioni.Attenzione: Microsoft utilizza voci speciali nella nota dell’appuntamento per le riunioni di Microsoft Teams. Non modificare la nota in questi appuntamenti, altrimenti la connessione a Microsoft Teams andrà persa.

• È possibile sincronizzare appuntamenti seriali e ricorrenti?Sì, ma è supportata solo la sincronizzazione di appuntamenti seriali e ricorrenti che possono essere mappati in onOffice enterprise. Purtroppo non è possibile sincronizzare gli appuntamenti seriali di Outlook con ripetizioni, come ad esempio “Primo venerdì del mese”.

• Cosa succede se sposto un appuntamento individuale da una serie?In Microsoft 365, è possibile spostare un appuntamento individuale da una serie in modo che non si svolga più al momento dell’appuntamento originale della serie. Non è possibile sincronizzare questo tipo di appuntamento. Idealmente, all’appuntamento spostato dovrebbe essere assegnato un proprio identificatore, creandone uno nuovo, in modo simile a quanto accade in onOffice enterprise quando un appuntamento viene rimosso dalla serie.

• Il sistema tiene conto delle impostazioni dei promemoria?Sì, la configurazione dei promemoria viene trasferita in entrambe le direzioni.

• Viene fatta una distinzione tra appuntamenti privati e pubblici?Sì, la distinzione tra appuntamenti privati e pubblici è sincronizzata.

• Cosa succede quando si selezionano gruppi come partecipanti a un appuntamento?Microsoft 365 ha una logica diversa per la funzione di gruppo rispetto a onOffice enterprise. Se crei un appuntamento in onOffice enterprise e aggiungi un gruppo come partecipante, il gruppo sarà visualizzato e sincronizzato come un singolo utente/partecipante con i loro corrispondenti indirizzi email durante la sincronizzazione con Microsoft 365. Se rimuovi un utente/partecipante da un appuntamento in Microsoft 365, ma l’intero gruppo è ancora elencato come partecipante in onOffice enteprise, il partecipante del gruppo precedentemente eliminato verrà sincronizzato nuovamente in Microsoft 365 e ripristinato perché fa ancora parte di un gruppo in onOffice enterprise.
• Come si può determinare chi viene trasferito come partecipante alla data?
  È possibile utilizzare l’impostazione Sincronizzazione dei partecipanti agli appuntamenti per controllare se tutti i partecipanti agli appuntamenti sono sincronizzati con Microsoft.

  Se si modifica o si crea un nuovo appuntamento, Microsoft invia automaticamente un’email di notifica ai partecipanti all’appuntamento in questione. Per evitare questo comportamento, questa impostazione propone di sincronizzare solo voi come creatori dell’appuntamento.

  È ancora possibile memorizzare i partecipanti agli appuntamenti in onOffice o in Microsoft, ma la sincronizzazione dei partecipanti agli appuntamenti è impedita solo nella direzione di sincronizzazione da onOffice a Microsoft. Ogni partecipante a un appuntamento, memorizzato come utente in onOffice, viene inserito in Microsoft come creatore dell’appuntamento.

  Se non si desidera ricevere email di notifica automatica da Microsoft, non si deve attivare questa impostazione.

  Affinché gli utenti di onOffice possano vedere gli appuntamenti degli altri sul lato Microsoft, ogni utente di onOffice deve avere attivato la sincronizzazione con Microsoft Outlook. Questa impostazione viene presa in considerazione solo per i nuovi appuntamenti creati.

• Cosa succede con gli appuntamenti duplicati?Esiste una funzione di rilevamento dei duplicati per gli appuntamenti. Questa funzione consente di risolvere i doppi appuntamenti e di decidere in modo flessibile quale appuntamento mantenere. Tutti gli appuntamenti vengono quindi sincronizzati su entrambe le piattaforme.

• Gli allegati agli appuntamenti sono sincronizzati?Sì, gli allegati agli appuntamenti sono sincronizzati sia in onOffice enterprise che in Microsoft.

• Itipi di appuntamento vengono trasferiti?No, ma il trasferimento dei tipi di appuntamento da onOffice enterprise ad Outlook è in fase di pianificazione. La sincronizzazione sarà estesa ai tipi di appuntamento in un secondo momento.

• È possibile trasferire risorse da appuntamenti?No, attualmente risorse come veicoli aziendali o sale riunioni non vengono trasferite a Microsoft. Tuttavia, l’implementazione è prevista, quindi la funzione sarà aggiunta in seguito.

• Come reagisce il sistema agli errori?Se durante la sincronizzazione si verifica un imprevisto, questo viene registrato nello “Stato”. Questo appare come un’icona nel pop-up degli appuntamenti in alto a destra.
• Cosa succede se i partecipanti a un appuntamento non hanno un indirizzo email?In Microsoft, tutte le assegnazioni si basano sull’indirizzo email. Pertanto, Microsoft non è in grado di gestire se, ad esempio, un partecipante a un appuntamento è stato creato in onOffice enterprise senza un indirizzo email o se più partecipanti hanno lo stesso indirizzo email. Questi casi speciali vengono intercettati e visualizzati nello stato di sincronizzazione dell’appuntamento.
• Quale indirizzo email viene sincronizzato per gli utenti?Se un utente di onOffice ha la sincronizzazione attiva e partecipa a un appuntamento, l’indirizzo email dell’account Outlook collegato viene sincronizzato in Outlook per lui. In caso contrario, l’indirizzo email dell’utente sarà ricavato dai dati utente di base.
• La formattazione HTML delle note degli appuntamenti in Outlook è supportata?No, onOffice enterprise non riconosce la formattazione HTML nel campo delle note.