FAQs

Wie richte ich weitere Portale ein?

Unter Extras  >> Einstellungen >> Grundeinstellungen lassen sich auf dem Reiter „Portale“ die Portaleinstellungen öffnen. Um ein neues Portal hinzuzufügen, benutzen Sie bitte das Plus-Symbol (links oben). Sollte sich das gewünschte Portal nicht finden lassen, können Sie einfach nach “freie Portalschnittstelle” suchen und diesen Eintrag hinzufügen. Erfragen Sie die Daten (FTP-Server usw.) beim Portalbetreiber.

Wie ordne ich meiner Immobilie einen Ansprechpartner zu?

In den Grunddaten der Immobilie befindet sich die Ansprechpartner-Box. Durch einen Klick auf „Zuordnen“ oder „Neu“ können Sie einen bereits angelegten Adressdatensatz zuordnen bzw. einen neuen erstellen. Suchen Sie hier nach dem Adressdatensatz des Maklers, der für diese Immobilie als Ansprechpartner zuständig ist. Achten Sie darauf, dass der Datensatz auf Kontaktart „Makler“ steht. Nur dann werden seine Daten im Exposé und bei den Portalen ausgegeben.

Was ist zu tun, wenn nicht mehr alle Adressen oder Immobilien sichtbar sind?

Versichern Sie sich, dass kein Filter und keine Arbeitsliste angewählt ist, wodurch Ihr sichtbarer Adress- / Immobilienbestand eingeschränkt wird. Wählen Sie dazu unter Adressen/Immobilien in den Auswahlfeldern der Toolbar „Kein Filter“ und „Keine Liste“ aus.

Meine Immobilie erscheint nicht im Portal. Was ist zu tun?

Für jeden Portalübertragung gibt es einen „Job“. Wenn Sie das Datum wissen, an dem die Immobilie übertragen wurde, können Sie diesen „Job“ direkt unter Extras >> Jobs prüfen. Wenn Sie das Datum nicht sicher wissen, dann können Sie im Maklerbuch der Immobilie nach der entsprechenden Übertragung suchen und dort die Job ID erfahren. Mit der Job ID finden Sie dann in der Liste unter Extras >> Jobs die Übertragung. Per Klick auf diesen Job gelangen Sie in die Detailansicht. Im oberen Kasten werden Fehler ausgegeben. So erkennen Sie schnell, welcher Fehler zum Abbruch geführt hat. Oft fehlen bestimmte Pflichtangaben zu den Immobilien, z. B. kann ein Kaufobjekt ohne Kaufpreis nicht übertragen werden. Ergänzen Sie einfach die fehlende Angabe und übertragen die Immobilie erneut. Sollten im Job keine Fehler gelistet sein, konsultieren Sie bitte den Importbericht, der Ihnen vom Portal gesendet wird.

Wie kann ich meine E-Mails in onOffice empfangen?

Wir können Ihr bestehendes Postfach importieren oder ein neues Postfach unter einer onOffice Domain Ihrer Wahl anlegen.

Wie lässt sich die Anzeige der aktuell im Posteingang befindlichen E-Mails aktualisieren?

Rufen Sie zunächst mit einem Klick auf den Briefumschlag im linken Menü den Posteingang auf. Mit jedem erneuten Klick auf den Posteingang wird ein Refresh durchgeführt. Erst dadurch wird die Anzeige aktualisiert und neue E-Mails werden vom Server heruntergeladen. Alternativ können Sie rechts im Kopf der E-Mail-Liste auf den Button „Gelesen-Status aktualisieren“ klicken.

Wie kann ich Terminüberschneidungen mit „im Büro“, „im Homeoffice“ usw. verhindern?

Trägt man Infotermine im Kalender ein, z. B. „im Büro“, „im Homeoffice“, etc., werden diese Termine als Überschneidung gemeldet, wenn man andere Termine mit den Personen eintragen möchte. Um dies zu umgehen, gibt es den Terminstatus „Teilnehmer verfügbar“. (Termindaten >> Terminstatus).

Sobald dieser Status ausgewählt ist, ist der Termin weiterhin für alle sichtbar, wird aber nicht als Terminüberschneidung gemeldet.

Wie kann ich alle Immobilien auf einmal zum Portal übertragen?

Wählen Sie unter Aktionen >> Immobilien-Aktionen den Punkt Portalvollabgleich. In der folgenden Auswahl können Sie das Portal wählen, zu dem abgeglichen werden soll. Die Zahl hinter dem Portalnamen gibt an, wie viele Immobilien aktuell für den Vollabgleich zu diesem Portal vorgemerkt sind.

Wie kann ich zusätzliche Felder für die Immobilien- oder Adressverwaltung freischalten?

Als Administrator Ihrer Version können Sie über Extras >> Einstellungen >> Administration auf dem Karteireiter Einstellungen für die verschiedenen Kategorien und im Karteireiter „Eingabefelder“ weitere Felder aktivieren oder neu anlegen.

Warum kann meine Immobilie nicht archiviert werden?

Um eine Immobilie zu archivieren, muss diese aus allen Portalen, in denen sie veröffentlicht ist, gelöscht werden. Überprüfen Sie die Veröffentlichung auf dem Karteireiter „Vermarktung“. Ausschlaggebend ist hier nicht nur der aktuelle Status, sondern auch der Haken zur Vormerkung für den Portalvollabgleich.

Ich habe meine eigene Webseite. Wie kann ich meine Immobilien hier einbinden?

Sie können Immobilien über die Standard-Objektdarstellung auf Ihrer Website einbinden. Bitte beachten Sie, dass die Standard-Objektdarstellung zunächst aktiviert werden muss. Wenden Sie sich dazu bitte an unseren Support: support@onOffice.com. Außerdem können Sie Ihre Website bearbeiten, wenn Sie das onOffice smart site 2.0 Baukastensystem aktiviert haben.

Mein Zugang ist gesperrt / Ich habe mein Passwort vergessen. Was ist zu tun?

Wenden Sie sich an den Administrator Ihrer Version. Dieser kann Ihnen in Ihren Benutzereinstellungen ein neues Passwort vergeben und Ihren Zugang wieder entsperren. Sofern Sie selber Administrator sind und kein anderer Administrator existiert, wenden Sie sich bitte an unseren Support.

Eine E-Mail wurde versehentlich einem falschen Adressdatensatz zugeordnet. Wie kann ich die Zuordnung wieder aufheben?

Öffnen Sie den Adressdatensatz, dem die E-Mail zugeordnet wurde. Kommt es zu einer falschen Zuordnung, wurde im Feld „E-Mail“ die E-Mail-Adresse des Absenders der zugeordneten E-Mail gespeichert. Löschen Sie in diesem Feld die E-Mail-Adresse. Nun können Sie in der E-Mail unter Adresse die Adressverknüpfung lösen. Anschließend ist die Zuordnung aufgehoben. Die E-Mail kann nun einem anderen Adressdatensatz zugeordnet werden.

Standard-Signatur in den Benutzereinstellungen von Text auf HTML ändern

Wenn Sie die Standard-Signatur unter Extras >> Einstellungen >> Benutzer >> Benutzer wählen >> E-Mail ändern wollen, wählen Sie als erstes die neue Standard-Signatur und speichern diese ab. Danach müssen Sie die Signatur von Text auf HTML oder andersherum einstellen und eine textliche Änderung in der Signatur vornehmen. Speichern Sie die Signatur ab, dann sollte diese im jeweiligen Format vorliegen. Die textliche Änderung kann jetzt, falls nötig, rückgängig gemacht werden.