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Neues Postfach anlegen

Postfach anlegen

Wenn Sie ein neues E-Mailpostfach einrichten möchten, öffnen Sie bitte zunächst die E-Mailverwaltung unter: Extras >> Einstellungen >> Grundeinstellungen >> Karteireiter E-Mail

Um ein Postfach anlegen zu können, müssen Sie bereits eine Domain (@beispiel.de) bei onOffice haben. Diese steht Ihnen dann zum Anlegen des neuen Postfaches zur Verfügung. Geben Sie in dem dafür vorgesehenen Feld den gewünschten Namen des Postfaches an und klicken Sie auf “Anlegen”.

Sollten Sie noch keine Domain bei onOffice haben oder möchten mit Ihrer Domain zu onOffice wechseln, kontaktieren Sie bitte ihren vertrieblichen Ansprechpartner.

Postfach konfigurieren

Nun erscheint das angelegte Postfach in der Liste mit den eventuell angelegten Postfächern. Sobald Sie auf den Namen des Postfaches klicken, erhalten Sie die Detailansicht, in der Sie das Postfach konfigurieren können. Sie können z. B. eine Abwesenheitsnotiz hinterlegen oder das Postfach deaktivieren.

Benutzer für das Postfach können Sie über “Zugeordnete Benutzer” hinzufügen und entfernen.

Postfach aktiv

Entfernt man im Feld “Postfach aktiv” den Haken, werden nach  einer kurzen Zeit von bis zu 30 Minuten keine E-Mails mehr an dieses Postfach zugestellt. Ein Versand von E-Mails ist weiterhin möglich.

Postfach aktiv

E-Mail-Namen für Postfach festlegen

Für ein Postfach kann ein E-Mail-Name vergeben werden, der beim Empfänger zusätzlich zur E-Mail-Adresse angezeigt wird:

Wurde ein E-Mail-Name vergeben, ist zu beachten, dass für das Postfach nicht mehr die Einstellung für den E-Mail-Namen aus den Grunddaten des Benutzers verwendet wird.

Sie finden ein Schulungsvideo E-Mail-Namen definieren hier.

VIP-Postfach

Das Modul “VIP-Postfächer” ist nicht automatisch in allen Kundenversionen aktiviert. Wenn Sie dieses Modul nutzen möchten, wenden Sie sich bitte an Ihren Kundenbetreuer.

Mit der Einstellung “VIP” für ein Postfach sind Aktivitäten und Maklerbucheinträge von E-Mails nur für Benutzer sichtbar, die dem sendenden und empfangenden Postfach zugeordnet sind.

Dabei ist der Zeitpunkt des Schreibens bzw. Lesens entscheidend. Benutzer, die dem Postfach später zugeordnet werden, können frühere Aktivitäten- und Maklerbucheinträge nicht lesen.

Umgekehrt gilt: Benutzer, deren Zuordnung zum Postfach aufgehoben wurde, können zwar frühere E-Mail-Aktivitäten und Maklerbucheinträge noch lesen, nicht aber spätere E-Mails.

Die Einstellung verändert nur den Zugriff auf diesen einen Aktivitäteneintrag. Ob Aktivitäten generell sichtbar sind oder nicht, steuern Sie über die normalen Maklerbuch- und Aktiviätenrechte.

VIP-Postfach

Zugangsdaten versenden

Wenn Sie Ihre E-Mail-Adresse in Outlook oder Ihrem Smartphone einrichten möchten, können Sie sich über den Punkt Zugangsdaten versenden, die benötigten Daten an die ausgewählte E-Mail-Adresse zuschicken lassen.

Das Postfach in Outlook / Smartphones importieren

Wenn Sie das Postfach mit einer anderen Software (z.B. in Outlook) abrufen möchten, benötigen Sie zur Einrichtung neben den untenstehenden Servern auch das Passwort und den Benutzernamen.

  • Der Benutzername ist bei onOffice immer gleich der gesamten E-Mail-Adresse.
  • Das Passwort bekommen Sie angezeigt, wenn Sie auf “Passwort anzeigen” klicken.
  • Posteingangsserver: pop3.onoffice.de / imap.onoffice.de
  • Postausgangsserver: smtp.onoffice.de

Es gibt hier auch die Möglichkeit, ein neues Passwort für das entsprechende Postfach zu generieren. Dazu klicken Sie einfach auf “neues Passwort generieren”. Das alte Passwort wird damit ungültig.