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Adressen
Adress-Hierarchie Quickstart-Guide
Mit den Kontaktkategorien können sie Ihre Kontakte einordnen und darüber Adress-Hierarchien von z.B. Unternehmen abbilden oder auch Eigentümer- / Erbengemeinschaften erstellen. Es sind individuelle mehrstufige Hierarchien möglich.
Hier ein kurzes Video zur Einrichtung der Adress-Hierarchie:
Bitte aktivieren Sie die Kontaktkategorie wie folgt:
Sobald Sie die Kontaktkategorie aktiviert haben, werden die passenden Felder und Feldfilter freigeschaltet. Diese sind bereits vorkonfiguriert, können aber durch Sie angepasst werden. Haben Sie ein individuelles Feld, welches z.B. nur für ein Unternehmen angezeigt werden soll? Dann fügen Sie die Kontaktkategorie „Unternehmen“ dem Feldfilter dieses Feld hinzu. Nähere Informationen dazu finden Sie hier.
Was ändert sich nach Aktivierung und Auswahl der Kontaktkategorie?
Gut zu wissen!
Die Postanschrift eines übergeordneten Adressdatensatzes wird auf den untergeordneten übertragen.
Beziehungen
Über den Beziehungsreiter können Sie die Beziehungen und die Strukturen der Adressen verwalten. Dort wird zwischen zwei Bereichen unterschieden:
Gut zu wissen!
Die Postanschrift eines übergeordneten Adressdatensatzes wird auf den untergeordneten übertragen.
Grafische Ansicht der Hierarchie
Listenkonfiguration
Bestehende Listenkonfigurationen müssen in der Administration angepasst werden, damit u.a. die Bezeichnungen von z.B. Erbengemeinschaften in einer Liste ausgegeben werden können. In der Administration sind vor allem die folgenden Listen für das Modul “Adressen” anzupassen:
- Hauptliste
- Suchergebnisliste
- Zuletzt aufgerufene Datensätze
Fügen Sie hier die Felder “Kontakt” (Verfügbare Felder – Erweitert) und “Kontaktkategorie” (Verfügbare Felder – Allgemein) den Angewendeten Feldern hinzu. In der Spalte “Kontakt” werden alle Bezeichnungsfelder aller Kontaktkategorien ausgegeben. (z.B. Bezeichnung der Erbengemeinschaft, des Unternehmen etc.)
Hinweis: Diese manuellen Schritte wurden seitens onOffice nicht automatisiert, da die Spaltenanordnung der Listen höchstwahrscheinlich in vielen Mandanten bereits an die Kundenbedürfnisse angepasst wurde und eine ggf. nicht sinnvolle Einordnung erfolgen würde.
In verschiedenen Listen für Adressen kann jeder Anwender über den Button Listenkonfiguration die Felder Kontakt und Kontaktkategorie auch eigenständig hinzufügen oder verschieben.
Neue Listenreiter für Adressen - Filter
In einem eigenen Adress-Listenreiter können Sie die Anzeige auf eine Kontaktkategorie einschränken, indem Sie in der Reiterkonfiguration als „Modus“ die “Kontaktkategorie” auswählen und die Liste z.B. auf die Auflistung aller Unternehmen einschränken. Wenn dieser Listenreiter geöffnet ist und Sie über den Plus-Button einen neuen Datensatz anlegen, wird dieser nun sofort z.B. als Unternehmen angelegt.
Empfänger-Auswahl
Voraussetzung für die Empfänger-Auswahl ist die aktivierte Kontaktkategorie (Adress-Hierarchie), so können Sie z. B. bei Eigentümergemeinschaften festlegen, ob die Gemeinschaft oder die untergeordneten Kontakte angeschrieben werden sollen. Besitzt eine Adresse untergeordnete Ebenen erscheint in der Kategorie „Kontakt“ ein Dropdown-Feld „Empfänger-Auswahl“ mit den folgenden Optionen:
- Nur diese Adresse
- Diese und untergeordnete Adresse(n)
- Untergeordnete Adresse(n)
Über diese Auswahl legen Sie fest, welcher Empfängerbereich beim Anschreiben aus der Adress-Hierarchie berücksichtigt wird. Entscheiden Sie sich für eine der Optionen mit untergeordneten Adressen, wird beim Versand der komplette Baum über mehrere Ebenen aufgelöst und alle betroffenen Adressen werden angeschrieben. Ist bei einer der Adressen keine E-Mail-Adresse hinterlegt, führt dies nicht zum Abbruch des Versands – die jeweilige Adresse wird einfach übersprungen.
Die Empfänger-Auswahl wird nur bei Kontaktkategorien mit dem Rechtssubjekt „juristische Person“ oder „Vereinigung“ angezeigt. Sie greift ausschließlich für die hierarchischen Beziehungen „übergeordnete Ebene“ und „untergeordnete Ebene / Adressen“ aus der Adress-Hierarchie – nicht für die persönlichen Beziehungen Hauptkontakt/Unterkontakt.
Grundsätzlich wird die Empfänger-Auswahl bei jedem Anschreiben der genannten Kontakte per E-Mail aus onOffice enterprise heraus berücksichtigt. Eine Ausnahme bilden Rechnungen bzw. Belege aus Faktura – hier greift die Empfänger-Auswahl nicht.
