Guía de inicio rápido de la jerarquía de contactos

Puedes utilizar las categorías de contactos para clasificar tus contactos y utilizarlos para asignar jerarquías de contactos, por ejemplo, para empresas o para crear comunidades de propietarios/herederos. Es posible crear jerarquías individuales de múltiples niveles.

Aquí tienes un breve video sobre cómo configurar la jerarquía de contactos:

Inhaltsverzeichnis

Activar la categoría de contactos
¿Qué cambia después de activar y seleccionar la categoría de contacto?
Relaciones
Vista gráfica de la jerarquía
Configuración de la lista
Nueva pestaña de lista de contactos - Filtro
Enviar correos electrónicos a subcontactos

Activar la categoría de contactos

Por favor, activa la categoría de contacto de la siguiente manera:

Administración>> Campos de entrada >> Módulo: Gestión de Contactos >> Categoría: Datos generales >> Categoría de contacto

En cuanto hayas activado la categoría de contacto, se activarán los campos y filtros de campo correspondientes. Ya están pre configurados, pero tu puedes personalizarlos. ¿Tienes un campo personalizado que solo debe mostrarse para una empresa, por ejemplo? A continuación, añade la categoría de contacto «Empresa» al filtro de este campo. Encontrarás más información aquí.

¿Qué cambia después de activar y seleccionar la categoría de contacto?

Al activar la categoría de contacto, aparece un nuevo campo de selección singular«Categoría de contacto» en los contactos bajo el campo de número de cliente. Puedes utilizar este campo para especificar si el registro de datos abierto es una empresa o un cliente privado, por ejemplo. Muestra directamente los campos correspondientes a la categoría del contacto. Entre otras cosas, se muestran«campos de enlace«, que puedes utilizar para añadir rápidamente un registro de datos de contactos a una jerarquía de contactos existente o crear un nivel superior .

Por si no lo sabías

La dirección postal de un registro de contactos de nivel superior se transfiere al registro de contacto de nivel inferior.

Relaciones

Puedes utilizar la pestaña de relaciones para gestionar las relaciones y estructuras de los contactos. Allí se distingue entre dos áreas:

nivel superior y nivel inferior / contacto > Representación jerárquica de vínculos y relaciones jerárquicas. Contactos principales y subcontactos > La vinculación de personas (físicas) entre sí, relación personal. A través de la tabla ‘nivel superior/contacto’, asigna el contacto abierta a una persona jurídica (por ejemplo, una empresa) o a una asociación (como una comunidad hereditaria). En «Nivel de subordinación/contacto» se asignan otros contactos al contacto abierto según corresponda; esta tabla sólo está disponible en todas las personas jurídicas y asociaciones. En las tablas se pueden asignar registros de datos existentes o crear nuevos.

Por si no lo sabías

La dirección postal de un registro de contactos de nivel superior se transfiere al registro de contacto de nivel inferior.

Vista gráfica de la jerarquía

Puedes utilizar el botón «Vista jerárquica» para visualizar una representación gráfica de las relaciones / enlaces. En la vista, es posible abrir el registro correspondiente en una nueva pestaña haciendo clic sobre él. La vista jerárquica también puede abrirse en la barra de información mediante el icono.

Configuración de la lista

Las configuraciones de listas existentes deben adaptarse en la administración para que, por ejemplo, los nombres de las comunidades de herederos puedan aparecer en una lista. En la administración, hay que ajustar, en particular, las siguientes listas del módulo «Contactos»:

Lista principal
Lista de resultados de la búsqueda
Registros a los que se ha accedido recientemente

Añade aquí los campos «Contacto» (Campos disponibles – Avanzado) y «Categoría de contacto» (Campos disponibles – General) a los campos Aplicado. En la columna «Contacto» se muestran todos los campos de etiquetado de todas las categorías de contactos. (por ejemplo, nombre de la comunidad de herederos, de la empresa, etc.)

Nota: onOffice no automatizó estos pasos manuales, ya que lo más probable es que la disposición en columnas de las listas ya se haya adaptado a los requisitos de muchos clientes y se produciría una categorización posiblemente inadecuada.

En varias listas de contactos, cada usuario puede utilizar el botón de configuración de la lista para añadir o mover los campos Contacto y Categoría de contactos de forma independiente.

Nueva pestaña de lista de contactos - Filtro

En una pestaña separada de la lista de contactos, puedes restringir la visualización a una categoría de contactos seleccionando «Categoría de contactos» como «Modo» en la configuración de la pestaña y restringiendo la lista a una lista de todas las empresas, por ejemplo. Si esta pestaña de lista está abierta y creas un nuevo registro con el botón más, este se creará inmediatamente como empresa, por ejemplo.

Enviar correos electrónicos a subcontactos

Si estás trabajando con categorías de contactos y el contacto abierto pertenece a una categoría de contactos con la entidad jurídica «persona jurídica» o «asociación», las dos opciones «Enviar a la dirección de correo electrónico principal» y «Establecer contactos subordinados en CC» aparecen en la vista detallada de una dirección en la barra de acciones en «Contacto >> Correo electrónico».

«Enviar a la dirección de correo electrónico principal» abre el compositor de correo electrónico con la dirección abierta en el campo «Para».

Con «Establecer contactos subordinados en CC», las direcciones de correo electrónico de todos los subcontactos del primer nivel también se establecen como CC en el correo electrónico.

Contactos