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Contactos
Guía de inicio rápido de la jerarquía de contactos
Con las categorías de contactos, puede clasificar sus contactos y utilizarlos para asignar jerarquías, por ejemplo, empresas, o también crear comunidades hereditarias/ de propietarios. Son posibles las jerarquías individuales de varios niveles.
Aquí un breve vídeo sobre cómo configurar la jerarquía de contactos:
Por favor, active la categoría de contacto de la siguiente manera:
En cuanto haya activado la categoría de contactos, se habilitarán los campos y filtros de campo correspondientes. Estos ya están preconfigurados, pero pueden ser adaptados. ¿Tiene un campo individual que, por ejemplo, sólo debe mostrarse para una empresa? A continuación, añada la categoría de contacto “Empresa” al filtro de este campo. Puede encontrar más información aquí.
¿Qué cambia después de activar y seleccionar la categoría de contacto?
Al activar la categoría de contacto, se muestra un nuevo campo de selección única “categoría de contacto” en los contactos bajo el campo número de cliente(N°:Cl). En este campo se puede especificar si el registro abierto es, por ejemplo, una empresa o un cliente particular.
Esto mostrará directamente los campos apropiados para la categoría del contacto. Entre otras cosas, se muestran “campos de enlace”, con los que se puede añadir rápidamente un registro de contactos a una jerarquía existente 
o crear un nivel superior 
.
Es bueno saberlo
La dirección postal de un registro de contacto de nivel superior se transfiere al registro de subcontacto.
Relaciones
Puede gestionar las relaciones y las estructuras de los contactos a través de la pestaña de relaciones. Allí se distinguen dos áreas:
Nivel superior y subcontacto / Contacto > Mapeo jerárquico de enlaces, relaciones jerárquicas.
Contactos principales y subcontactos > La vinculación de las personas (naturales) entre sí, la relación personal.
A través de la tabla “nivel superior/contacto” se asigna la dirección abierta a una persona jurídica (por ejemplo, una empresa) o a una asociación (comunidad de herederos). En el caso de “nivel superior/ contacto”, usted subordina otros contactos a la abierta en consecuencia; esta tabla está disponible exclusivamente para todas las personas jurídicas y asociaciones.
Puede asignar registros existentes en las tablas o crear otros nuevos.
Es bueno saberlo
La dirección postal de un registro de contacto de nivel superior se transfiere al registro de subcontacto.
Vista gráfica de la jerarquía
A través del botón “Vista de la jerarquía” se puede visualizar una representación gráfica de las relaciones/vínculos. En la vista, es posible abrir el conjunto de datos respectivo en una nueva pestaña haciendo clic en él. Además, la vista de jerarquía también puede abrirse en la barra de información a través del símbolo 
.
Configuración de la lista
Las configuraciones de listas existentes deben adaptarse en la administración para que, entre otras cosas, las designaciones de, por ejemplo, las comunidades hereditarias puedan salir en una lista. En la administración, hay que adaptar las siguientes listas en particular para el módulo “Contactos”:
- Lista principal
- Lista de resultados de la búsqueda
- Últimos registros accedidos
Añada los campos “Contacto” (Campos disponibles – Avanzados) y “Categoría de contacto” (Campos disponibles – Generales) a los campos Aplicados aquí. Todos los campos de designación de todas las categorías de contactos aparecen en la columna “Contacto”. (por ejemplo, la designación de la comunidad hereditaria, la empresa, etc.)
Nota: Estos pasos manuales no fueron automatizados por parte de onOffice, ya que la disposición de las columnas de las listas probablemente ya estaba adaptada a las necesidades de los clientes en muchos de ellos y se produciría una clasificación posiblemente poco sensata.
En varias listas de contactos, cada usuario también puede añadir o mover los campos Contacto y Categoría de contacto de forma independiente a través del botón Configuración de la lista
para añadir o mover los campos de Contacto y Categoría de Contacto.
Nuevas pestañas de lista de contactos - Filtro
En una pestaña separada de la lista de contactos , puede restringir la visualización a una categoría de contactos seleccionando “Categoría de contactos” como “Modo” en la configuración de la pestaña y restringiendo la lista a la enumeración de todas las empresas, por ejemplo. Si esta pestaña de la lista está abierta y se crea un nuevo registro mediante el botón más, ahora se crea inmediatamente, por ejemplo, como empresa.
