Guida rapida alla gerarchia dei contatti

Le categorie di contatto possono essere utilizzate per classificare i contatti e per mappare gerarchie di contatti, ad esempio per le aziende o per creare comunità di proprietari/eredi. Sono possibili gerarchie individuali a più livelli.

Ecco un breve video su come impostare la gerarchia dei contatti:

Attivare la categoria dei contatti

Attivare la categoria di contatto come segue:

Amministrazione>> Campi di inserimento >> Modulo: Gestione dei contatti >> Categoria: Dati di base >> Categoria di contatto

Una volta attivata la categoria di contatto, vengono attivati i campi e i filtri di campo appropriati. Questi sono già preconfigurati, ma possono essere personalizzati dall’utente. Hai un campo personalizzato che deve essere visualizzato solo per una società, ad esempio? Aggiungi allora la categoria di contatto “Azienda” al filtro di questo campo. Ulteriori informazioni sono disponibili qui.

Cosa cambia dopo aver attivato e selezionato la categoria di contatto?

Attivando la categoria di contatto, un nuovo campo a selezione singola“Categoria di contatto” viene visualizzato nei contatti sotto il campo del numero di cliente. Questo campo può essere utilizzato per specificare se il record di dati aperti è un’azienda o un cliente privato, ad esempio. Visualizza direttamente i campi appropriati per la categoria di contatto. Tra le altre cose, vengono visualizzati i “campi di collegamento“, che possono essere utilizzati per aggiungere rapidamente un record di dati di contatto a una gerarchia di contatti esistente o per creare un livello superiore .

Buono a sapersi!

L’indirizzo postale di un record di dati di contatto di livello superiore viene trasferito al record di dati di contatto di livello inferiore.

Relazioni

È possibile utilizzare la scheda Relazioni per gestire le relazioni e le strutture dei contatti. Si fa una distinzione tra due aree:

Livello sovraordinato e livello subordinato / contatto → Mappatura dei collegamenti, relazioni gerarchiche. Contatti e sottocontatti principali → Collegamento delle persone (fisiche) tra loro, relazione personale. Utilizza la tabella “Livello/contatto sovraordinato” per assegnare il contatto aperto a una persona giuridica (ad es. società) o a un’associazione (comunità di eredi). Alla voce “Livello subordinato/contatto” puoi assegnare di conseguenza altri contatti al contatto aperto; questa tabella è disponibile solo per tutte le persone giuridiche e le associazioni. Nelle tabelle è possibile assegnare record di dati esistenti o crearne di nuovi.

Buono a sapersi!

L’indirizzo postale di un record di dati di contatto di livello superiore viene trasferito al record di dati di contatto di livello inferiore.

Vista grafica della gerarchia

È possibile utilizzare il pulsante “Visualizzazione gerarchia” per visualizzare una rappresentazione grafica delle relazioni/collegamenti. Nella vista è possibile aprire il rispettivo record di dati in una nuova scheda facendo clic su di esso. La vista gerarchica può essere aperta anche nella barra delle informazioni tramite l’icona .

Configurazione dell'elenco

Le configurazioni degli elenchi esistenti devono essere adattate nell’amministrazione, così da poter visualizzare, ad esempio, i nomi delle comunità di eredi in un elenco. Nell’amministrazione è necessario modificare i seguenti elenchi, in particolare per il modulo “Contatti”:

Elenco principale
Elenco dei risultati della ricerca
Record di dati consultati di recente

Aggiungi i campi “Contatto” (Campi disponibili – Avanzato) e “Categoria di contatto” (Campi disponibili – Generale) ai campi applicati qui. Nella colonna “Contatti” vengono visualizzati tutti i campi di etichettatura di tutte le categorie di contatti. (ad esempio, il nome della comunità di eredi, della società, ecc.)

Nota: Questi passaggi manuali non sono stati automatizzati da onOffice, in quanto la disposizione delle colonne degli elenchi è stata probabilmente già adattata alle esigenze dei clienti in molte versioni e una categorizzazione potrebbe sembrare eventualmente inappropriata.

Nei vari elenchi di contatto, ogni utente può utilizzare il pulsante di configurazione dell’elenco per aggiungere o spostare i campi Contatto e Categoria di contatto in modo indipendente.

Nuova scheda elenco per i contatti - Filtro

In una scheda separata dell’elenco dei contatti, è possibile limitare la visualizzazione a una categoria di contatti selezionando “Categoria contatti” come “Modalità” nella configurazione della scheda e limitando l’elenco a un elenco di tutte le aziende, ad esempio. Se questa scheda elenco è aperta e si crea un nuovo record di dati con il pulsante più, questo viene immediatamente creato come azienda, ad esempio.

Selezione del destinatario

Per poter selezionare i destinatari è necessario che la categoria di contatti (gerarchia dei contatti) sia attivata; in questo modo, ad esempio, nel caso dei condomini è possibile stabilire se inviare la comunicazione al condominio o ai contatti subordinati. Se un contatto presenta livelli subordinati, nella categoria “Contatti” compare un menu a tendina “Selezione destinatari” con le seguenti opzioni:

Solo questo contatto
Questo contatto e quelli subordinati
Contatto/i subordinato/i

Tramite questa selezione è possibile specificare quale area destinatari della gerarchia dei contatti deve essere presa in considerazione durante l’invio della comunicazione. Se si sceglie una delle opzioni con contatti subordinati, al momento dell’invio l’albero completo viene scomposto su più livelli e vengono contattati tutti i contatti interessati. Se per uno dei contatti non è stato inserito alcun indirizzo e-mail, ciò non comporta l’interruzione dell’invio: il contatto in questione viene semplicemente saltato.

La selezione dei destinatari viene visualizzata solo per le categorie di contatti con l’entità giuridica “persona giuridica” o “associazione”. Si applica esclusivamente alle relazioni gerarchiche “livello superiore” e “livello subordinato /contatti della gerarchia – non alle relazioni personali “contatto principale/contatto secondario”.

In linea di principio, la selezione dei destinatari viene presa in considerazione ogni volta che si invia un’Email ai contatti indicati da onOffice enterprise. Fanno eccezione le fatture o i documenti provenienti dal modulo di fatturazione: in questo caso la selezione del destinatario non è applicabile.

La selezione dei destinatari NON è attiva quando si scrivono Email tramite l’app onOffice o l’API.

Contatti