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Contatti
Guida rapida alla gerarchia dei contatti
Le categorie di contatto possono essere utilizzate per classificare i contatti e per mappare gerarchie di contatto, ad esempio per le aziende o per creare comunità di proprietari/eredi. Sono possibili gerarchie individuali a più livelli.
Ecco un breve video su come impostare la gerarchia dei contatti:
Attivare la categoria di contatto come segue:
Una volta attivata la categoria di contatto, vengono attivati i campi e i filtri di campo appropriati. Questi sono già preconfigurati, ma possono essere personalizzati dall’utente. Avete un campo personalizzato che deve essere visualizzato solo per una società, ad esempio? Aggiungere quindi la categoria di contatto “Azienda” al filtro di questo campo. Ulteriori informazioni sono disponibili qui.
Cosa cambia dopo aver attivato e selezionato la categoria di contatto?
Attivando la categoria di contatto, un nuovo campo a selezione singola“Categoria di contatto” viene visualizzato nei contatti sotto il campo del numero di cliente. Questo campo può essere utilizzato per specificare se il record di dati aperti è una società o un cliente privato, ad esempio.
In questo modo vengono visualizzati direttamente i campi appropriati per la categoria del contatto. Tra le altre cose, vengono visualizzati i“campi di collegamento“, che possono essere utilizzati per aggiungere rapidamente un record di dati di contatto a una gerarchia di contatti esistente 
o per creare un livello superiore 
.
Buono a sapersi!
L’indirizzo postale di un record di dati di contatto di livello superiore viene trasferito al record di dati di contatto di livello inferiore.
Relazioni
È possibile utilizzare la scheda Relazioni per gestire le relazioni e le strutture dei contatti. Si fa una distinzione tra due aree:
livello sovraordinato e livello subordinato / contatto> Mappatura dei collegamenti, relazioni gerarchiche.
Contatti e sottocontatti principali > Il collegamento di persone (fisiche) tra loro, la relazione personale.
Utilizzare la tabella “Livello/contatto sovraordinato” per assegnare il contatto aperto a una persona giuridica (ad es. società) o a un’associazione (comunità di eredi). Alla voce “Livello subordinato/contatto” si assegnano di conseguenza altri contatti all contatto aperto; questa tabella è disponibile solo per tutte le persone giuridiche e le associazioni.
È possibile assegnare i record di dati esistenti o crearne di nuovi nelle tabelle.
Buono a sapersi!
L’indirizzo postale di un record di dati di contatto di livello superiore viene trasferito al record di dati di contatto di livello inferiore.
Vista grafica della gerarchia
È possibile utilizzare il pulsante“Visualizzazione gerarchia” per visualizzare una rappresentazione grafica delle relazioni/collegamenti. Nella vista è possibile aprire il rispettivo record di dati in una nuova scheda facendo clic su di esso. La vista gerarchica può essere aperta anche nella barra delle informazioni tramite l’icona 
.
Configurazione delle liste
Le configurazioni di liste esistenti devono essere adattate nell’amministrazione in modo che, ad esempio, i nomi delle comunità di eredi possano essere emessi in una lista. Nell’amministrazione è necessario modificare le seguenti liste, in particolare per il modulo “contatti”:
- Lista principale
- Lista dei risultati della ricerca
- Record di dati consultati di recente
Aggiungere i campi “Contatto” (Campi disponibili – Avanzato) e “Categoria di contatto” (Campi disponibili – Generale) ai campi applicati qui. Nella colonna “Contatti” vengono visualizzati tutti i campi di etichettatura di tutte le categorie di contatti. (ad esempio, il nome della comunità di eredi, della società, ecc.)
Nota: Questi passaggi manuali non sono stati automatizzati da onOffice, in quanto la disposizione delle colonne delle liste è stata probabilmente già adattata alle esigenze dei clienti in molti clienti e si sarebbe verificata una categorizzazione probabilmente inappropriata.
Nelle varie liste di contatti, ogni utente può utilizzare il pulsante di configurazione delle liste
per aggiungere o spostare i campi Contatto e Categoria di contatto in modo indipendente.
Nuova scheda lista per contattti - Filtro
In una scheda separata della lista dei contatti, è possibile limitare la visualizzazione a una categoria di contatti selezionando “Categoria contatti” come “Modalità” nella configurazione della scheda e limitando la lista a una lista di tutte le aziende, ad esempio. Se questa scheda elenco è aperta e si crea un nuovo record di dati con il pulsante più, questo viene immediatamente creato come azienda, ad esempio.
Inviare e-mail ai sottocontatti
Se si lavora con le categorie di contatti e il contatto aperto appartiene a una categoria di contatti con entità giuridica “persona giuridica” o “associazione”, le due opzioni “Invia all’indirizzo e-mail principale” e “Imposta contatti subordinati in CC” appaiono nella vista dettagliata di un contatto nella barra delle azioni sotto “Contatto >> E-mail”.
“Invia all’indirizzo e-mail principale” apre il compositore di e-mail con il contatto aperto nel campo “A”.
Con “Imposta contatti subordinati in CC”, anche gli indirizzi e-mail di tutti i contatti secondari del primo livello vengono impostati come CC nell’e-mail.
