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Contatti

Guida rapida alla gerarchia dei contatti

Le categorie di contatto possono essere utilizzate per classificare i contatti e per mappare gerarchie di contatti, ad esempio per le aziende o per creare comunità di proprietari/eredi. Sono possibili gerarchie individuali a più livelli.

Ecco un breve video su come impostare la gerarchia dei contatti:

Attivare la categoria dei contatti

Attivare la categoria di contatto come segue:

Amministrazione>> Campi di immissione >> Modulo: Gestione dei contatti >> Categoria: Dati anagrafici >> Categoria di contatto

Freischalten der Kontaktkategorie in der Administration

Una volta attivata la categoria di contatto, vengono attivati i campi e i filtri di campo appropriati. Questi sono già preconfigurati, ma possono essere personalizzati dall’utente. Avete un campo personalizzato che deve essere visualizzato solo per una società, ad esempio? Aggiungere quindi la categoria di contatto “Azienda” al filtro di questo campo. Ulteriori informazioni sono disponibili qui.

Cosa cambia dopo aver attivato e selezionato la categoria di contatto?

Attivando la categoria di contatto, un nuovo campo a selezione singola“Categoria di contatto” viene visualizzato nei contatti sotto il campo del numero di cliente. Questo campo può essere utilizzato per specificare se il record di dati aperti è un’azienda o un cliente privato, ad esempio. Visualizza direttamente i campi appropriati per la categoria di contatto. Tra le altre cose, vengono visualizzati i“campi di collegamento“, che possono essere utilizzati per aggiungere rapidamente un record di dati di indirizzo a una gerarchia di indirizzi esistente o per creare un livello superiore  .

Buono a sapersi!

L’indirizzo postale di un record di dati di indirizzo di livello superiore viene trasferito al record di dati di indirizzo di livello inferiore.

Quickstartguide Adress-Hierarchie - Anlage eines neuen Unternehmens

Relazioni

Anzeige der übergeordneten Kategorie sowie eventuellen weiteren Beziehungen.

È possibile utilizzare la scheda Relazioni per gestire le relazioni e le strutture dei contatti. Si fa una distinzione tra due aree:

Livello sovraordinato e livello subordinato / contatto → Mappatura dei collegamenti, relazioni gerarchiche. Contatti e sottocontatti principali → Collegamento delle persone (fisiche) tra loro, relazione personale.  Utilizza la tabella “Livello/contatto sovraordinato” per assegnare il contatto aperto a una persona giuridica (ad es. società) o a un’associazione (comunità di eredi). Alla voce “Livello subordinato/contatto” puoi assegnare di conseguenza altri contatti al contatto aperto; questa tabella è disponibile solo per tutte le persone giuridiche e le associazioni.. Nelle tabelle è possibile assegnare record di dati esistenti o crearne di nuovi.

Buono a sapersi!

L’indirizzo postale di un record di dati di indirizzo di livello superiore viene trasferito al record di dati di contatto di livello inferiore.

Vista grafica della gerarchia

È possibile utilizzare il pulsante“Visualizzazione gerarchia” per visualizzare una rappresentazione grafica delle relazioni/collegamenti. Nella vista è possibile aprire il rispettivo record di dati in una nuova scheda facendo clic su di esso. La vista gerarchica può essere aperta anche nella barra delle informazioni tramite l’icona .

Configurazione dell'elenco

Le configurazioni degli elenchi esistenti devono essere adattate nell’amministrazione, così da poter visualizzare, ad esempio, i nomi delle comunità di eredi in un elenco. Nell’amministrazione è necessario modificare i seguenti elenchi, in particolare per il modulo “Contatti”:

  • Elenco principale
  • Elenco dei risultati della ricerca
  • Record di dati consultati di recente

Aggiungi i campi “Contatto” (Campi disponibili – Avanzato) e “Categoria di contatto” (Campi disponibili – Generale) ai campi applicati qui. Nella colonna “Contatti” vengono visualizzati tutti i campi di etichettatura di tutte le categorie di contatti. (ad esempio, il nome della comunità di eredi, della società, ecc.)

Nota: Questi passaggi manuali non sono stati automatizzati da onOffice, in quanto la disposizione delle colonne degli elenchi è stata probabilmente già adattata alle esigenze dei clienti in molti clienti e si sarebbe verificata una categorizzazione probabilmente inappropriata.

Nei vari elenchi di contatto, ogni utente può utilizzare il pulsante di configurazione dell’elenco per aggiungere o spostare i campi Contatto e Categoria di contatto in modo indipendente.

Nuova scheda elenco per i contatti - Filtro

In una scheda separata dell’elenco dei contatti, è possibile limitare la visualizzazione a una categoria di contatti selezionando “Categoria contatti” come “Modalità” nella configurazione della scheda e limitando l’elenco a un elenco di tutte le aziende, ad esempio. Se questa scheda elenco è aperta e si crea un nuovo record di dati con il pulsante più, questo viene immediatamente creato come azienda, ad esempio.

Reiterkonfiguration Adresslistenansicht

Inviare e-mail ai sottocontatti

Se lavori con le categorie di contatti e il contatto aperto appartiene a una categoria con entità giuridica “persona giuridica” o “associazione”, le due opzioni “Invia all’indirizzo Email principale” e “Imposta contatti subordinati in CC” appaiono nella vista dettagliata del contatto nella barra delle azioni sotto “Contatto >> E-mail”.

Inviare Email ai sottocontatti

“Invia all’indirizzo e-mail principale” apre l’editor di e-mail con l’indirizzo del contatto aperto già inserito nel campo “A”.

Con “Imposta contatti subordinati in CC”, anche le Email di tutti i contatti secondari di primo livello vengono aggiunte come CC nell’Email.

Sottocontatti di primo livello

Contatti