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Contatti
Guida gerarchia dei contatti
Le categorie di contatto possono essere utilizzate per classificare i contatti e per mappare gerarchie di contatti, ad esempio per le aziende o per creare comunità di proprietari/eredi. Sono possibili gerarchie individuali a più livelli.
Ecco un breve video su come impostare la gerarchia dei contatti:
Attivare la categoria di contatto come segue:
Una volta attivata la categoria di contatto, vengono attivati i campi e i filtri di campo appropriati. Questi sono già preconfigurati, ma possono essere personalizzati dall’utente. Hai un campo personalizzato che deve essere visualizzato solo per una società, ad esempio? Aggiungere quindi la categoria di contatto “Azienda” al filtro di questo campo. Ulteriori informazioni sono disponibili qui.
Cosa cambia dopo aver attivato e selezionato la categoria di contatto?
Attivando la categoria di contatto, un nuovo campo a selezione singola“Categoria di contatto” viene visualizzato nei contatti sotto il campo del numero di cliente. Questo campo può essere utilizzato per specificare se il record di dati aperti è una società o un cliente privato, ad esempio.
In questo modo vengono visualizzati direttamente i campi appropriati per la categoria del contatto. Tra le altre cose, vengono visualizzati i“campi di collegamento“, che possono essere utilizzati per aggiungere rapidamente un record di dati di contatto a una gerarchia di contatti esistente 
o per creare un livello superiore 
.
Buono a sapersi!
L’indirizzo postale di un record di dati di contatto di livello superiore viene trasferito al record di dati di contatto di livello inferiore.
Relazioni
È possibile utilizzare la scheda Relazioni per gestire le relazioni e le strutture dei contatti. Si fa una distinzione tra due aree:
Livello superiore” e “Livello inferiore” / “Contatto” > Mappatura gerarchica dei collegamenti, relazioni gerarchiche.
Contatti principali” e “Contatti secondari” > Collegamento tra persone (fisiche), relazioni personali.
Attraverso la tabella “livello superiore/contatto”, assegnate il contatto aperto di una persona giuridica (ad esempio, un’azienda) o di un’associazione (comunione ereditaria). Nella tabella “livello inferiore/contatto”, si assegnano gli altri contatti in base al contatto aperto, questa tabella è disponibile esclusivamente per tutte le persone giuridiche e associazioni.
È possibile assegnare i record di dati esistenti o crearne di nuovi nelle tabelle.
Buono a sapersi!
L’indirizzo postale di un record di dati di contatto di livello superiore viene trasferito al record di dati di contatto di livello inferiore.
Vista grafica della gerarchia
È possibile utilizzare il pulsante“Visualizzazione gerarchia” per visualizzare una rappresentazione grafica delle relazioni/collegamenti. Nella vista è possibile aprire il rispettivo record di dati in una nuova scheda cliccando su di esso. La vista gerarchica può essere aperta anche nella barra delle informazioni tramite l’icona 
.
Configurazione lista
Le configurazioni delle liste esistenti devono essere adattate nell’amministrazione in modo che, tra le altre cose, i nomi delle società di eredi possano essere visualizzati in una lista. Nell’amministrazione è necessario modificare le seguenti liste, in particolare per il modulo “Contatti”:
- Lista principale
- Lista dei risultati di ricerca
- Record di dati consultati di recente
Aggiungere i campi “Contatto” (Campi disponibili – Avanzato) e “Categoria di contatto” (Campi disponibili – Generale) ai campi applicati qui. Nella colonna “Contatti” vengono visualizzati tutti i campi di etichettatura di tutte le categorie di contatti. (ad esempio, il nome della società di eredi, dell’azienda, ecc.)
Nota: Questi passaggi manuali non sono stati automatizzati da onOffice, in quanto la disposizione delle colonne delle liste è stata probabilmente già adattata alle esigenze dei clienti in molti clienti e si sarebbe verificata una categorizzazione probabilmente inappropriata.
Nei varie liste di contatti, ogni utente può utilizzare il pulsante di configurazione della lista
per aggiungere o spostare i campi Contatto e Categoria di contatto in modo indipendente.
Nuova scheda lista per i contatti - Filtro
In una scheda separata della lista di contatti, è possibile limitare la visualizzazione a una categoria di contatti selezionando “Categoria contatti” come “Modalità” nella configurazione della scheda e limitando la lista a un elenco di tutte le aziende, ad esempio. Se questa scheda lista è aperta e si crea un nuovo record di dati con il pulsante più, questo viene immediatamente creato come azienda, ad esempio.
E-Mails an Unterkontakte senden
Wenn Sie mit Kontaktkategorien arbeiten und die geöffnete Adresse gehört zu einer Kontaktkategorie mit Rechtssubjekt “juristische Person” oder “Vereinigung”, erscheinen in der Detailansicht einer Adresse in der Aktionenleiste unter “Kontakt >> E-Mail” die beiden Optionen “an Haupt-E-Mail-Adresse senden” und “untergeordnete Adressen in CC setzen”.
“an Haupt-E-Mail-Adresse senden” öffnet den E-Mail-Composer mit der geöffneten Adresse im “An”-Feld.
Bei “untergeordnete Adressen in CC setzen” werden zusätzlich die Mailadressen aller Unterkontakte der ersten Ebene als CC in der E-Mail gesetzt.
