Handhabung

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Einverständnis zur Datenspeicherung / Einverständnis-Assistent
Elemente für die DSGVO
DSGVO-Widgets
Erweiterte Lupenvorschau

Einverständnis zur Datenspeicherung / Einverständnis-Assistent

Um das Einverständnis zur Speicherung der Daten Ihrer Interessenten einzuholen, ist es erforderlich, der “Hinweispflicht zur Speicherung der Daten” nachzukommen. Das Dokument, welches der Interessent bestätigen muss, wird von onOffice automatisch generiert, sofern alle notwendigen Angaben von Ihnen hinterlegt wurden . Es wird zusammen mit der Entscheidung des Adressaten in den Aktivitäten des Adressdatensatzes hinterlegt.

Die bekannte Adressvervollständigung bietet schon die Möglichkeit gespeicherte Daten anzuzeigen, sie wird um die Abfrage zur Speicherung und das Hinweisformular erweitert.

Neben der Frage zur Speicherung der Daten können sie über die Checkbox “Alle personenbezogenen Daten anzeigen” die Basis Kontaktdaten anzeigen lassen, unabhängig von der Konfiguration für die sichtbaren Daten in der Adressvervollständigung.

Die Person bekommt nun eine E-Mail mit der Bitte ihre Daten zu überprüfen und wird gefragt, ob Sie mit der Speicherung der Daten einverstanden ist. Dieses Einverständnis wird im Adressdatensatz dann automatisch im Feld “DSGVO-Status” gespeichert. Zusätzlich werden die entsprechenden Aktivitätseinträge erstellt und der Makler bekommt eine Benachrichtigung darüber.

Der Einverständnis-Assistent aus dem entsprechenden Widget versendet an die gewählten Adressen eine entsprechende E-Mail, sofern eine E-Mailadresse hinterlegt ist.

Elemente für die DSGVO

Der DSGVO Zustand einer Adresse speichert, ob die DSGVO für die Adresse greift und welchen Wunsch (Zustimmung oder Löschung) zur Speicherung die Person angegeben hat. Neben dem Wunsch gibt es Gründe (z.B. Schutz der Courtage) und Pflichten (z.B. Steuergesetz etc.) die Daten für eine bestimmte Zeit zu speichern (“Speichern-Bis” Felder in den Adressen). Aus dem Wunsch und den Gründen/Pflichten ergibt sich der DSGVO-Zustand der Adresse. Dieser bildet die Grundlage für die weiteren Prozesse mit Hilfe der DSGVO-Widgets.

Damit der DSGVO-Zustand der Adresse ermittelt werden kann wurden in der Kategorie Verwaltung von Adressdatensätzen die Felder “DSGVO-Status”, “Speichern-Bis-Datum” und “Speichern-Bis-Grund” hinzugefügt.

DSGVO-Status

Der DSGVO-Status steht am Anfang auf “keine Angaben”. Personen, die über den Einverständnis-Assistent der Speicherung der Daten zugestimmt haben, bekommen automatisch den DSGVO-Status “Speicherung zugestimmt”, wenn der Speicherung widersprochen wurde, wird der DSGVO-Status “Speicherung widerrufen” gesetzt.

Für juristische Personen gilt die DSGVO nicht, diesen können Sie den DSGVO-Status “Ignorieren” geben. Alle Adressen mit diesem DSGVO-Status werden bei den weiteren Schritten/Prozessen nicht berücksichtigt.

Speichern-Bis-Datum und Speichern-Bis-Grund

Das “Speichern-Bis-Datum” kann zum einen manuell gesetzt werden, wenn eine bestimmte Speicherfrist erforderlich ist. Dies kann zum Beispiel bei Käufern, Verkäufern oder Mietern der Fall sein. Bitte geben Sie immer den Grund für die Speicherung (Auswahl bei “Speichern-Bis-Grund”) an, das erleichtert später die Entscheidung für die Löschung der Adresse. Es gibt vordefinierte Gründe, diese können Sie in der Administration erweitern.
Achtung, Adressen, bei denen das “Speichern-Bis-Datum” manuell gesetzt wurde, wird das “Speichern-Bis-Datum” zur Sicherheit nicht mehr automatisch gesetzt.
Wenn das Feld geleert und gespeichert wird, wird das Datum wieder automatisch gesetzt.

Zum anderen kann das “Speichern-Bis-Datum” automatisch gesetzt werden, wenn es eingerichtet und aktiviert wurde.

Bei der Archivierung einer Immobilie wird dann bei allen Interessenten, die bei keiner weiteren aktiven Immobilie Interessent sind oder nicht den DSGVO-Status “Speicherung zugestimmt” besitzen – automatisch das “Speichern-Bis-Datum” gesetzt.

Falls die Person innerhalb der Frist erneut für eine aktive Immobilie anfragt und eine der obigen Aktivität eingetragen wird, wird das “Speichern-Bis-Datum” zurückgesetzt auf 0 (genauer 00.00.0000).

Dabei wird ein Adressdatensatz als Interessent gewertet, wenn es eine der folgenden Aktivitäten mit Bezug zu einer Immobilie gibt:

Ein Termin mit einer Immobilie vorhanden ist
Eine Aktivität mit dem Aktionsmerkmal “Exposéversand” vorhanden ist
Eine Widerrufsbestätigung erfolgte

Ausgenommen sind alle Adressdatensätze die:

Eigentümer/Käufer/Mieter einer Immobilie sind
Die Anrede “Firma” besitzen und ein Firmenname eingetragen haben
Die einem Benutzer zugeordnet sind
Das “Speichern-Bis-Datum” manuell gesetzt/geändert bekommen haben

DSGVO-Widgets

Auf Ihrem Dashboard können Sie Widgets platzieren, die Ihnen die Überwachung Ihrer Adressdaten für bestimmten “DSGVO-Zustände” erlauben und die weiteren Schritte vereinfachen.
Die Zustände werden aus den oben beschriebenen Elementen gebildet und sind als Filter hinterlegt. Der Inhalt der Widgets wird über Filter festgelegt, Sie können den Default Filter auch durch einen eigenen Filter ersetzten. Die Konfiguration finden Sie bei den Dashboard-Widgets.

DSGVO – Einverständnis-Assistent;
Inhalt: Hier werden Ihnen Datensätze angezeigt, deren “Speichern-Bis-Datum” innerhalb der nächsten 28 Tagen abläuft und den DSGVO-Status “keine Angabe” haben. Adressen, die in den vergangenen 14 Tagen wegen der Speicherung angeschrieben wurden sind ausgenommen. Diese werden nach den 14 Tagen wieder gelistet, sofern das “Speichern-Bis-Datum” dann nicht in der Vergangenheit liegt.
Schritte: Diese Adressen können Sie über das Widget gesammelt mithilfe des Einverständnis-Assistenten für eine Zustimmung zur Speicherung der Daten anschreiben. Adressdatensätze ohne hinterlegte E-Mailadresse werden übersprungen.

DSGVO – Löschung angefordert
Inhalt: Hier werden alle Adressen aufgeführt, die einer Speicherung explizit nicht zugestimmt haben (DSGVO-Status “Löschung angefordert”) und die kein “Speichern-Bis-Datum” in der Zukunft bzw. 00.00.0000 haben.
Schritte: Diese Adressen können Sie mit wenigen Klicks gesammelt selektieren und anschließend löschen. Achtung: Sie müssen vor dem Löschen prüfen, ob es nicht noch Gründen für die Speicherung der Daten gibt, z.B. Steuerrecht, Geldwäschegesetz etc. Dabei hilft Ihnen die erweiterte Lupenvorschau.

DSGVO – Speichern-Bis-Datum abgelaufen;

Inhalt: Hier werden Ihnen die Datensätze angezeigt, deren Speicherfrist abgelaufen ist und deren DSGVO-Status auf “Keine Angabe” oder “Löschung angefordert” steht.

Schritte: Diese Adressen können Sie mit wenigen Klicks gesammelt selektieren und anschließend löschen. Achtung: Sie müssen vor dem Löschen prüfen, ob es nicht noch Gründen für die Speicherung der Daten gibt, z.B. Steuerrecht, Geldwäschegesetz etc. Dabei hilft Ihnen die erweiterte Lupenvorschau.

Bei allen drei Widgets haben Sie über die mouseover-Icons die erweiterte Lupenvorschau, mit zusätzlichen Angaben für z.B. “Speichern-Bis-Datum”, “Speichern-Bis-Grund” und ” DSGVO-Status”.

Erweiterte Lupenvorschau

In der Lupenvorschau sehen Sie neben dem DSGVO-Zustand den aktuellen Stand sowie weitere Aktivitäten der Adresse, um individuell zu entscheiden, wie mit dieser Adresse verfahren werden soll.
Die Aktionen können Sie direkt aus der Lupenvorschau ausführen.

Adressen