Uso

Consentimiento para el almacenamiento de datos / Asistente de consentimiento

Para obtener el consentimiento para almacenar los datos de tus clientes potenciales, es necesario cumplir con la «obligación de informar sobre el almacenamiento de datos». El documento, que el cliente potencial debe confirmar, es generado automáticamente por onOffice, siempre que hayas introducido todos los datos necesarios. Se almacena junto con la decisión del destinatario en las actividades del registro de contactos.

El conocido formulario de actualización del contacto ya ofrece la posibilidad de visualizar los datos almacenados, se amplía con la consulta de almacenamiento y el formulario de sugerencias.

Además de la pregunta sobre el almacenamiento de los datos, pueden utilizar la casilla «Mostrar todos los datos personales» para mostrar los datos básicos del contacto, independientemente de la configuración de los datos visibles en la cumplimentación de la dirección.

La persona recibe ahora un correo electrónico en el que se le pide que compruebe sus datos y se le pregunta si está de acuerdo con que se almacenen. Este consentimiento se guarda automáticamente en el campo «Estado del GDPR» en el registro de datos del contacto. Además, se crean las entradas de actividad correspondientes y el corredor recibe una notificación al respecto.

El asistente de consentimiento del widget correspondiente envía el correspondiente correo electrónico a los contactos seleccionados, siempre que haya un contacto de correo electrónico almacenado.

Elementos para el RGPD

El estado RGPD de un contacto indica si el RGPD se aplica al contacto y qué solicitud ha indicado la persona respecto a la conservación de sus datos (consentimiento o eliminación). Además de la solicitud, existen motivos (por ejemplo, la protección de la comisión) y obligaciones (por ejemplo, la legislación fiscal, etc.) que requieren conservar los datos durante un periodo determinado («Guardar hasta» en los contactos). A partir de la solicitud y de los motivos/obligaciones se determina el estado RGPD del contacto. Este estado constituye la base para los procesos posteriores mediante los widgets de RGPD.

Para poder determinar el estado RGPD del contacto, en la categoría Administración del módulo de contactos se han añadido los campos «Estado del RGPD», «Fecha límite de almacenamiento» y «Razón del límite de almacenamiento».

Estado RGPD

El estado del GDPR se establece como «no especificado» al principio. Las personas que han consentido el almacenamiento de datos a través del asistente de consentimiento reciben automáticamente el estado GDPR «Autorización almacenamiento», si el almacenamiento ha sido objetado, se establece el estado GDPR «Desistir almacenamiento».

El RGPD no se aplica a las personas jurídicas. Para estas puedes establecer el estado RGPD «Ignorar». Todos los contactos con este estado RGPD no se tendrán en cuenta en los pasos y procesos posteriores.

Fecha límite de almacenamiento y Razón del límite de almacenamiento.

La «Fecha límite de almacenamiento» puede establecerse manualmente cuando sea necesario conservar los datos durante un periodo determinado. Este puede ser el caso, por ejemplo, de compradores, vendedores o arrendatarios. Indica siempre la razón de la conservación de los datos (seleccionándola en «Razón del límite de almacenamiento»). Esto facilitará posteriormente la decisión de eliminar el contacto. Existen razones predefinidas que puedes ampliar desde la Administración.
Atención: si la «Fecha límite de almacenamiento» se ha establecido manualmente para un contacto, esta fecha no volverá a establecerse automáticamente por motivos de seguridad.
Si borras el contenido del campo y guardas los cambios, la fecha volverá a establecerse automáticamente.

Por otro lado, la «Fecha límite de almacenamiento» puede establecerse automáticamente si esta función se ha configurado y activado.

Al archivar un inmueble , la «Fecha límite de almacenamiento» se establecerá automáticamente para todos los clientes potenciales que no sean clientes potenciales de ningún otro inmueble activo o que no tengan el estado RGPD «Autorización almacenamiento».

Si la persona vuelve a solicitar información sobre un inmueble activo dentro del plazo y se registra una de las actividades mencionadas anteriormente, la «Fecha límite de almacenamiento» se restablecerá a 0 (más exactamente, a 00.00.0000).

Un contacto se considera cliente potencial si existe una de las siguientes actividades relacionadas con un inmueble:

Se puede concertar una cita con una propiedad
Existe una actividad con la característica de acción «Envío de exposé»
Se ha confirmado el desistimiento.

Se excluyen todos los registros de contactos que:

Sean propietarios, compradores o arrendatarios de un inmueble.
Tengan el tratamiento «Empresa» y un nombre de empresa registrado.
Estén asignados a un usuario.
Tengan la «Fecha límite de almacenamiento» establecida o modificada manualmente.

Widgets del GDPR

En tu panel de control , puedes colocar widgets que te permitan supervisar tus datos de contactos según determinados «Estados RGPD» y facilitar los pasos posteriores.
Los estados se determinan a partir de los elementos descritos anteriormente y están configurados como filtros. El contenido de los widgets se define mediante filtros. También puedes sustituir el filtro predeterminado por uno propio. Encontrarás la configuración en los widgets del panel de control.

RGPD – Asistente de consentimiento;
Contenido: Aquí se muestran los registros de contactos cuya «Fecha límite de almacenamiento» vence dentro de los próximos 28 días y que tienen el estado RGPD «no especificado». Se excluyen los contactos a los que se haya enviado un correo electrónico en los últimos 14 días para solicitar su consentimiento para el almacenamiento de los datos. Estos volverán a aparecer en la lista una vez transcurridos los 14 días, siempre que la «Fecha límite de almacenamiento» todavía no haya vencido.
Pasos: Desde el widget puedes enviar un correo electrónico a estos contactos de forma conjunta mediante el Asistente de consentimiento para solicitar su autorización para el almacenamiento de los datos. Los registros de contactos que no tengan una dirección de correo electrónico registrada se omitirán.

RGPD – Solicitud de eliminación
Contenido: Aquí se muestran todos los contactos que no han dado su autorización explícita para el almacenamiento de sus datos (estado RGPD «Solicitud de eliminación») y que no tienen una «Fecha límite de almacenamiento» futura ni el valor 00.00.0000.
Pasos: Puedes seleccionar estos contactos de forma conjunta con unos pocos clics y, a continuación, eliminarlos. Atención: Antes de eliminarlos, debes comprobar si existen otros motivos que obliguen a conservar los datos, por ejemplo, por la legislación fiscal, la Ley de prevención del blanqueo de capitales, etc.La vista previa ampliada de la lupa te ayudará a realizar esta comprobación.

RGPD – Fecha límite de almacenamiento vencida;
content: Aquí se muestran los registros de contactos cuyo plazo de almacenamiento ha vencido y cuyo estado RGPD es «no especificado» o «Solicitud de eliminación»..

Pasos: Puedes seleccionar estos contactos de forma conjunta con unos pocos clics y, a continuación, eliminarlos. Atención: Antes de eliminarlos, debes comprobar si existen otros motivos que obliguen a conservar los datos, por ejemplo, por la legislación fiscal, la Ley de prevención del blanqueo de capitales, etc.La vista previa ampliada de la lupa te ayudará a realizar esta comprobación.

En los tres widgets, mediante los iconos que aparecen al pasar el ratón, tienes acceso a la vista previa ampliada de la lupa, con información adicional como la «Fecha límite de almacenamiento», la «Razón del límite de almacenamiento» y el «Estado RGPD».

Vista previa ampliada de la lupa

En la vista previa de la lupa, además del estado RGPD, puedes consultar la situación actual y otras actividades del contacto para decidir individualmente cómo proceder con él.
Puedes realizar las acciones directamente desde la vista previa de la lupa.

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