Gestione

Consenso alla conservazione dei dati / Assistente per il consenso

Per ottenere il consenso alla conservazione dei dati dei propri interessati, è necessario adempiere “all’obbligo di informativa sulla conservazione dei dati”. Il documento che il potenziale cliente deve confermare viene generato automaticamente da onOffice, a condizione che siano stati inseriti tutti i dati necessari. Viene memorizzato insieme ai dati del contatto nelle attività del record anagrafico.

La nota funzione Completamento del contatto offre già la possibilità di visualizzare i dati salvati; ora viene ampliata con la richiesta di salvataggio e il modulo di avviso.

Oltre alla questione relativa alla memorizzazione dei dati, è possibile visualizzare i dati di contatto di base selezionando la casella di controllo “Mostra tutti i dati personali”, indipendentemente dalla configurazione dei dati visibili nel completamento del contatto.

La persona riceve ora un’Email in cui le viene chiesto di verificare i propri dati e se acconsente alla loro memorizzazione. Questo consenso viene quindi salvato automaticamente nel record di contatto nel campo “Stato GDPR”. Inoltre, vengono create le relative registrazioni delle attività e l’agente immobiliare riceve una notifica al riguardo.

L’assistente per il consenso presente nel relativo widget invia un’Email ai contatti selezionati, a condizione che sia stato inserito un indirizzo Email.

Elementi relativi al GDPR

Lo stato GDPR di un contatto memorizza se il GDPR si applica a tale contatto e quale preferenza (consenso o cancellazione) la persona ha espresso riguardo alla memorizzazione dei dati. Oltre alla preferenza espressa, esistono ragioni (ad es. tutela della provvigione) e obblighi di legge (ad es. normativa fiscale, ecc.) che richiedono di conservare i dati per un determinato periodo (campi “Salvataggio dati fino a” nelle schede anagrafiche). Da tale volontà e dai motivi/obblighi deriva lo stato del contatto ai sensi del GDPR. Questo costituisce la base per i processi successivi con l’ausilio dei widget del GDPR.

Per poter determinare lo stato GDPR del contatto, nella categoria “Gestione” sono stati aggiunti i campi “Stato GDPR”, “Salvataggio dati fino a” e “Salvataggio dati – Motivazione”.

Stato del GDPR

All’inizio, lo stato relativo al GDPR è impostato su “nessuna indicazione”. Agli utenti che hanno acconsentito alla conservazione dei dati tramite l’assistente per il consenso viene automaticamente assegnato lo stato GDPR “Conservazione accettata”; se invece è stato espresso il rifiuto alla conservazione, viene impostato lo stato GDPR “Conservazione rifiutata”.

Il GDPR non si applica alle persone giuridiche; a queste è possibile assegnare lo stato GDPR “Ignora”. Tutti i contatti con questo stato ai sensi del GDPR non vengono presi in considerazione nelle fasi/procedure successive.

Salvataggio dati fino a / Salvataggio dati – Motivazione

Il “Salvataggio dati fino a” può essere impostato manualmente qualora sia richiesto un determinato periodo di conservazione. Ciò può verificarsi, ad esempio, nel caso di acquirenti, venditori o inquilini. Si prega di indicare sempre il motivo della conservazione (selezionabile alla voce “Salvataggio dati – Motivazione”), in modo da facilitare in seguito la decisione relativa alla cancellazione del contatto. Esistono motivi predefiniti, che posso essere ampliati nell’area di amministrazione.
Attenzione: nei contatti in cui il salvataggio dei dati è stato impostato manualmente, per motivi di sicurezza tale data non verrà più impostata automaticamente.
Quando il campo viene svuotato e salvato, la data viene reimpostata automaticamente.

D’altra parte, la data di salvataggio può essere impostata automaticamente se è stata configurata e attivata.

Durante l’archiviazione di un immobile, il “salvataggio dati fino a” viene impostato automaticamente per tutti i potenziali acquirenti/inquilini che non sono associati ad alcun altro immobile attivo o che non possiedono lo stato GDPR “Consenso alla conservazione accettato”.

Se la persona, entro il termine presenta una nuova richiesta per un immobile attivo e viene registrata una delle attività sopra indicate, la data di salvataggio dati viene azzerata (più precisamente 00.00.0000).

Un record di contatto viene considerato come “interessato” se è presente una delle seguenti attività riferite a un immobile:

È disponibile un appuntamento per un immobile
È presente un’attività con la caratteristica “Invio della brochure”
È stata inviata una conferma di revoca

Sono esclusi tutti i record di contatto che:

Sono proprietari/acquirenti/affittuari di un immobile
Utilizzano il titolo/formula di saluto “Azienda” e hanno un nome aziendale registrato
Sono assegnati a un utente
Hanno subito una modifica/impostazione manuale della data di salvataggio dei dati

Widget GDPR

Nella dashboard puoi inserire dei widget che ti consentono di monitorare i tuoi dati anagrafici in relazione a determinati “stati GDPR” e di semplificare i passaggi successivi.
Gli stati vengono creati a partire dagli elementi sopra descritti e sono impostati come filtri. Il contenuto dei widget viene definito tramite filtri; è possibile sostituire il filtro predefinito con un filtro personalizzato. La configurazione è disponibile nella sezione Widget della dashboard.

GDPR – Assistente al consenso;
Contenuto: Qui vengono visualizzati i record la cui data di salvataggio dati scade entro i prossimi 28 giorni e che presentano lo stato GDPR “non specificato”. Sono esclusi i contatti a cui è stata inviata una comunicazione negli ultimi 14 giorni in merito alla conservazione dei dati. Questi verranno nuovamente inseriti nell’elenco dopo i 14 giorni, a condizione che la data di salvataggio non sia già trascorsa.
Passaggi: È possibile contattare gli utenti di questi contatti, raccolti tramite il widget, utilizzando la procedura guidata per il consenso, al fine di ottenere il loro consenso alla conservazione dei dati. I record di contatto privi di indirizzo Email registrato vengono ignorati.

GDPR – Cancellazione richiesta
Contenuto: Qui sono elencati tutti i contatti per i quali non è stato espressamente concesso il consenso alla conservazione (stato GDPR “Cancellazione richiesta”) e che non presentano una data di salvataggio dati futura o 00.00.0000.
Procedura: È possibile selezionare in blocco questi contatti con pochi clic e poi eliminarli. Attenzione: Prima della cancellazione è necessario verificare se non sussistano altri motivi per la conservazione dei dati (ad es. diritto fiscale, legge antiriciclaggio, ecc.).. A tal fine viene in aiuto l’anteprima d’ingrandimento avanzata.

GDPR – Data di salvataggio dati scaduta;
Contenuto: Qui vengono visualizzati i record il cui periodo di conservazione è scaduto e il cui stato ai sensi del GDPR è “Non specificato” o “Cancellazione richiesta”.

Procedura: È possibile selezionare in blocco questi contatti con pochi clic e poi eliminarli. Attenzione: Prima della cancellazione è necessario verificare se non sussistano altri motivi per la conservazione dei dati (ad es. diritto fiscale, legge antiriciclaggio, ecc.). A tal fine è utile l’anteprima ingrandita.

Per tutti e tre i widget, passando il mouse sulle icone è possibile visualizzare l’anteprima ingrandita, con informazioni aggiuntive quali, ad esempio, “Data di salvataggio dati fino a”, “Salvataggio dati – Motivazione” e “Stato GDPR”.

Anteprima ingrandita con lente di ingrandimento

Nell’anteprima ingrandita è possibile visualizzare, oltre allo stato relativo al GDPR, anche lo stato attuale e le altre attività associate al contatto, in modo da poter decidere individualmente come procedere con tale contatto.
È possibile eseguire le azioni direttamente dall’anteprima ingrandita.

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