Sie befinden sich hier: Home / Extras / Einstellungen / Grundeinstellungen / E-Mail / Microsoft 365-Postfach

Einstellungen

Microsoft 365-Postfach

In onOffice enterprise können Microsoft 365-Postfach / Exchange Postfächer, die bei Microsoft liegen, mit dem Microsoft eigenen Format (Microsoft Graph) angebunden werden. Die Microsoft 365-Postfächer sind ebenfalls in der onOffice App verfügbar.

Die Postfächer werden in der E-Mailverwaltung im Reiter „externe IMAP Postfächer“ konfiguriert. Sie können nach dem Anlegen die gleichen Optionen wie bei internen Postfächern aktivieren.

Microsoft 365-Postfach einbinden

Die Einrichtung teilt sich in 2 Bereiche auf, das „Anlegen“ mit der Benutzerzuordnung und das „Authentifizieren“ beim Microsoftkonto um den Zugriff zu bekommen.

Bei Postfächern die nicht direkt bei Microsoft liegen (@outlook.de/@outlook.com) kann es sein, das ein Zugriff von onOffice über die MS Graph Schnittstelle freigegeben werden muss. Dies muss durch den Administrator der Postfächer erfolgen.

Anlegen

Das Postfach wird in den Grundeinstellungen angelegt, wenn Sie nicht das Benutzerrecht für die Grundeinstellungen besitzen, wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator.

Zum Anlegen des Postfaches öffnen Sie bitte die E-Mailverwaltung (Extras >> Einstellungen >> Grundeinstellungen >> E-Mail) und dort den Reiter „externe IMAP Postfächer“.

Bitte geben Sie in der Kategorie „IMAP Import“ bei „E-Mail-Adresse“ das komplette Postfach an und klicken auf „Office 365 importieren“.

office-365 Postfach in den E-Maileinstellungen importieren

Damit wird das Postfach in der Liste angelegt und sie können ihm Benutzer zuordnen.

Authentifizieren / Anmelden

ACHTUNG, nach der Authentifizierung können alle zugeordneten Benutzer auf den Inhalt des Postfaches zugreifen, auch wenn sie KEIN Zugang zum Microsoft Konto besitzen.

Im Modul E-Mail können Sie nun das neu angelegte Postfach öffnen.
Beim ersten Öffnen erscheint die bekannte Anmeldemaske für ein Microsoft Konto.

Bitte geben Sie im Dialog für das Importierte Postfach das Passwort ein und genehmigen den Zugriff für onOffice.

Besonderheiten – Bitte Beachten

Bitte denken Sie daran, wenn Sie mit mehreren E-Mail Programmen gleichzeitig auf ein Postfach zugreifen, kann es immer zu unterschieden in der Ordnerstruktur, Anzahl gelesener E-Mails etc. kommen. Dies gilt allgemein und nicht nur für Microsoft 365-Postfächer.

Neuer Postausgang: Nach der Authentifizierung kann es passieren, dass sich der Postausgang ändert: Ausgehende E-Mails werden im Ordner „Gesendete Elemente“ gespeichert und nicht mehr im onOffice-Ordner „Gesendete Objekte“. Falls Sie möchten, dass ausgehende E-Mails wie bisher unter „Gesendete Objekte“ erscheinen, befolgen Sie bitte folgende Schritte:

  1. Verschieben Sie in der Outlook-Oberfläche alle E-Mails aus dem Ordner „Gesendete Objekte“ in den Ordner „Gesendete Elemente“.
  2. Löschen Sie den onOffice-Cache über „Extras >> Einstellungen >> Cache leeren“.

Aktivitäten: E-Mails, die über Outlook verschickt wurden, werden als Aktivitäten der Art „E-Mail – Ausgang“ mit Aktionsmerkmal „Externer E-Mail-Versand“ verbucht. Der beim Postfach zugeordnete Hauptbenutzer (Benutzer mit dem Kronensymbol in Tab „Grundeinstellungen >> E-Mail„) wird als Betreuer der Aktivität gesetzt. Beim Verschicken von Mails aus einem externen Mail-Client kann unter „Einstellungen >> Grundeinstellungen >> E-Mail >> externe IMAP Postfächer“ eingestellt werden, ob die Aktivitäten trotzdem verbucht werden sollen.

Maillimits:  Beim Versenden von mehreren E-Mails mit Anhängen über ein Microsoft Office 365-Postfach kann es zu Problemen wegen Limits von Microsoft kommen. Deswegen ist in diesem Fall kein Versand von Serienmails und E-Mails mit mehr als 10 Empfängern möglich. Bitte verwenden Sie in diesem Fall hierfür das Makro _downloadLink(Text) oder _agreementLink, um sicherzustellen, dass der Empfänger die Anhänge über einen Downloadlink erhält und herunterladen kann. Diese Makros ermöglicht den Download von Anhängen innerhalb von 14 Tagen.

Alias Postfächer

Sie können auch „outlook-Alias Postfächer“ importieren.

Zum Versenden von E-Mails über ein „outlook-Alias Postfach“ muss ihr Azure- / Exchange Administrator die entsprechende Einstellung vornehmen.

Auf der Azure-Plattform muss in der neuen Exchange-Administration unter „Einstellungen >> Nachrichtenfluss“ die Option „Senden von Aliasnamen aktivieren“ aktiviert werden.
Bei anderen Plattformen kann die Einstellung an anderer Stelle sein.

Alternativ kann dies über die Powershell geschehen, mit dem Befehl:
Set-OrganizationConfig -SendFromAliasEnabled $true
 
Einstellungen