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Microsoft 365-Postfach

In onOffice enterprise können Microsoft 365-Postfach / Exchange Postfächer, die bei Microsoft liegen, mit dem Microsoft eigenen Format (Microsoft Graph) angebunden werden. Die Microsoft 365-Postfächer sind ebenfalls in der onOffice App verfügbar.

Die Postfächer werden in der E-Mailverwaltung im Reiter „externe IMAP Postfächer“ konfiguriert. Nach dem Anlegen können Sie die gleichen Optionen aktivieren wie bei internen Postfächern.

Microsoft 365-Postfach einbinden

Die Einrichtung teilt sich in 2 Bereiche auf, das „Anlegen“ mit der Benutzerzuordnung und die „Authentifizierung“ beim Microsoft-Konto um Zugriff zu erhalten.

Bei Postfächern, die nicht direkt bei Microsoft liegen (@outlook.de/@outlook.com) muss unter Umständen ein Zugriff über die MS-Graph-Schnittstelle durch onOffice freigegeben werden. Dies muss durch den Administrator der Postfächer erfolgen.

Anlegen

Das Postfach wird in den Grundeinstellungen angelegt. Wenn Sie nicht das entsprechende Benutzerrecht für die Grundeinstellungen verfügen, wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator.

Zum Anlegen des Postfaches öffnen Sie bitte die E-Mail-Verwaltung (Extras >> Einstellungen >> Grundeinstellungen >> E-Mail) und wechseln Sie dort zum Reiter „externe IMAP Postfächer“.

Bitte geben Sie in der Kategorie „IMAP Import“ unter „E-Mail-Adresse“ das komplette Postfach an und klicken Sie auf „Office 365 importieren“.

office-365 Postfach in den E-Maileinstellungen importieren

Damit wird das Postfach in der Liste angelegt und Sie können ihm Benutzer zuordnen.

Authentifizieren / Anmelden

ACHTUNG, nach der Authentifizierung können alle zugeordneten Benutzer auf den Inhalt des Postfachs zugreifen, auch wenn sie KEINEN Zugang zum Microsoft Konto besitzen.

Im Modul E-Mail können Sie nun das neu angelegte Postfach öffnen.
Beim ersten Öffnen erscheint die bekannte Anmeldemaske für ein Microsoft-Konto.

Bitte geben Sie im Dialog für das Importierte Postfach das Passwort ein und genehmigen Sie den Zugriff für onOffice.

Besonderheiten – Bitte Beachten

Bitte denken Sie daran, dass es bei der gleichzeitigen Nutzung mehrerer E-Mail-Programme für ein Postfach immer zu Unterschieden in der Ordnerstruktur, der Anzahl gelesener E-Mails usw. kommen kann. Dies gilt allgemein und nicht nur für Microsoft 365-Postfächer.

Neuer Postausgang: Nach der Authentifizierung kann es passieren, dass sich der Postausgang ändert: Ausgehende E-Mails werden dann im Ordner „Gesendete Elemente“ und nicht mehr im onOffice-Ordner „Gesendete Objekte“ gespeichert. Wenn Sie möchten, dass ausgehende E-Mails wie bisher im Ordner „Gesendete Objekte“ erscheinen, befolgen Sie bitte folgende Schritte:

  1. Verschieben Sie in der Outlook-Oberfläche alle E-Mails aus dem Ordner „Gesendete Objekte“ in den Ordner „Gesendete Elemente“.
  2. Löschen Sie anschließend den onOffice-Cache über „Extras >> Einstellungen >> Cache leeren“.

Aktivitäten: E-Mails, die über Outlook verschickt wurden, werden als Aktivitäten der Art „E-Mail – Ausgang“ mit dem Aktionsmerkmal „Externer E-Mail-Versand“ verbucht. Der beim Postfach zugeordnete Hauptbenutzer (Benutzer mit dem Kronensymbol im Tab „Grundeinstellungen >> E-Mail„) wird als Betreuer der Aktivität gesetzt. Beim Verschicken von E-Mails aus einem externen E-Mail-Client kann unter „Einstellungen >> Grundeinstellungen >> E-Mail >> externe IMAP Postfächer“ eingestellt werden, ob die Aktivitäten trotzdem verbucht werden sollen.

Maillimits:  Beim Versenden von mehreren E-Mails mit Anhängen über ein Microsoft Office 365-Postfach kann es wegen Limits von Microsoft zu Problemen kommen. Deshalb ist in diesem Fall kein Versand von Serienmails und E-Mails mit mehr als 10 Empfängern möglich. Bitte verwenden Sie in diesem Fall hierfür das Makro _downloadLink(Text) oder _agreementLink, um sicherzustellen, dass der Empfänger die Anhänge über einen Downloadlink erhält und herunterladen kann. Diese Makros ermöglichen den Download von Anhängen innerhalb von 14 Tagen.

Alias Postfächer

Sie können auch „outlook-Alias Postfächer“ importieren. Diese werden wie ein normales Postfach in enterprise eingebunden.

Damit Sie E-Mails über das „outlook-Alias Postfach“ versenden können, muss Ihr Azure- / Exchange Administrator die entsprechende Einstellung vornehmen.

Auf der Azure-Plattform muss in der neuen Exchange-Administration unter „Einstellungen >> Nachrichtenfluss“ die Option „Senden von Aliasnamen aktivieren“ aktiviert werden.
Bei anderen Plattformen kann sich die Einstellung an einer anderen Stelle befinden.

Alternativ kann dies über die Powershell geschehen, mit dem Befehl:
Set-OrganizationConfig -SendFromAliasEnabled $true
 
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