Sie befinden sich hier: Home / Extras / Einstellungen / Grundeinstellungen / E-Mail / Microsoft 365-Postfach

Einstellungen

Microsoft 365-Postfach

Microsoft 365-Postfach einbinden

In onOffice enterprise binden Sie Microsoft 365-Postfächer über die offizielle Schnittstelle Microsoft Graph an. Dadurch stehen Ihnen die E-Mails sowohl in onOffice enterprise als auch in der onOffice App zur Verfügung.

Voraussetzungen & Vorbereitung

Bevor Sie mit der Einrichtung in onOffice beginnen, stellen Sie bitte sicher, dass folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

  • Benutzerrechte in onOffice: Für die Einrichtung benötigen Sie administrative Berechtigungen für die Grundeinstellungen (Extras → Einstellungen → Grundeinstellungen → E-Mail). Wenden Sie sich bei Bedarf an Ihren internen onOffice-Administrator.

  • Berechtigungen im Microsoft 365-Konto:

    • Bei benutzerdefinierten Domains (z. B. Firmen-Domains, nicht direkt @outlook.de / @outlook.com) muss der Zugriff von Drittanbieter-Anwendungen über Microsoft Graph ggf. im Microsoft 365 Admin Center freigegeben sein.

    • Microsoft Shared Mailboxes (Geteilte Postfächer): Müssen zuvor durch Ihren Microsoft 365-Administrator in der Exchange-Verwaltung eingerichtet und freigegeben worden sein.

    • Wenden Sie sich für alle Einstellungen außerhalb von onOffice an Ihren Microsoft 365- / Exchange-Administrator oder konsultieren Sie die offizielle Microsoft Support- und Hilfeseite.

Schritt 1: Postfach in onOffice anlegen

Die Ersteinrichtung erfolgt in den Grundeinstellungen von onOffice enterprise:

  1. Öffnen Sie in der Menüleiste:

    Extras → Einstellungen → Grundeinstellungen → E-Mail

  2. Wechseln Sie auf den Reiter externe IMAP Postfächer.

  3. Geben Sie im Bereich IMAP Import unter E-Mail-Adresse die vollständige E-Mail-Adresse des gewünschten Microsoft 365-Kontos ein.

  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Office 365 importieren.

  5. Das Postfach wird nun in der Liste angelegt. Weisen Sie dem Postfach anschließend die gewünschten onOffice-Benutzer zu.

Schritt 2: Authentifizierung & Zugriff autorisieren

Nach dem Anlegen muss das Postfach einmalig mit Microsoft verknüpft werden:

  1. Wechseln Sie in onOffice in das Modul E-Mail.

  2. Klicken Sie in der Ordner- bzw. Postfachliste auf das neu angelegte Microsoft 365-Postfach.

  3. Beim ersten Öffnen erscheint das Anmeldefenster von Microsoft.

  4. Melden Sie sich mit den Zugangsdaten des Microsoft-Kontos an und bestätigen Sie die Freigabe der Schnittstelle für onOffice enterprise. (Je nach Sicherheitsrichtlinie Ihrer Organisation kann hier eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA/MFA) über Authenticator-App, SMS oder Code erforderlich sein.)

Wichtiger Sicherheitshinweis:

Nach erfolgreicher Authentifizierung haben alle in onOffice zugewiesenen Benutzer vollen Zugriff auf den E-Mail-Inhalt dieses Postfachs – selbst dann, wenn diese Benutzer über kein eigenes Microsoft 365-Konto verfügen.

Besonderheiten & Wichtige Hinweise

Synchronisation und Ordnerstruktur

Bei der parallelen Nutzung mehrerer E-Mail-Programme (z. B. Outlook und onOffice) kann es zu Abweichungen bei Ordnernamen oder dem Lesestatus von Nachrichten kommen.

  • Gesendete Elemente: Microsoft 365 nutzt standardmäßig den Ordner „Gesendete Elemente“ (onOffice intern: „Gesendete Objekte“).

Aktivitätenverbuchung externer E-Mails

E-Mails, die Sie direkt über Outlook versenden, werden in onOffice automatisch als Aktivität vom Typ E-Mail – Ausgang (Merkmal: „Externer E-Mail-Versand“) erfasst.

  • Als Betreuer wird automatisch der zugewiesene Hauptbenutzer des Postfachs eingetragen (gekennzeichnet durch das Kronensymbol unter Grundeinstellungen → E-Mail bei aktiver Mailverbuchung)
  • Sie können die Verbuchung externer E-Mails bei Bedarf deaktivieren unter:

    Extras → Einstellungen → Grundeinstellungen → E-Mail → Reiter: externe IMAP Postfächer.

Sende- und Größenlimits von Microsoft

Microsoft 365 unterliegt restriktiven Richtlinien hinsichtlich Empfängeranzahl und Anhangsgrößen:

  • Der Versand von Serien-E-Mails sowie E-Mails an mehr als 10 Empfänger mit Dateianhängen kann serverseitig von Microsoft blockiert werden.
  • Empfehlung: Nutzen Sie bei umfangreichen Anhängen die onOffice-Makros _downloadLink(Text) oder _agreementLink. Damit werden Dateien als sicherer Download-Link bereitgestellt (Download-Gültigkeit: 14 Tage), was Sendeabbrüche zuverlässig verhindert.

Alias-Postfächer einbinden

Sie können auch Microsoft 365-Alias-Adressen in onOffice einbinden. Das Anlegen in onOffice erfolgt analog zu einem regulären Postfach (siehe Schritt 1).

Voraussetzung bei Microsoft:

Damit Sie über eine Alias-Adresse E-Mails versenden können, muss das Feature „Senden als Alias“ (Send from Alias) in Ihrer Microsoft 365-Organisation aktiviert sein.

  • Diese Einstellung ist nicht Bestandteil von onOffice enterprise.

  • Bitte wenden Sie sich an Ihren Microsoft 365- / Exchange-Administrator, um diese Option im Microsoft 365 Admin Center (unter Nachrichtenfluss-Einstellungen) oder via Exchange Online PowerShell freizuschalten.

Schritt für Schritt in Bildern

MS Graph - Zuordnung von Benutzern
Einstellungen