Sincronizzazione onOffice con Microsoft Outlook

Cosa viene sincronizzato?

Vengono sincronizzati gli appuntamenti con i relativi orari, il luogo dell’evento, i contatti e gli utenti, nonché i promemoria e lo stato privato.

Se un utente di onOffice ha la sincronizzazione attiva ed è un partecipante all’appuntamento, l’indirizzo Email dell’account Outlook collegato verrà sincronizzato con Outlook. In caso contrario, l’indirizzo Email dell’utente verrà ricavato dai dati anagrafici dell’utente.

Non vengono sincronizzati né le risorse né i partecipanti facoltativi. Inoltre, determinati appuntamenti ricorrenti, come ad esempio ogni secondo mercoledì del mese, non vengono sincronizzati.

Sincronizzazione degli appuntamenti di disponibilità (mappatura degli stati)

Per allineare correttamente le disponibilità tra i due sistemi, la sincronizzazione utilizza una trasformazione standardizzata e bidirezionale dello stato degli appuntamenti tramite il campo Microsoft «showAs». In questo modo, un appuntamento di Outlook contrassegnato come «Libero» non bloccherà erroneamente gli intervalli liberi nel CRM.

Regole di fallback in caso di mancata associazione:

• Da onOffice a Microsoft Outlook: Se un appuntamento ha lo stato “Completato”, viene trasferito di default come “occupato” in Outlook. Il valore di fallback generico di Microsoft è busy.
• Da Microsoft Outlook a onOffice: Gli stati specifici di Outlook «workingElsewhere» (lavorando altrove), «tentative» (Con riserva) e „oof“ (Fuori sede / Assente) non hanno un corrispondente diretto e vengono convertiti di default nello stato onOffice „Attivo“ . L’impostazione predefinita generale di onOffice è “Attivo”.

Stato della sincronizzazione delle conferme degli appuntamenti

Anche lo stato delle conferme degli appuntamenti relativi ai contatti collegati all’appuntamento viene sincronizzato secondo le seguenti regole:

Da Microsoft verso onOffice

Da onOffice a Microsoft

Quali appuntamenti vengono sincronizzati?

Verranno sincronizzati tutti gli appuntamenti in cui l’utente è indicato come partecipante, sia in Microsoft 365 che in onOffice enterprise.
Se l’utente è assegnato a un gruppo, verranno presi in considerazione anche gli appuntamenti del gruppo.

Per conservare gli appuntamenti di gruppo come “gruppo”, questi appuntamenti vengono trasferiti integralmente ad ogni sincronizzazione. Se nel frattempo un membro del gruppo ha annullato l’appuntamento in Microsoft, l’appuntamento verrà reinserito per lui.

Anche le modifiche apportate ai dati dell’appuntamento vengono trasferite nell’altro sistema.

Vengono trasmesse anche le modifiche relative ai partecipanti o agli indirizzi dell’appuntamento, ad esempio se l’indirizzo Email di un utente o un indirizzo indicato nell’appuntamento è cambiato. Oppure quando alcuni utenti sono stati rimossi dal gruppo o aggiunti e il gruppo è associato all’appuntamento come partecipante.

Tuttavia, in seguito a modifiche ai gruppi o agli indirizzi Email, vengono aggiornati solo gli appuntamenti già sincronizzati con Microsoft e solo quelli futuri.

Gli appuntamenti posticipati non vengono elaborati dalla sincronizzazione, per evitare l’invio automatico di Email di promemoria da parte di Outlook. Questo processo si verifica esclusivamente durante la sincronizzazione da onOffice a Microsoft.

Sincronizzazione dei partecipanti agli appuntamenti

Tramite l’impostazione “Sincronizzazione dei partecipanti all’appuntamento” è possibile specificare, ai fini della sincronizzazione, se tutti i partecipanti all’appuntamento devono essere sincronizzati da onOffice enterprise a Microsoft; la sincronizzazione da Microsoft a onOffice enterprise è esclusa!

Il motivo è il seguente: se si modifica o si crea un nuovo appuntamento, Microsoft invia automaticamente Email di notifica ai partecipanti all’appuntamento in questione. L’eccezione è rappresentata dal caso in cui vengano modificati solo i partecipanti: in tal caso, Microsoft non invia Email di notifica.
Con questa opzione, per ogni partecipante all’appuntamento viene creato un appuntamento separato su Microsoft e, in caso di modifiche, viene modificato solo l’appuntamento relativo a quel partecipante. Di conseguenza, non viene inviata alcuna Email. Vengono creati solo appuntamenti per i partecipanti con la sincronizzazione attivata; i partecipanti senza sincronizzazione attivata non sono visibili sul sito di Microsoft.

È comunque possibile aggiungere partecipanti agli appuntamenti in onOffice o Microsoft; in tal caso, i partecipanti vengono sempre sincronizzati da Microsoft a onOffice enterprise. Da onOffice enterprise a Microsoft vengono inseriti solo i nuovi utenti che hanno attivato la sincronizzazione.

Appuntamenti senza organizzatore in sola lettura

Gli appuntamenti provenienti da Microsoft, il cui organizzatore non è presente in onOffice o non ha attivato la sincronizzazione del calendario, vengono creati in onOffice, ma non possono essere modificati in onOffice se altri partecipanti all’appuntamento hanno attivato la sincronizzazione del calendario.

Questo serve a evitare problemi di sincronizzazione causati da modifiche ripetute e dall’invio multiplo delle conferme degli appuntamenti da parte di Microsoft. Le ripetute modifiche e le molteplici conferme dell’appuntamento potrebbero creare confusione tra i partecipanti e rendere difficile avere una visione d’insieme dello stato attuale dell’appuntamento.

Lo stato di sincronizzazione dell’appuntamento viene impostato su arancione per indicare lo stato di elaborazione.

Le modifiche apportate in Microsoft (sincronizzazione da Microsoft a onOffice) funzionano invece perfettamente.

Se i partecipanti all’appuntamento sono stati aggiunti a un appuntamento di sola lettura tramite “Appuntamento >> Collega appuntamento” nella scheda Interessati di un immobile, tali partecipanti non vengono presi in considerazione per la sincronizzazione.

Appuntamenti in sola lettura in caso di inserimento contatti bloccato (icona di sincronizzazione rossa)

Se la funzione automatica “Inserimento dei dati di contatto negli inviti agli appuntamenti” su Impostazioni di base → Generale → Sincronizzazione con Microsoft Outlook viene disattivata dall’amministrazione globale, si impedisce ai partecipanti sconosciuti di creare automaticamente nuovi contatti. Se un appuntamento sincronizzato da Outlook contiene partecipanti i cui indirizzi Email non sono presenti nel CRM di onOffice, per garantire la coerenza dei dati viene attivato un blocco automatico:

• Protezione da scrittura (Read-Only) in onOffice: La finestra pop-up degli appuntamenti nell’interfaccia viene bloccata e non può essere modificata in onOffice. I tentativi di aggiornamento tramite interfacce esterne o app (API) vengono categoricamente respinti con il messaggio di errore „Access violation“.
• Sincronizzazione in uscita sospesa (onOffice → Microsoft): La sincronizzazione da onOffice a Microsoft verrà sospesa per questo appuntamento specifico. Ciò evita il rischio che i partecipanti sul lato Microsoft vengano involontariamente espulsi dalla riunione. Non viene effettuato alcun filtraggio né alcuna modifica dell’elenco dei partecipanti; l’appuntamento rimane invariato in Outlook.
• Sincronizzazione in entrata attiva (Microsoft → onOffice): Gli aggiornamenti in entrata da Outlook (come ad esempio una modifica dell’oggetto) continueranno a essere trasferiti regolarmente a onOffice tramite sincronizzazione.
• Identificazione visiva: L’icona di sincronizzazione accanto all’appuntamento diventa rossa. In alto a destra nella finestra pop-up dell’appuntamento viene visualizzato il testo di avviso: «Sincronizzazione sospesa per questo appuntamento a causa del blocco nell’inserimento dei contatti».
• Tutela dei dati esistenti: Gli appuntamenti già sincronizzati ed esistenti non verranno bloccati retroattivamente alla prima disattivazione della funzione. Il blocco si applica esclusivamente alle nuove operazioni di sincronizzazione con partecipanti sconosciuti.

Rimozione del blocco dell’appuntamento: Il blocco viene rimosso in modo completamente automatico durante la successiva operazione di sincronizzazione (da Microsoft a onOffice), non appena il sistema avrà riconosciuto tutte le Email dei partecipanti come record di contatto. Ciò può avvenire nei seguenti modi:

1. Creazione manuale dei contatti: L’utente inserisce manualmente in onOffice la scheda di contatto mancante con l’indirizzo Email corrispondente.
2. Rimuovere i partecipanti in Outlook: Il partecipante sconosciuto viene eliminato direttamente dall’appuntamento in Microsoft Outlook.

Attivazione successiva dell’opzione: Se la casella di controllo globale viene riattivata nelle impostazioni di base, i blocchi esistenti non vengono rimossi immediatamente. Solo quando l’appuntamento interessato viene modificato nuovamente sul lato Microsoft, il ciclo di sincronizzazione successivo elaborerà la creazione del contatto e sbloccherà l’appuntamento in onOffice.

Eliminazione degli appuntamenti

La procedura per eliminare gli appuntamenti varia a seconda che si utilizzi Microsoft 365 o onOffice enterprise. Si tratta di una misura di sicurezza volta a evitare la cancellazione accidentale di dati e collegamenti in onOffice enterprise.

Quando si annulla o si elimina un appuntamento in Microsoft 365, in onOffice enterprise questo viene contrassegnato come annullato. Se sei solo uno dei numerosi partecipanti all’appuntamento, verrà rimosso solo il tuo account dall’appuntamento

Se si eliminano gli appuntamenti in onOffice enterprise, questi verranno eliminati anche in Microsoft 365.

Cos’è già stato sincronizzato?

Per tutti gli appuntamenti relativi a un utente per il quale è stata configurata la sincronizzazione con Microsoft Outlook, nell’angolo in alto a destra della finestra pop-up dell’appuntamento è presente un’icona che indica lo stato attuale della sincronizzazione. Cliccandoci sopra, compare un popover che mostra i dettagli delle ultime 3 operazioni di sincronizzazione.

Duplicati

Può capitare che durante la sincronizzazione si creino dei duplicati. La verifica dei duplicati per gli appuntamenti (“Azioni >> Sincronizzazione con Microsoft Outlook“) mostra i duplicati individuati e consente di scegliere quale dei due appuntamenti si desidera mantenere.