Textbausteine anlegen, ändern und löschen

Mit Textbausteinen in onOffice enterprise sparen Sie wertvolle Zeit bei der Erfassung von Freitexten (Immobilienbeschreibungen, Exposé-Texten oder sonstigen Angaben, etc.), Aufgabenbeschreibungen, Kalendernotizen und weiteren Texteingaben. Einmal angelegt, fügen Sie standardisierte Texte mit nur einem Klick in Ihre Datenfelder (Textfelder) ein.

1. Neuen Textbaustein anlegen

Wenn Sie einen neuen Standardtext für ein bestimmtes Feld anlegen möchten, gehen Sie wie folgt vor:

• Öffnen Sie das Textbaustein-Icon  direkt am gewünschten Feld.
• Klicken Sie ganz unten im Popup-Fenster auf den Button Textbausteine anlegen.
• Ein neues Eingabefenster öffnet sich:
  • Kategorie 1: Ist automatisch auf das aktuelle Feld (z. B. Beschreibung) voreingestellt.
  • Kategorie 2: Geben Sie hier den Namen/Titel des Textbausteins ein (z. B. Beschreibung Herrenhaus).
  • Info: Tragen Sie in dieses große Freitextfeld den eigentlichen Standardtext ein.
  • Klicken Sie auf den Button Sichern.

Der Textbaustein ist nun gespeichert und für dieses Feld verfügbar.

2. Textbaustein im Datenfeld übernehmen

Um einen bereits existierenden Textbaustein in ein Immobilienfeld einzufügen:

• Klicken Sie beim gewünschten Feld auf das Textbaustein-Icon.
• Suchen Sie den passenden Baustein aus der Liste heraus.
• Klicken Sie direkt unter dem Text des Bausteins auf den Link Übernehmen.
  • Hinweis: Der Text wird automatisch in das geöffnete Freitextfeld der Immobilie übertragen oder ergänzt. Mehrfaches Einfügen von Texten ist möglich.

3. Textbausteine bearbeiten oder löschen

Sie können die hinterlegten Vorlagen jederzeit korrigieren oder veraltete Texte entfernen.

• Öffnen Sie das Textbaustein-Icon am Feld.
• Neben dem jeweiligen Textbaustein finden Sie zwei Funktions-Icons:
  • Bearbeiten (Stift-Icon): Öffnet die Eingabemaske des Bausteins. Ändern Sie den Titel in Kategorie 2 oder passen Sie den Text im Feld Info an. Klicken Sie anschließend auf Sichern.
  • Löschen (Mülleimer-Icon): Entfernt den Textbaustein unwiderruflich aus dem System.

4. Globale Verwaltung über den Reiter „Alle Bausteine“

Möchten Sie Textbausteine für verschiedene Felder bearbeiten, ohne das Fenster ständig schließen zu müssen, nutzen Sie die Gesamtübersicht.

• Klicken Sie in einem beliebigen Textbaustein-Fenster oben auf den Reiter Alle Bausteine.
• Sie sehen nun eine Baumstruktur aller im System verfügbaren Textbaustein-Kategorien (z. B. Ausstattung Beschreibung, Lage, Sonstige Angaben).
• Klicken Sie auf den Pfeil vor einer Kategorie, um die darin enthaltenen Textbausteine auszuklappen.
• Nutzen Sie auch hier das Stift-Icon zum Bearbeiten oder das Mülleimer-Icon zum Löschen des jeweiligen Bausteins.