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Esportazione CSV automatica
Informazioni generali
Con l’esportazione CSV automatica è possibile esportare record di dati relativi a contatti, immobili, attività e voci della cronologia delle attività, compiti, progetti e appuntamenti su un server FTP. La configurazione si trova in . Se un’esportazione fallisce, l’esportazione automatica per la configurazione corrispondente viene disattivata e il referente tecnico viene informato via e-mail.
Nota bene: verrano esportati tutti i record di dati (ad esempio i contatti contrassegnati come privati).
Esportazione
Le esportazioni automatiche vengono eseguite per le fasce orarie selezionate intorno alle 3:00 del mattino. Il sistema segue un ritmo fisso: Mentre le esportazioni giornaliere avvengono ogni notte, i cicli settimanali si svolgono sempre nella notte tra domenica e lunedì, mentre le esportazioni mensili avvengono sempre al cambio del mese. Fanno eccezione gli appuntamenti, che vengono sempre elaborati quotidianamente.
Al primo ciclo di esportazione vengono inizialmente acquisiti tutti i record di dati; a ogni ciclo successivo si applica l’impostazione “esporta solo file nuovi e modificati”. Per verificare preventivamente la configurazione, è possibile eseguire un’esportazione di prova per il rispettivo profilo, con la quale verranno esportati i primi dieci record di ogni configurazione attiva.
In caso di errore nell’esportazione, viene inviata automaticamente una notifica al referente tecnico i cui dati sono salvati nei dati anagrafici (in Extra > Impostazioni > Impostazioni di base). Questa e-mail contiene informazioni specifiche sul profilo, sul modulo e sul passaggio esatto in cui si è verificato l’errore. Per motivi di sicurezza, l’esportazione automatica della configurazione interessata viene disattivata dopo un errore. Dopo la risoluzione dell’errore, deve essere riattivata e salvata manualmente.
Profili di esportazione
Per trasmettere i dati in modo flessibile a diversi server FTP di destinazione o per coprire diverse aree di dati, è possibile creare più profili di esportazione. In totale sono disponibili cinque profili, indipendentemente dalla versione enterprise utilizzata. Un nuovo profilo può essere creato facilmente tramite il simbolo più ; non appena questa quota viene esaurita, il simbolo viene automaticamente nascosto. Per un trasferimento sicuro dei dati, si consiglia espressamente di utilizzare una connessione SFTP crittografata. Dopo aver inserito i relativi dati di accesso, è possibile verificare la connessione al server direttamente tramite l’icona di test accanto al campo di inserimento. Per salvare definitivamente la configurazione, ricordati di salvare il profilo tramite l’icona del dischetto .
Configurazione del contenuto dell’esportazione
All’interno dei singoli profili di esportazione, è possibile configurare individualmente le varie aree funzionali, come i contatti, gli immobili, la cronologia o le attività, nonché i compiti, i progetti e gli appuntamenti. Per farlo, seleziona innanzitutto il profilo desiderato dal menu a discesa (1).
Nelle rispettive sezioni, decidi se l’area debba essere esportata apponendo la spunta su “Attivo” (2). Non appena una sezione viene attivata, il sistema controlla automaticamente che le informazioni inserite siano complete. Puoi visualizzare le impostazioni dettagliate semplicemente aprendo l’icona della freccia a destra (3) nella barra del titolo della rispettiva sezione.
La configurazione è strutturata in modo uniforme per tutti i moduli. Prendendo come esempio l’esportazione dei contatti, risulta chiaro che il profilo di esportazione (4) e l’intervallo sono considerati dati obbligatori. Se al momento dell’attivazione o del salvataggio dovessero mancare informazioni necessarie, queste verranno automaticamente evidenziate in rosso per una migliore panoramica.
Tramite un filtro contatti è possibile limitare i contatti da esportare.
Tramite il profilo di esportazione è possibile stabilire quali campi dei contatti debbano essere esportati. Sono disponibili tutti i profili di esportazione derivanti dall’esportazione dei dati.
Qui si stabilisce la frequenza con cui deve avvenire l’esportazione. Le opzioni sono
- giornaliero: l’esportazione viene eseguita ogni notte
- settimanale: l’esportazione viene eseguita nella notte tra domenica e lunedì
- mensile: l’esportazione viene eseguita nella notte del primo giorno del mese
(Nota: in alcune sezioni, al posto dell’intervallo viene indicato il periodo di tempo.)
I file ZIP esportati vengono salvati con il nome NomeModulo.zip. Se preferisci una denominazione personalizzata, puoi attivare un prefisso, in modo che i file vengano nominati secondo il modello PrefissoNomeModulo.zip.
Dopo l’attivazione, puoi definire un testo della lunghezza massima di 20 caratteri. Per il prefisso sono ammessi lettere, numeri, trattini bassi e trattini. Nota bene: la funzione è attiva solo se il campo è effettivamente compilato; un prefisso vuoto viene considerato dal sistema come disattivato.
Tramite l’impostazione “Descrizioni del campo” stabilisci come devono essere nominate le colonne nel file di esportazione. Puoi scegliere se il sistema debba utilizzare i nomi dei campi del database interni o se invece utilizzare le etichette/contenuti più leggibili per l’utente come intestazioni delle colonne.
Per i dati di contatto, come indirizzi e-mail o numeri di telefono, possono spesso essere presenti più voci contemporaneamente. Per impostazione predefinita, queste vengono raggruppate e salvate in un unico campo del file CSV, separate da virgole.
Tramite questa casella di controllo, puoi stabilire che vengano invece create colonne separate per questi dati..
Il nome del file ZIP contiene normalmente la data oltre al nome del modulo. Attivando questa opzione, il nome del file di una nuova esportazione non cambia.
Attenzione: Questa opzione sovrascrive sempre un file esistente.
Con questa opzione, dopo la prima esportazione vengono esportati solo i dati nuovi e modificati.
Questa opzione è sempre attiva per l’esportazione “giornaliera”.
A seconda dell’area, possono essere configurate più o meno opzioni.
Log di esportazione / Cronologia
Per il controllo, sul bordo destro o nella parte inferiore dell’interfaccia trovi una panoramica delle ultime esportazioni. Qui vengono registrate tutte le attività degli ultimi 90 giorni con dettagli su modulo, data, destinazione e nome del file.
Lo stato di un’esportazione può essere visualizzato a colpo d’occhio: Un cerchio verde indica un’esportazione riuscita, mentre un triangolo rosso di avvertimento indica un errore. Per un’analisi più approfondita, è possibile richiamare informazioni dettagliate utilizzando il simbolo della lente di ingrandimento . Lì troverai, oltre alle impostazioni FTP e al rapporto esatto dei risultati, anche il numero esatto di record esportati.