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Esportazione CSV automatica
Si prega di notare che questo modulo è un’opzione aggiuntiva a pagamento e potrebbe non essere incluso nella versione di onOffice che hai prenotato. Contatta il tuo referente commerciale.
Informazioni generali
Grazie all’esportazione automatica in formato CSV, è possibile esportare i dati di – contatti/ attività / immobili / cronologia/ compiti / progetti / appuntamenti – su un server FTP.
La configurazione si trova in .
Se un’esportazione non riesce, l’esportazione automatica viene disattivata per la configurazione corrispondente e viene inviata un email.
Si noti che vengono esportati tutti i dati, compresi i contatti che sono stati impostati come privati, ad esempio.
Esportazione
Le esportazioni vengono eseguite per le fasce orarie selezionate il giorno corrispondente alle ore 03:00 circa.
Su base giornaliera, viene eseguito ogni notte, su base settimanale sempre nella notte tra domenica e lunedì e su base mensile sempre nella notte tra l’ultimo e il primo successivo.
Fanno eccezione gli appuntamenti, che vengono eseguiti ogni giorno.
Durante la prima esportazione, tutti i dati vengono registrati, quindi in base all’impostazione “esporta solo i file nuovi e modificati”.
È possibile eseguire un’esportazione di prova per il profilo selezionato e la sua configurazione.
Vengono creati ed esportati i primi 10 dati per ogni configurazione attiva.
Se l’esportazione non riesce, viene inviata un email al referente tecnico dalle impostazioni di base).
Contiene i dettagli del profilo e del modulo e il motivo/fase in cui l’esportazione non è riuscita.
L’esportazione automatica è disattivata per la configurazione corrispondente e deve essere riattivata e salvata manualmente.
Esportazione di profili
È possibile creare diversi profili per l’esportazione, che possono essere diversi server FTP di destinazione o diversi dati e aree.
Il numero di profili possibili è limitato (attualmente enterprise 1 profilo, enterprise_plus 3 profili, enterprise_pro 5 profili). È possibile creare un nuovo profilo utilizzando il simbolo più. Se tutti i profili sono utilizzati, il simbolo più non è più visibile.
Si consiglia di utilizzare una connessione sicura tramite SFTP.
Una volta inseriti i dati di connessione, è possibile verificarli con il simbolo accanto al campo di immissione del server FTP.
Ricordarsi di salvare il profilo utilizzando il simbolo di salvataggio
.
Configurare il contenuto dell’esportazione
È possibile configurare e attivare le singole aree – contatti/ attività/ immobili/ cronologia/ compiti/ progetti/ appuntamenti- nelle caselle di ciascun profilo di esportazione.
Selezionare il profilo desiderato dal menu a tendina.
Per ogni casella è possibile specificare se l’esportazione deve avvenire o meno, selezionando la casella “Attivo”. Le informazioni contenute nella casella sono spuntate quando è attivata l’esportazione.
All’interno del riquadro è possibile configurare l’esportazione dei dati per il modulo corrispondente. Il contenuto è sempre strutturato in modo simile; qui spieghiamo la configurazione utilizzando come esempio l’esportazione dei contatti.
Il profilo di esportazione e l’intervallo (o periodo) sono obbligatori per l’esportazione dei contatti. Questi vengono controllati quando si attivano o si salvano le configurazioni attivate – le informazioni mancanti sono evidenziate in rosso.
Se si apre il riquadro utilizzando la freccia a destra nella barra del titolo, appaiono le singole impostazioni.
È possibile utilizzare un filtro contatti per limitare i contatti da esportare.
È possibile utilizzare il profilo di esportazione per specificare quali campi del contatto vengono esportati. Tutti i profili di esportazione dei datisono disponibili per la selezione.
Qui si specifica la frequenza con cui deve avvenire l’esportazione. Possibilità
- quotidianamente; l’esportazione viene effettuata ogni notte
- settimanale; l’esportazione viene effettuata il lunedì sera
- mensilmente; l’esportazione viene effettuata di notte, il primo del mese
(Nota: per alcune caselle, il periodo di tempo viene specificato al posto dell’intervallo)
Il file zip esportato ha sempre il modello Modulname.zip. È possibile modificarlo in PrefixModulname.zip tramite il prefisso.
Una volta attivato il prefisso, è possibile inserire il testo.
Come prefisso sono ammessi al massimo 20 caratteri. Sono costituiti da lettere (senza umlaut), numeri, underscore e trattini.
Un prefisso vuoto viene considerato come non attivato.
Alla voce “Nomi dei campi” è possibile impostare se i nomi delle colonne nel file di esportazione devono essere i nomi dei campi del database o i contenuti/le etichette dei campi.
Possono essere presenti più voci per l’e-mail e il telefono, ecc. Questi vengono salvati separati da una virgola in un campo all’interno del file CSV.
È possibile utilizzare la casella di controllo per specificare che vengono create più colonne per l’email e così via e che viene inserita una sola voce per ogni campo.
Il nome del file zip contiene normalmente la data oltre al nome del modulo.
Attenzione: Con questa opzione, un file esistente viene sempre sovrascritto.
Con questa opzione, dopo la prima esportazione vengono esportati solo i contatti nuovi e modificati.
Questa opzione è sempre attiva per l’esportazione “giornaliera”.
A seconda dell’area, è possibile configurare delle opzioni.
Cronologia esportazione/storia
L’elenco delle ultime esportazioni e il risultato sono visualizzati sul lato destro o in basso.
Le esportazioni degli ultimi 90 giorni sono elencate con le informazioni “modulo”, “data”, “destinazione” e “nome file”. Il cerchio verde o il triangolo rosso di avvertimento indicano se l’esportazione è riuscita o meno.
Utilizzare il simbolo della lente di ingrandimento per ottenere informazioni più dettagliate sulle impostazioni FTP, sul risultato e sul numero di dati esportati per l’esportazione selezionata.