Gruppi

L’uso dei gruppi richiede una solida comprensione delle impostazioni relativamente complesse. Gli errori commessi in questo contesto possono modificare l’intera impostazione del software.

Se vuoi usare i gruppi in onOffice enterprise, ti consigliamo vivamente di parlarne prima con il nostro team di supporto.

Uso dei gruppi

È possibile utilizzare i gruppi per mappare le strutture organizzative o la distribuzione geografica degli uffici. A tal fine, si creano gruppi di uffici e gruppi regionali. Per compiti speciali, è possibile creare gruppi aggiuntivi non vincolati alla struttura gerarchica di regione e ufficio.

Gruppi – Impostazioni

Esiste un ordine fisso in cui vengono lette le impostazioni dei membri dei gruppi.

Se un utente fa parte di un gruppo, le impostazioni/valori, come i portali condivisi o l’imprint, vengono presi dal gruppo dell’ufficio. Se non ti sono valori memorizzati, vengono utilizzati i dati del gruppo di regioni sovraordinate e, in alternativa, quelli delle impostazioni di base.

Per determinare facilmente quali impostazioni si applicano a un utente, questo può essere membro di un solo gruppo di uffici. Solo i gruppi e non gli utenti possono essere aggiunti a un gruppo regionale.

Alcuni utenti sono definiti come capigruppo nei gruppi. Possono quindi, ad esempio, visualizzare e modificare le impostazioni del proprio gruppo di lavoro, approvare le ferie dei membri del gruppo, ecc.

Gruppi – Assegnazione dei diritti

Oltre alle impostazioni individuali per i gruppi di uffici, c’è un’altra grande area che viene influenzata dai gruppi di uffici e regioni: i diritti sui record di dati.

È possibile utilizzare i diritti utente per assegnare a un ufficio o a un’intera regione i diritti di lettura degli immobili, ad esempio.

Esempio: Se il gestore degli immobili è un membro del gruppo di uffici Gruppo1 e i membri del gruppo di uffici hanno la voce “Gruppo di uffici” come autorizzazione di lettura per gli immobili, tutti gli utenti di questo ufficio possono vedere l’immobile.

Se il Gruppo1 e il Gruppo2 appartengono al gruppo Regione1, anche i membri del Gruppo2 possono accedere all’immobile del Gruppo1 con il diritto utente “Gruppo Regione”.

Questi diritti sono regolati dal referente di un immobile o di un contatto. Per i compiti, i progetti, i processi e così via, si tratta dell’incaricato/responsabile.

Gruppi – altro

Se sono necessari altri gruppi per determinare funzioni o per un’ulteriore strutturazione, è possibile creare gruppi “senza tipo”. In questi gruppi non è possibile memorizzare impostazioni e valori. I gruppi “senza tipo” possono anche NON essere selezionati quando si assegnano diritti a un record di dati.

In questo modo si evita un conflitto con i dati dei gruppi di uffici. Un utente può quindi far parte di un numero qualsiasi di gruppi senza un tipo.

Questi gruppi possono essere selezionati come tutti gli altri, ad esempio per la responsabilità di compiti o appuntamenti .