Aufgabe anlegen/editieren

Aufgabe anlegen

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, eine neue Aufgabe anzulegen:

Über das Plus-Symbol in der Aufgabenverwaltung.
Über einen bereits vorhandenen Adressdatensatz. Öffnen Sie dazu einen Adressdatensatz und wählen in der Aktionenleiste Anlegen → Aufgabe.
Über einen bereits vorhandenen Immobiliendatensatz. Öffnen Sie dazu einen Immobiliendatensatz und wählen in der Aktionenleiste Anlegen → Aufgabe.
Über eine geöffnete E-Mail. Öffnen Sie dazu eine E-Mail und wählen in der Aktionenleiste Anlegen → Aufgabe.

Ein detailliertes Video zu diesem Thema finden Sie hier.

Aufgabe definieren

Um Ihre Aufgabe zu definieren, können Sie verschiedene Kriterien bestimmen – vom Verantwortlichen über die Priorität bis hin zur zeitlichen Festlegung. Wenn Sie in einer Aufgabe eine Deadline setzen, wird diese 3 Tage vor dem Ende der Deadline in der Aufgabenliste rot markiert.

Um persönliche Aufgaben zu erstellen, klicken Sie in der Aufgabe auf die Checkbox „Privat“. Diese Aufgabe ist nur noch für Sie einsehbar.
Mit dem Rechtesystem können für Aufgaben Zugriffsrechte pro Benutzer vergeben werden.

Verantwortung und Bearbeiter

Verantwortung und Bearbeiter beschreiben eigentlich schon sehr gut die Funktion der Felder. Aber es gibt noch ein paar zusätzliche Funktionen. So arbeiten die beiden Felder im Zusammenhang mit dem Gruppen-Modul wunderbar zusammen. So kann in der Verantwortung die Gruppe hinterlegt werden und als Bearbeiter stehen nur die Benutzer dieser Gruppe zur Verfügung.

Mitteilungen in Aufgaben

Wenn Sie eine Aufgabe angelegt haben, dann können Sie Mitteilungen an den Verantwortlichen oder an den Bearbeiter senden. Nutzen Sie dazu in der Aktionenleiste die Einträge im Punkt „Mitteilung“.

Hinweise beim Aufgaben zuordnen

Wenn die Aufgabe einem Bearbeiter oder einem Verantwortlichen zugewiesen wird, der innerhalb der nächsten 3 Tage einen Ganztagstermin der Art Krank, Urlaub, Mutterschutz oder erkranktes Kind hat, bekommen Sie zur Information einen Hinweis und können die Zuordnung lösen oder fortfahren. Sie können die Anzeige des Hinweises in Zukunft unterdrücken. Die Einstellungen für die Benutzerhinweise können Sie in den Benutzereinstellungen zurücksetzen.

Details

In den Detailfeldern bestimmen Sie den aktuellen Status der Aufgabe. Es kann auch eine Erinnerung gesetzt werde. Diese taucht dann zum angegebenen Datum und Uhrzeit bei dem Nutzer auf, der sie eingestellt hat, so können von mehreren Nutzern Erinnerungen für eine Aufgabe zu unterschiedlichen Zeitpunkten eingestellt werden.

Betreff und Aufgabenbeschreibung

In dem Feld Betreff geben Sie einen Kurztitel der Aufgabe an, der in der Aufgabenverwaltung angezeigt wird.

Im Feld Aufgabenbeschreibung definieren Sie, was mit dieser Aufgabe umgesetzt werden soll. Wenn es sich um eine Standardaufgabe handelt, können Sie über das Icon Textbausteine rechts neben der Aufgabenbeschreibung nutzen. Alle Änderungen, die Sie oder ein anderer Nutzer am Betreff oder der Aufgabenbeschreibung vornehmen, werden im Reiter „Verlauf“ des Kommentarfeldes detailliert abgespeichert.

Über Aufgabe übersetzen rechts über dem Betreff werden Betreff und Aufgabenbeschreibung in die Sprache des Benutzers übersetzt. Ein Verändern von Betreff und Aufgabenbeschreibung ist dann nicht möglich. Über Originaltext anzeigen gelangen Sie wieder an die ursprüngliche Ansicht.

Kommentar

In der Eingabezeile können Kommentare, Fragen, Anmerkungen und Details zum Fortgang der Aufgabenbearbeitung eintragen werden, die mit „Enter“ im Dialogfenster gespeichert werden. Kommentare können nicht nachträglich geändert werden.
Neben den Kommentaren gibt es Systemeinträge, die automatisch erstellt werden und die Änderungen des Status oder den Wechsel der Bearbeiter dokumentieren.

Zur einfacheren Lesbarkeit kann man auch nur die Kommentare betrachten. Dazu ist der Bereich der Kommentare in zwei Tabs unterteilt.

Verlauf
Hier werden alle in der Aufgabe relevanten Änderungen angezeigt. Dies können Benutzerwechsel, Änderungen des Status oder Kommentare sein.
Kommentare
Hier wird für die bessere Lesbarkeit die reine Liste der Kommentare ohne Systemmeldungen angezeigt.

Verknüpfungen

Mit einer Aufgabe können eine Immobilie und mehrere Adressen verknüpft werden. Über die Projektbox kann die Aufgabe mit einem Projekt verknüpft werden und taucht somit in der Aufgabenliste des Projektes auf.
Über alle Verknüpfungen kann der jeweilige Datensatz geöffnet werden. Adressen können Sie direkt aus der Aufgabe per Mail oder Telefon kontaktiert werden.
Datensätze, für die kein Leserecht besteht, werden ausgeixt dargestellt.

Dateien

Über die Box Dateien können Dateien in einer Aufgabe gespeichert werden. Ist ein Projekt verknüpft, werden zusätzlich zu den Dateien der Aufgabe die Dateien des Projektes in der Aufgabe über die Box „Projekt-Dateien“ aufgelistet. Es können mehrere Dateien gleichzeitig hochgeladen werden. Dateien können per Drag’n’Drop in der Dateienbox hochgeladen werden.

Folgeaufgaben erstellen

Folgeaufgaben verwandeln Ihre Arbeit mit Aufgaben von einer bloßen „To-Do-Liste“ in ein aktives Steuerungswerkzeug. Es ermöglicht Ihnen eine lückenlose Prozesskette zu führen anstatt einzelne verstreute Arbeitsschritte. Außerdem kann Sie das System zum richtigen Zeitpunkt an den nächsten Schritt erinnern, wodurch keine Aufgabe vergessen wird. Eine große Aufgabe in viele kleine Teilschritte aufzuteilen, führt zu einer höheren Transparenz, da man genau weiß, welche Schritte zu einem Prozess gehören.

Über „Weitere Aktionen“ können sie Folgeaufgaben erstellen. Zwischen den Aufgaben wechseln können sie über den Aufgabenverlauf in den Details der Aufgabe. Durch klick gelangen sie in die jeweilige Aufgabe. Erledigte Aufgaben werden ausgegraut angezeigt.

Blättern in Aufgaben

Über die inneren Pfeile gelangen Sie zur nächsten bzw. vorherigen Aufgabe und über die äußeren Pfeile kommen Sie zur ersten bzw. letzten Aufgabe in der Liste.

Aufgaben