Crear/editar una tarea

Crear tarea

Hay varias maneras de crear una nueva tarea:

A través del símbolo más en la gestión de tareas.
A través de un contacto ya existente. Para ello, abre un contacto y selecciona Crear >> Tarea en la barra de acciones.
A través de un inmueble existente. Para ello, abre un inmueble y seleccione Crear >> Tarea en la barra de acciones.
A través de un correo electrónico abierto. Para ello, abre un correo electrónico y selecciona Crear >> Tarea en la barra de acciones.

Puedes encontrar un video detallado sobre este tema aquí.

Definir la tarea

Para definir tu tarea, puedes determinar una gran variedad de criterios, desde la persona responsable hasta la prioridad y el plazo. Si estableces una fecha límite en una tarea, ésta se marcará en rojo en la lista de tareas 3 días antes de la fecha establecida.

Para establecer tareas como personales, haz clic en la casilla «Privada» de la tarea. Esta tarea será visible solo para ti.
Con el sistema de derechos, también se pueden asignar derechos de acceso para las tareas por usuario.

Responsabilidad y encargado

En realidad, la responsabilidad y el encargado ya describen muy bien la función de los campos. Pero hay algunas funciones adicionales. De este modo, los dos campos funcionan maravillosamente juntos en conexión con el módulo de grupos. De esta manera, el grupo puede ser asignado como responsable de la tarea y solo los usuarios de este grupo están disponibles como encargados.

Notificaciones en las tareas

Si has creado una tarea, puedes enviar mensajes a la persona responsable o al encargado, si se ha seleccionado uno. Para ello, utiliza las entradas en el punto «Aviso» de la barra de acciones.

Consejos para la asignación de tareas

Si asignas la tarea a un responsable o encargado que tenga programado, dentro de los próximos 3 días, un evento de día completo de tipo «Enfermedad», «Vacaciones», «Licencia de maternidad» o «Hijo enfermo», recibirás un aviso informativo y podrás cancelar la asignación o continuar. Puedes desactivar la visualización de este aviso en el futuro. Puedes restablecer la configuración de avisos al usuario en los ajustes de usuario.

Detalles

En los campos de detalle se determina el estado actual de la tarea. También se puede establecer un recordatorio. Esto aparecerá entonces en la fecha y hora especificadas para el usuario que lo estableció, por lo que varios usuarios pueden establecer recordatorios para una tarea en diferentes momentos.

Asunto y descripción de la tarea

En el campo Asunto introduces un título breve de la tarea, que se mostrará en la gestión de tareas.

En el campo Descripción de la tarea debes definir qué se pretende llevar a cabo con esta tarea. Si se trata de una tarea estándar, también puedes utilizar los bloques de texto mediante el icono situado a la derecha de la descripción de la tarea. Todos los cambios que tú u otro usuario realicen en el asunto o en la descripción de la tarea se guardarán detalladamente en la pestaña «Historial» del campo de comentarios.

Mediante Traducir tareasituado encima del asunto a la derecha, el asunto y la descripción de la tarea se traducen al idioma del usuario. En ese momento no es posible modificar el asunto ni la descripción de la tarea. Con «Mostrar texto original» puedes volver a la vista original.

Comentario

En el campo de entrada puedes introducir comentarios, preguntas, observaciones y detalles sobre el progreso de la tarea, que se guardarán en la ventana de diálogo al pulsar «Enter». Los comentarios no se pueden modificar posteriormente.
Además de los comentarios, también hay registros del sistema que se crean automáticamente y documentan los cambios de estado o los cambios de responsable de la tarea.

Para facilitar la lectura, también puedes mostrar únicamente los comentarios. Para ello, la sección de comentarios está dividida en dos pestañas.

Historial
Aquí se muestran todos los cambios relevantes de la tarea. Pueden ser cambios de usuario, modificaciones del estado o comentarios.
Comentarios
Aquí se muestra la lista de comentarios sin mensajes del sistema para una mejor legibilidad.

Vínculos

Con una tarea se pueden vincular una propiedad y varios contactos. A través del cuadro de proyecto, la tarea puede estar vinculada a un proyecto y aparecerá en la lista de tareas del proyecto.
A través de todos los vínculos, se puede abrir el registro de datos respectivo.
Los contactos también pueden contactarse directamente desde la tarea por correo electrónico o teléfono. Los registros de datos para los que no existe autorización de lectura aparecen en blanco.

Archivos

Los archivos pueden guardarse en una tarea a través de la casilla Archivos. Si un proyecto está vinculado, además de los archivos de la tarea, los archivos del proyecto aparecen en la tarea a través de la casilla «Archivos del proyecto». Se pueden cargar varios archivos al mismo tiempo. Los archivos pueden cargarse en el buzón de archivos arrastrándolos y soltándolos.

Crear tareas consecutivas

Las tareas consecutivas convierten el trabajo con tareas de una simple «lista de tareas pendientes» en una herramienta activa de gestión. Esto permite llevar a cabo una cadena de procesos completa y sin interrupciones, en lugar de tener pasos de trabajo individuales y dispersos. Además, el sistema puede recordar en el momento adecuado el siguiente paso, evitando que se olvide ninguna tarea. Dividir una tarea grande en muchos pasos pequeños también aporta una mayor transparencia, ya que permite saber exactamente qué pasos forman parte de un proceso.

A través de «Otras acciones» puedes crear tareas consecutivas. Puedes cambiar de una tarea a otra mediante el historial de tareas, en los detalles de la tarea. Al hacer clic, accederás a la tarea correspondiente. Las tareas completadas se muestran en gris.

Desplazarse por las tareas

Mediante las flechas interiores puedes acceder a la tarea siguiente o anterior, mientras que con las flechas exteriores puedes ir a la primera o a la última tarea de la lista.

Tareas