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Kundenkommunikation

Serienmail

Mit der onOffice enterprise edition erstellen Sie leicht Serienmails, um eine E-Mail an mehrere Ihrer Interessenten oder ausgewählte Kunden zu versenden, Newsletter zu versenden oder z.B. Neujahrswünsche. Bei einer Serienmail wird an jeden Empfänger eine einzelne E-Mail verschickt. Damit ist in jeder E-Mail auch die passende individuelle Briefanrede enthalten.

Eine Serienmail wird im normalen „E-Maildialog“ erstellt, der Serienmailmodus wird über den Button „Serienmail“ oben rechts aktiviert. Damit sind die Funktionen für Vorlagen, Entwürfe, Immobilienverknüpfungen oder Anhänge gleich und werden hier nicht beschrieben. Die Tabs „getrennte Empfänger“ und Optionen sind inaktiv. Details finden Sie bei „E-Mails schreiben“.

Bei Serienmails werden in den Adressen Aktivitäteneinträge hinterlegt. In den Immobiliendatensätzen ebenfalls, das kann aber beeinflusst werden.

In den Tutorials finden Sie ein Beispiel für eine Serienmail.

Verschicken Sie auf dem Reiter „Interessenten“ in einer Immobilie über „Kontakt“ >> „Eigentümer kontaktieren“ eine E-Mail mit verknüpften Interessenten an den Eigentümer, sind Serienmails nicht möglich, und der Button „Serienmail“ deaktiviert.

Serienmail verfassen

Inhalt

Erstellen Sie den Text für eine Serienmail erst einmal wie eine ganz normale E-Mail – den Serienmailmodus brauchen Sie erst beim Versand.

Als normale E-Mail können Sie in Ruhe den Text erstellen, prüfen und dann als Entwurf ablegen.

Empfänger

Serienmails gehen an eine große Zahl von Empfängern, die Auswahl der richtigen Empfänger ist der Hauptunterschied zum gewohnten E-Mail schreiben.

Sie können die Empfänger als Arbeitsliste oder als Filter angeben. Im Tutorial Serienmails finden Sie ein Beispiel für den Unterschied über Arbeitsliste / Filter.

Ganz allgemein, wenn es zwei oder drei Merkmale gibt um Adressen als Empfänger auszuwählen, dann eignet sich ein Filter.
Wenn es viele „Ausnahmen“ zur der gefilterten Adressliste gibt oder keine überschaubare Kombination von Merkmalen gibt, dann sollten Sie eine Arbeitsliste anlegen. Diese kann auf einem Filter basieren und wird danach manuell erweitert oder reduziert.

Versand – Serienmailmodus aktivieren

Erst wenn Inhalt und Empfänger der Serienmail festgelegt sind, sollten Sie den Serienmailmodus aktivieren.

Den Serienmailmodus aktivieren Sie im E-Maildialog rechts oben über den Button „Serienmail“.

Im Serienmailmodus wird das „An“-Feld durch die Kategorie „Serienmail“ ersetzt:

  • Adressauswahl: Über Filter / Arbeitslisten können sie die Empfänger auswählen – siehe Auswahl der Adressen.
    Die Empfänger werden über die neu hinzugekommenen Auswahlen „Filter“ oder „Arbeitsliste“ gewählt. Im Tutorial für Serienmails werden die Unterschiede der Empfängerauswahl über Filter und Adressen besprochen.
    Die Anzahl der Adressdatensätze aus der Auswahl wird unten im E-Maildialog neben dem Adressensymbol angezeigt. Es wird die Zahl der Adressdatensätze gezeigt, ohne Prüfung der eingetragenen E-Mailadressen. Die Anzahl der verschickten E-Mails kann also geringer sein.
  • Newsletterversand, diese Option ist standardmäßig aktiv. Somit werden nur Adressen angeschrieben, die explizit einen Newsletter bestellt haben – also in den Grunddaten des Adressdatensatzes im Feld „Newsletter“ ein „Ja“ stehen haben.
    Wenn Sie die Option deaktivieren, wird bei der Anzahl der verknüpften Adressen unten im E-Mail Dialog über der Anzahl der Empfänger ein Warnsymbol angezeigt. Die Option ist nur verfügbar, wenn das Feld „Newsletter“ auch in den Adressdatensätzen aktiviert wurde (Administration).
  • Keine Maklerbucheinträge erstellen, aktiv, wenn Immobilien verknüpft sind und die Option in den Grundeinstellungen aktiviert ist. Wird die Option aktiviert, wird in Adressen und Immobilien kein Aktivitäten- oder Maklerbuch-Eintrag über den Versand der Serienmail eingetragen.
  • Format Html, das Format der E-Mail wird für den Serienmailversand auf Html umgestellt. Sie können damit auch Vorlagen im „Nur Text“-Format versenden, diese werden dann in „Html verpackt“.
  • Versand nachverfolgen: Beim Versand einer Serienmail kann auch erfasst werden, wer die E-Mail geöffnet hat. Dafür gibt es das Zusatzmodul „Marketing-Box“. Dort finden Sie auch Details zur Funktion und Konfiguration.
    Bitte beachten Sie, dass die individuelle Auswertung nur mit Einwilligung der Empfänger erlaubt ist. Es ist erforderlich, dass Sie zuvor von jedem Adressaten die Einwilligung zur Speicherung des Leseverhaltens mittels “Tracking Pixel” eingeholt haben.

Nachdem die Variante des Serienmailversandes und die passsenden Empfänger ausgewählt sind, können Sie über das Feld „Vorlage“ den Entwurf des Serienmailinhaltes laden. Bitte prüfen Sie vor dem Versand den Absender (Feld „Identität“), die Signatur und prüfen über den Tab „Vorschau“ den Inhalt.

Der Versand geschieht in Blöcken von 50 E-Mails.