Email di massa

Si prega di notare che l’invio di Email massive, a differenza di altri provider, non presenta limitazioni su onOffice.

Tuttavia, le Email massive con più di 100 destinatari non possono essere inviate in modo programmato (differito).

Con onOffice enterprise edition è possibile creare facilmente Email massive per inviare un messaggio a più clienti potenziali o clienti selezionati, inviare newsletter o, ad esempio, auguri di Capodanno. In un’Email massiva viene inviata una singola Email a ciascun destinatario. In questo modo, ogni Email conterrà anche il saluto personalizzato appropriato.

L’Email di massa viene creata nella normale finestra di dialogo “Scrivi Email”, mentre la modalità Email di massa si attiva tramite il pulsante “Email di massa” in alto a destra. Di conseguenza, le funzioni per modelli, bozze, collegamenti a immobili o allegati rimangono identiche e non vengono descritte in questa sede. Le schede “Destinatari separati” e “Opzioni” sono disattivate. Per ulteriori dettagli, consulta la sezione “Scrivere Email”.

Nelle Email di massa vengono registrate le relative attività all’interno delle schede contatto. Anche nei record degli immobili, ma questa opzione può essere personalizzata.

Nei tutorial troverai un esempio di mailing di massa.

Se dalla scheda “Interessati” di un immobile si invia un’Email al proprietario tramite “Contatto” >> “Contatta proprietario” includendo gli interessati collegati, le Email di massa non sono consentite e il pulsante “Email di massa” risulta disattivato.

Scrivere un’Email di massa

Contenuto

Creare inizialmente il testo dell’Email di massa come una normalissima Email: la modalità Email di massa sarà necessaria solo al momento dell’invio.

Come normale Email è possibile redigere il testo in tutta calma, verificarlo e poi salvarlo come bozza.

Destinatario

Le Email di massa sono destinate a un numero elevato di riceventi; la selezione dei giusti destinatari rappresenta la differenza principale rispetto all’invio di una normale Email.

È possibile specificare i destinatari come lista di lavoro o come filtro . Nel tutorial Email di massa troverai un esempio che illustra la differenza tra “Lista di lavoro” e “Filtro”.

In linea generale, se ci sono due o tre criteri per selezionare i contatti come destinatari, l’uso di un filtro è la soluzione ideale.
Se sono presenti molte “eccezioni” rispetto all’elenco dei contatti filtrati o se non esiste una combinazione di criteri ben definita, è preferibile creare una lista di lavoro. Questa può basarsi su un filtro e viene successivamente ampliata o ridotta manualmente.

Se è incluso un contatto dotato di una” Selezione destinatari“, i contatti subordinati vengono letti di conseguenza e aggiunti automaticamente.

Invio – Attivare la modalità Email di massa

La modalità Email di massa va attivata solo dopo aver definito contenuto e destinatari dell’Email di massa.

La modalità Email di massa si attiva nella finestra di dialogo dell’Email in alto a destra tramite il pulsante “Email di massa”.

In modalità Email di massa, il campo “A” viene sostituito dalla categoria “Email di massa”:

Selezione contatti: È possibile selezionare i destinatari tramite i filtri o le liste di lavoro – vedi Selezione contatti.
I destinatari vengono selezionati tramite le nuove opzioni “Filtro” o “Lista di lavoro”. Nel tutorial dedicato alle Email di massa vengono illustrate le differenze tra la selezione dei destinatari tramite filtri e quella tramite contatti.
Il numero di record di contatti selezionati viene visualizzato nella parte inferiore della finestra di dialogo dell’Email, accanto all’icona dei contatti. Viene mostrato il numero di record di contatti senza la verifica degli indirizzi Email inseriti. Il numero di Email effettivamente inviate potrebbe quindi essere inferiore.
Invio della newsletter: questa opzione è attiva per impostazione predefinita. In questo modo vengono contattati solo i contatti che hanno esplicitamente richiesto la newsletter, ovvero quelli che nei dati di base del record di contatto presentano un “Sì” nel campo “Newsletter”.
Se si disattiva l’opzione, nella finestra di dialogo dell’Email, in corrispondenza del numero di destinatari, verrà visualizzato un simbolo di avviso. L’opzione è disponibile solo se il campo “Newsletter” è stato attivato anche nei record di contattoi (Amministrazione).
Non creare voci di cronologia: attiva se sono associati degli immobili e l’opzione è attivata nelle Impostazioni di base . Se l’opzione viene attivata, nelle sezioni “contatti” e “Immobili” non verrà inserita alcuna voce nel registro delle attività o nella cronologia relativa all’invio dell’Email di massa.
Formato HTML: il formato dell’Email verrà convertito in HTML per l’invio di Email di massa. In questo modo è possibile inviare anche modelli in formato “Solo testo”, che verranno poi “convertiti in HTML”.
Traccia invio: Quando si inviano Email di massa o normali messaggi di posta elettronica, è possibile anche verificare chi ha aperto l’Email. A tal fine è disponibile il modulo aggiuntivo «Marketing-Box». Lì troverai anche informazioni dettagliate sul funzionamento e sulla configurazione.

L’analisi individuale è consentita solo con il consenso del destinatario. È necessario aver ottenuto in precedenza il consenso di ciascun destinatario per tracciare la lettura utilizzando i “pixel di tracciamento”.

Dopo aver selezionato il tipo di invio di Email di massa e i destinatari corrispondenti, è possibile caricare la bozza del contenuto dell’Email di massa tramite il campo “Modello”. Prima dell’invio, si prega di verificare il mittente (campo “Identità”), la firma e di controllare il contenuto tramite la scheda “Anteprima”.

L’invio avviene in blocchi di 50 Email.

Per verificare se un’Email è stata inviata come Email di massa, è possibile consultare la relativa schermata di dettaglio di un’ attività Email cliccando sull’icona “Info-i” in basso a sinistra. Viene quindi impostata come caratteristica dell’azione “Email in serie”.

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