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Schritt für Schritt
Sie befinden sich hier: Home / Extras / Vorlagen / Vorlagenverwaltung / Vorlagen E-Mail
Vorlagen
Vorlagen E-Mail
Vorlagen anlegen
Das Anlegen erfolgt über das Plus Symbol 
, in einer Lightbox werden die nötigen Angaben erfasst.
Bitte tragen Sie einen Titel, Kategorie etc. entsprechend ein. Bitte geben Sie auch den Ordner an, in dem die Vorlage erstellt werden soll. Falls Sie ein Merkmal auswählen, wird dieses in den Aktivitäten- und Maklerbucheinträgen hinterlegt, die beim Versand einer E-Mail mit dieser Vorlage erzeugt werden. Sie können Merkmale individuell in der Administration für Ihre Bedürfnisse anlegen.
Über die Kategorie können Sie die Vorlage für spezielle Verwendungszwecke kennzeichnen. Mit der Kategorie Aktivitäteneintrag erscheint die Vorlage, wenn Sie den Dialog zur Erstellung der Eigentümerbenachrichtigung (Beispiel hier: ) etc. aufrufen.
Falls ein Hinweis eingetragen wird, wird dieser später bei der Auswahl der Vorlage beim Brief erstellen angezeigt.
Alle Einstellungen können auch nach dem Anlegen noch geändert werden.
Mit Klick auf “Anlegen” öffnet sich ein Popup. Im Tab Inhalt geben Sie den Text der E-Mail, sowie den Betreff ein.
Wählen Sie das Format “HTML” wenn Sie ein grafisch ansprechendes Layout erstellen wollen. Um Bilder und Links einzubinden, müssen Sie die erweiterte Menüzeile des CKEditors über den Button 
öffnen . Wie sie E-Mailvorlagen in HTML erstellen, wird im Detail in unseren Webinaren für E-Mail Vorlagen erklärt.
Im Text selber können Sie auch Makros nutzen. Wenn Sie den Text nicht hier schreiben sondern aus z.B. Word übertragen, denken Sie bitte daran, nicht alle Formatierungen aus Word können übertragen werde. Bitte kontrollieren in diesem Fall über den Tab “Vorschau” das Aussehen der E-Mailvorlage.
Im Tab “Vorschau” können Sie sich ein Bild machen, wie die fertige Mail aussieht. Bitte denken Sie daran, Makros können nicht aufgelöst werden.
Anhänge
Mit der Vorlagenverwaltung sind nicht nur Standardanhänge im “normalen” E-Mail Composer möglich, Sie können auch jeder Vorlage einen oder mehrere Anhänge zuweisen. Im Tab “Anhänge” können Sie die gewünschten Anhänge definieren. Zur Verfügung stehen Exposés, PDF-Brief, PDF-Formulare, Dokumentenmerkmale aus Immobilien, Online (Dateien der Vorlagenverwaltung) und eigene Dateien. Bei der Wahl von privaten Dateien sollten Sie beachten, dass die Vorlage, solange sie auf öffentlich gestellt ist, für alle Benutzer nutzbar und die Datei einsehbar ist.
Neue Vorlagen können auch über Duplizieren bestehender Vorlagen angelegt werden. Den entsprechenden Eintrag finden Sie in den Einstellungen der Quellvorlage.
Einstellungen & Löschen
Über den Schraubenschlüssel 
werden die Einstellungen der Vorlage geöffnet. Sie können den Namen, Beschreibung etc. ändern.
Den Eintrag zum Löschen der Vorlage finden Sie ebenfalls hier. Mehrere Vorlagen auf einmal können über die Listenansicht gelöscht werden (Checkbox und ).
Bearbeiten
Über das Stiftsymbol 
können Sie die E-Mail Vorlagen bearbeiten, es öffnet sich das Popup mit den Tabs Inhalt / Anhänge / Vorschau, wie beim Erstellen.
Vorlagen als Quellcode einfügen
Wenn Sie eine fertige Vorlage einfügen möchten, oder aus einer anderen den Inhalt übertragen möchten, dann liegt diese oft als sogenannter “Quellcode” vor. Der Text enthält nach dem Kopieren und Einfügen dann jede Menge “<” und “>” und technischen Kauderwelsch.
Bitte löschen Sie den Inhalt wieder und aktivieren im Vorlagen-Popup auch den “Quellcode-Modus”.
Wählen Sie dazu als Format “HTML” aus und öffnen dann im Inhaltsbereich mit einem Klick auf die erweiterte Ansicht des CKEditors. Mit dem Button “Quellcode” wechseln Sie in die Quellcode Ansicht.
Nun können Sie den Text aus der Musterdatei kopieren und im Editor einfügen.
Wechseln Sie danach wieder in die ‘normale Ansicht’, indem Sie erneut auf den Button “Quellcode” klicken. Nun sollten Sie die Vorlage in leserlicher Form sehen.
Über den Tab “Vorschau” bekommen Sie die fertige E-Mail zu sehen- OHNE Ersetzung der Makros, da weder Adressen noch Immobilien zugeordnet sind.
Bitte speichern Sie danach die Vorlage.
