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Sie befinden sich hier: Home / Extras / Einstellungen / Grundeinstellungen / Widerruf / Elektronischer Widerruf
Einstellungen
Elektronischer Widerruf
onOffice leistet keine Rechtsberatung. Wir können für den Gebrauch der Vorlagen, Mustertexte und Softwarefunktionen keine Gewähr auf Rechtssicherheit geben. Wir bitten Sie um Verständnis, dass wir als Unternehmen keine verbindliche Rechtsberatung erteilen dürfen. Aus dieser Anleitung können keine rechtsverbindlichen Ansprüche abgeleitet werden. Bei allen rechtlichen Fragen zur Ausgestaltung Ihrer Widerrufstexte und zur Umsetzung gesetzlicher Pflichten muss sich der Anwender zwingend an einen Fachanwalt richten.
BITTE TESTEN Sie die Einstellungen und alle Bereiche in dem sie den Widerruf selber einmal durchführen!
Voraussetzungen für die Nutzung
Außenprovision: Die elektronische Widerrufserklärung steht ausschließlich für Immobilienobjekte zur Verfügung, bei denen eine Außenprovision hinterlegt ist. Die Funktion verhält sich hier analog zur Checkbox „Herunterladen der Vertragserklärung vor dem Vertragsschluss erzwingen“.
Konfiguration
Die Funktion kann auf zwei verschiedenen Ebenen verwaltet werden: Zentral über die Grundeinstellungen oder individuell für Gruppen. Beachten Sie dabei die unterschiedliche Menüstruktur in den Einstellungen:
- Grundeinstellungen: Navigieren Sie zu Extras → Einstellungen → Grundeinstellungen. Öffnen Sie hier den Reiter Widerruf. Dieser ist in zwei Unterreiter aufgeteilt: Maklervertrag (AgreementLink) und Elektronische Widerrufserklärung. Wechseln Sie hier in den Unterreiter Elektronische Widerrufserklärung.
- Gruppeneinstellungen: Navigieren Sie zu Extras → Einstellungen → Gruppen und wählen Sie die gewünschte Gruppe aus. Im Gegensatz zu den Grundeinstellungen gibt es hier keine Unterreiter. Stattdessen sind die Themen in zwei separate Hauptreiter aufgeteilt: Maklervertrag (AgreementLink) und Widerruf. Öffnen Sie hier direkt den Reiter Widerruf.
So richten Sie die Funktion (nachdem Sie den entsprechenden Reiter wie oben beschrieben geöffnet haben) ein:
Aktivierung
Aktivieren Sie die Checkbox „Elektronische Widerrufsfunktion für Maklervertrag (Agreementlink) aktivieren“.
Sprachabhängige Einstellungen (Mehrsprachigkeit)
Konfigurieren Sie hier die Texte passend für verschiedene Sprachen (z. B. Deutsch, Englisch, Spanisch). Das System spielt dem Endverbraucher automatisch die Sprachvariante aus, die dem genutzten Agreementlink entspricht.
- Hinweistext & Button-Label: Definieren Sie das Textmuster für den Hinweistext, der Verbrauchern im Download-Bereich angezeigt wird, sowie die Beschriftung der Schaltfläche (Standard: „Vertrag widerrufen“).
- Seitentitel & Einleitungstext: Legen Sie fest, wie das eigentliche Online-Widerrufsformular benannt und eingeleitet wird.
- Bestätigungsvorlage: Verknüpfen Sie die gewünschte E-Mail-Vorlage, die nach einem erfolgten Widerruf automatisch an den Kunden versendet werden soll.
Als Basis für Ihre Anpassungen können Sie die E-Mail-Vorlage „Bestätigung -Widerrufserklärung“ aus dem Ordner „oO – Vorlagen in Unternehmensfarbe“ nutzen. Bei komplett eigenen Vorlagen denken Sie bitte daran, an dieser Stelle können nur E-Mail-Vorlagen der Kategorie „Widerruf“ verwendet werden.
Sprachunabhängige Optionen
Rechts neben den sprachabhängigen Texten finden Sie die allgemeinen Versand-Einstellungen für die Informations- und Bestätigungs-E-Mails. Diese gelten übergreifend für alle Sprachen:
- Bestätigung an Kunden senden: Über die Checkbox „Vorlage ‚Bestätigung Widerrufserklärung‘ an Kunden senden“ aktivieren Sie den automatischen E-Mail-Versand an den Endverbraucher. Ist diese Option aktiv, erhält der Kunde nach seinem Widerruf automatisch die von Ihnen verknüpfte E-Mail-Vorlage als Eingangsbestätigung.
- Absender-E-Mail-Adresse: Wählen Sie, ob für diese Bestätigungsmail an den Kunden die E-Mail-Adresse aus den globalen Grunddaten oder dynamisch die des ursprünglichen Absenders der Widerrufserklärung genutzt wird.
- Kopie an Benutzer (CC)
Wenn Sie hier einen Empfänger eintragen wird dieser in der E-Mail an den Kunden in CC gesetzt. - Bestätigung an Benutzer: Steuern Sie, wer intern automatisch über den Eingang informiert wird. WICHTIG, hier MUSS ein Empfänger eingetragen sein, damit Sie über den Widerruf informiert werden.
Permanent Link
Ganz unten auf der Einstellungsseite finden Sie den „Permanent Link zur elektronischen Widerrufserklärung“.
- Funktion: Dieser Link ruft das Online-Formular komplett ohne Bezug zu einem spezifischen Agreementlink als Blanko-Formular auf.
- Einsatzbereich: Sie können diesen Link nutzen, um den Widerrufs-Button permanent und gut sichtbar bspw. im Footer Ihrer eigenen Unternehmenswebseite einzubinden.
Vorschau
Ebenso wie bei den Einstellungen zum Maklervertrag (Agreementlink) können Sie über den Button unten links eine Vorschau Ihrer Einstellungen aufrufen. Dabei öffnet sich das Formular – ausgefüllt mit Musterdaten. Nach Eintragen des Datums „Vertrag abgeschlossen am“ können Sie Ihre individuellen Einstellungen der Landingpage kontrollieren.
Ablauf für den Verbraucher
Ein Verbraucher kann das Widerrufsformular auf zwei verschiedenen Wegen erreichen:
- Weg 1: Über den AgreementLink
Sobald ein Kunde einen Online-Maklervertrag über den AgreementLink abgeschlossen hat, sieht er im anschließenden Download-Bereich die eingerichtete Schaltfläche nebst Hinweistext. Ein Klick darauf leitet ihn direkt zum Widerrufsformular weiter. - Weg 2: Über den Permanent Link (z. B. auf Ihrer Webseite)
Klickt der Verbraucher auf den Link, den Sie unabhängig auf Ihrer Website platziert haben, öffnet sich das Widerrufsformular.
Formular ausfüllen und absenden
- Das standardisierte Online-Formular trägt die Überschrift „Widerrufserklärung“ (sofern in den Spracheinstellungen nicht anders konfiguriert) und fragt alle relevanten Daten ab. Hierzu gehören Pflichtfelder wie Name, Anschrift und E-Mail-Adresse. Im Footer des Formulars werden automatisch die Maklerdaten ausgegeben.
- Der Verbraucher schließt den Vorgang über die Schaltfläche „Widerruf bestätigen“ ab. Während der Verarbeitung wird der Status transparent angezeigt, gefolgt von einer Weiterleitung auf eine Bestätigungsseite (oder im Fehlerfall auf eine entsprechende Hinweisseite zur direkten Kontaktaufnahme).
Automatisierte Verarbeitung in enterprise
Nach dem Absenden des Formulars führt onOffice enterprise im Hintergrund vollautomatisch folgende Schritte aus:
- PDF-Erstellung: Das System generiert ein PDF-Dokument der Widerrufserklärung, das sämtliche Kundeneingaben sowie einen elektronischen Zeitstempel enthält (cancellation.pdf)
- Benachrichtigung an den Makler: Der Makler erhält die Widerrufserklärung per E-Mail mit allen Formulardaten im Text und der PDF-Datei im Anhang.
- Hinweis: In den Sprachunabhängigen Einstellungen im Unterreiter Elektronische Widerrufserklärung kann eingestellt werden, wer die Bestätigung erhält. Im Standard geht die Bestätigung an den Makler an die in den hinterlegte E-Mailadresse.
- Bestätigung an den Kunden: Der Verbraucher erhält eine Bestätigung über den Eingang seiner Widerrufserklärung per E-Mail als Nachweis für seine Unterlagen inklusive der PDF-Datei (cancellation.pdf)
- Aktivitäten: Die E-Mail mit dem Widerruf den Sie erhalten hat keine verlässlichen Daten zu einer Immobilie oder einem Adressdatensatz.
Es werden KEINE Zuordnungen oder Aktivitäteneinträge angelegt.
Das Makro _cancellationLink
Für die Einbindung der elektronischen Widerrufsfunktion außerhalb des standardisierten AgreementLink-Prozesses steht das Makro _cancellationLink zur Verfügung. Damit lässt sich die Funktion flexibel in eigene E-Mail-Vorlagen integrieren oder in Kombination mit der onOffice API von externen Systemen nutzen.
Eigenschaften und Parameter
- Funktionsweise: Das Makro generiert einen Link, der ein leeres Online-Widerrufsformular aufruft.
- Parameter Titel: Ermöglicht es, den erzeugten Link hinter einem frei definierbaren Text zu hinterlegen.
- Syntax-Beispiel: _cancellationLink(Titel: Bitte hier klicken)
- Hinweis: Innerhalb des Parameters „Titel“ dürfen keine Kommas verwendet werden.
- Parameter callbackurl: Erlaubt es, eine eigene Landingpage zu definieren, auf die der Verbraucher nach dem erfolgreichen Absenden des Widerrufsformulars automatisch weitergeleitet wird (z. B. zurück auf die Startseite Ihrer Homepage).
- Syntax-Beispiel: _cancellationLink(callbackurl: https://www.ihre-homepage.de)
- Externe Web-Abfrage (API): Das Makro kann zudem über den API-Befehl get macro resolve abgefragt werden, um die generierte URL direkt in externe Webseiten-Strukturen einzubinden
Das Bestätigungs-Makro _cancellationLinkConfirmation
Nachdem der Kunde das Online-Formular ausgefüllt und auf den Bestätigungsbutton geklickt hat, versendet das System eine automatische Bestätigungs-E-Mail. In dieser E-Mail wird das Makro _cancellationLinkConfirmation verwendet, das den vom Kunden getätigten Widerruf analog zum Makro _agreementLinkConfirmations ausgibt.
Einsatzort: Die E-Mail-Vorlage „Bestätigung – Widerrufserklärung“ enthält das Makro bereits.
Das Makro kann in eigenen E-Mail-Vorlagen zur Bestätigung des Widerrufs eingesetzt werden. Diese E-Mail-Vorlagen müssen der Kategorie „Widerruf“ zugeordnet sein.
BITTE TESTEN Sie die Einstellungen und alle Bereiche in dem sie den Widerruf selber einmal durchführen!
