Desistimiento electrónico

Ten en cuenta que esta documentación se ofrece expresamente con reservas y que puede sufrir modificaciones en cualquier momento.

onOffice no presta asesoramiento jurídico. No podemos garantizar la seguridad jurídica del uso de las plantillas, textos modelo y funciones del software. Agradecemos tu comprensión de que, como empresa, no estamos autorizados a proporcionar asesoramiento jurídico vinculante. De este manual no pueden derivarse reclamaciones con validez legal. Para cualquier cuestión jurídica relacionada con la redacción de tus textos de desistimiento y el cumplimiento de las obligaciones legales, deberás consultar necesariamente a un abogado especializado.

POR FAVOR, REVISA la configuración y todos los apartados en los que tú mismo puedes realizar el desistimiento

Función electrónica de desistimiento (botón de desistimiento ) y formulario en línea

Condiciones de uso

Comisión externa La declaración de desistimiento electrónico solo está disponible para inmuebles para los que se haya registrado una comisión externa. En este caso, la función se comporta de forma análoga a la casilla de selección «Obligar a descargar la declaración contractual antes de la celebración del contrato».

Configuración

Esta función se puede gestionar en dos niveles diferentes: De forma centralizada a través de los ajustes básicos o de forma individual para grupos. Ten en cuenta la diferente estructura de menús en la configuración:

Configuración Ve a Extras → Configuración → Ajustes básicos. Abre aquí la pestaña Desistimiento. Este se divide en dos subsecciones: Contrato de intermediación inmobiliaria (Agreementlink) y Declaración de desistimiento electrónico. Accede aquí a la subsección Declaración de desistimiento electrónico.
Configuración del grupo: Ve a Extras → Configuración → Grupos y selecciona el grupo que desees. A diferencia de los ajuste básicos, aquí no hay subpestañas. En su lugar, los temas se dividen en dos pestañas principales independientes: Contrato de intermediación (enlace al contrato) y Desistimiento. Abre aquí la pestaña Desistimiento.

Nota: Los ajustes de los grupos tienen prioridad. Si un usuario está asignado a un grupo concreto, se aplicarán principalmente los valores almacenados en dicho grupo. Sin embargo, si los campos de configuración de la pestaña Desistimiento de la configuración del grupo están vacíos o se mantienen con los valores predeterminados (por defecto), se aplica automáticamente la lógica de reserva: En este caso, el sistema aplica los valores globales de los ajustes básicos.

Para configurar la función (una vez que hayas abierto la pestaña correspondiente tal y como se ha descrito anteriormente), sigue estos pasos:

Activación

Activa la Casilla de selección «Activar la función de desistimiento electrónico del contrato de intermediación (Agreementlink)».

Configuraciones relacionadas con el idioma (Multilingüismo)

Configura aquí los textos para adaptarlos a los distintos idiomas (por ejemplo, alemán, inglés, español). El sistema muestra automáticamente al usuario final la versión lingüística que corresponde al enlace de acuerdo utilizado.

Texto informativo y etiqueta del botón: Define aquí el texto de aviso que se mostrará a los clientes en la sección de descargas, así como el texto del botón (por defecto: «Rescisión del contrato»).
Título de la página y texto introductorio: Especifica cómo se denominará y cómo se iniciará el formulario de desistimiento en línea propiamente dicho.
Ocultar la casilla de selección «Desistir contrato» tras la primera descarga del exposé: Si esta casilla está marcada, el botón «Desistir contrato» dejará de aparecer una vez que el cliente potencial haya descargado el exposé por primera vez. Al descargar otros documentos que no estén marcados con la característica «Primera descarga del exposé«, el botón permanece activo.
Plantilla de confirmación: Vincula la plantilla de correo electrónico que quieras enviar automáticamente al cliente como confirmación una vez realizado el desistimiento.
- Recomendación: Utiliza como base la plantilla del sistema Confirmación – Declaración de desistimiento de la carpeta «Plantillas generales (color corporativo)».
- Importante: En este campo solo se pueden seleccionar plantillas de correo electrónico de la categoría Desistimiento .

Opciones independientes del idioma

A la derecha de los textos específicos de cada idioma puedes configurar los ajustes generales de envío y de destinatarios. Estos se dividen en tres secciones funcionales:

1. Envío de la declaración de desistimiento (enlace permanente / formularios generales)

Controla el envío y las copias cuando se accede mediante el enlace permanente (formulario en blanco sin referencia a un inmueble o contacto):

Dirección de correo electrónico del remitente: Selecciona qué dirección de remitente se utilizará para enviar el correo de confirmación al cliente:
- De los datos básicos: Utiliza la dirección de correo electrónico principal indicada en los ajustes básicos.
- Remitente de la declaración de desistimiento: Utiliza la dirección de correo electrónico del remitente original.
Enviar una copia de la plantilla a: Define quién recibirá una copia del correo de confirmación enviado al cliente:
- De los datos básicos: Envía la copia a la dirección de correo electrónico indicada en los ajustes básicos. (Al mismo tiempo, esta opción sirve como alternativa para ajustes como responsable del contacto o del inmueble, ya que el enlace permanente no está vinculado a ningún inmueble).
- Otro buzón: Muestra un campo adicional para introducir una dirección de correo electrónico específica como destinatario.
- No enviar ninguna copia: No se enviará ninguna copia en CC.

2. Envío del correo electrónico de confirmación al agente inmobiliario

Determina a qué dirección se enviará internamente la notificación de un desistimiento recibido:

Enviar correo electrónico de confirmación a:
- De los datos básicos: Envía la notificación a la dirección de correo electrónico indicada en los ajustes básicos.
- Otro buzón: Muestra un campo independiente para introducir una dirección de correo electrónico personalizada.

IMPORTANTE: Es necesario indicar aquí un destinatario válido para que tu equipo reciba información fiable sobre los desistimientos recibidos.

3. Incorporar la cláusula de desistimiento en Agreementlink

Estas opciones se aplican específicamente cuando se accede a la opción de desistimiento desde un enlace de acuerdo concreto:

Casilla «Permitir la transferencia de datos contractuales para el formulario online»:
- Si esta opción está activada, el formulario de desistimiento se rellenará automáticamente con los datos del contrato y del contacto del interesado.
Enviar una copia del documento a:
- Opciones disponibles: Desde los datos básicos, Otro buzón (con campo de dirección), Usuario que ha iniciado sesión, Responsable del contacto o Responsable del inmueble.
Enviar el correo electrónico de confirmación a:
- Opciones disponibles: Desde datos básicos, Otro buzón (con campo de dirección), Usuario que ha iniciado sesión, Responsable del contacto o Responsable del inmueble.

Nota: Los campos de la sección Incluir el desistimiento en el enlace del acuerdo solo están activos y se pueden editar si está activada la opción Activar la función electrónica de desistimiento para contratos de intermediación (Agreementlink) esté activada.

Enlace permanente

En la parte inferior de la página de configuración encontrarás el «Enlace permanente a la declaración electrónica de desistimiento».

Función. Este enlace abre el formulario en línea como un formulario en blanco, sin ninguna referencia a un enlace de acuerdo específico.
Ámbito de aplicación: Puedes utilizar este enlace para integrar el botón de desistimiento de forma permanente y bien visible, por ejemplo, en el pie de página de la página web de tu empresa.

Vista previa

Al igual que con la configuración del contrato de intermediación (Agreementlink), puedes acceder a una vista previa de tu configuración mediante el botón situado en la parte inferior izquierda. Al hacerlo, se abre el formulario, ya rellenado con datos de ejemplo. Una vez introducida la fecha «Contrato formalizado el», podrás comprobar la configuración personalizada de la página de destino.

Proceso para el cliente

El consumidor puede acceder al formulario de desistimiento de dos formas diferentes:

Opción 1:
En cuanto un cliente haya formalizado un contrato de intermediación en línea a través de AgreementLink, verás en la sección de descargas el botón creado junto con el texto informativo. Al hacer clic en él, se le redirigirá directamente al formulario de desistimiento.
Opción 2: A través del enlace permanente (por ejemplo, en tu sitio web)
Si el consumidor hace clic en el enlace que tú has incluido en tu página web, se abrirá el formulario de desistimiento.

Rellena el formulario y envíalo

El formulario en línea estandarizado lleva por título «Declaración de desistimiento» (salvo que se haya configurado de otro modo en los ajustes de idioma) y solicita todos los datos pertinentes. Entre ellos se incluyen campos obligatorios como el nombre, la dirección y la dirección de correo electrónico. En el pie de página del formulario se muestran automáticamente los datos del agente inmobiliario.
El cliente finaliza el proceso pulsando el botón «Confirmar el desistimiento» . Durante el procesamiento, se muestra el estado de forma clara, tras lo cual se redirige al usuario a una página de confirmación (o, en caso de error, a una página de aviso correspondiente para ponerse en contacto directamente).

Procesamiento automatizado en el ámbito empresarial

Una vez enviado el formulario, onOffice enterprise lleva a cabo de forma totalmente automática y en segundo plano los siguientes pasos:

– Crear PDF: El sistema genera un documento PDF con la declaración de desistimiento, que incluye todos los datos introducidos por el cliente, así como un sello de fecha y hora electrónico (cancellation.pdf)
Notificación al agente: El agente inmobiliario recibe la declaración de desistimiento por correo electrónico, con todos los datos del formulario en el cuerpo del mensaje y el archivo PDF adjunto.
- Nota: En la configuración independiente del idioma, dentro de la subpestaña Declaración electrónica de desistimiento , se puede definir quién recibirá la confirmación. Por defecto, la confirmación enviada al agente inmobiliario se remite a la dirección de correo electrónico indicada en Ajustes básicos → Datos básicos .
Confirmación al cliente: El cliente recibirá una confirmación de la recepción de su declaración de desistimiento por correo electrónico, que servirá como justificante para sus archivos, junto con el archivo PDF (cancellation.pdf).
Actividades: El correo electrónico con el desistimiento que has recibido no contiene datos fiables sobre ningún inmueble ni sobre ningún registro de contacto.
NO se crearán asignaciones ni entradas de actividades.

La macro _cancellationLink

Para integrar la función de desistimiento electrónico fuera del proceso estandarizado de AgreementLink, se dispone de la macro _cancellationLink . De este modo, la función se puede integrar de forma flexible en plantillas de correo electrónico propias o utilizarse en combinación con la API de onOffice desde sistemas externos.

Características y parámetros

Funcionamiento: La macro genera un enlace que abre un formulario de desistimiento en línea en blanco.
Título del parámetro: Permite asociar el enlace generado a un texto que se puede definir libremente.
- Ejemplo de sintaxis: _cancellationLink(Título: (Haz clic aquí)
- Nota: No se deben utilizar comas en el parámetro «Título».
Parámetro callbackurl: Permite definir una página de destino propia a la que se redirigirá automáticamente al cliente tras enviar correctamente el formulario de desistimiento (por ejemplo, de vuelta a la página de inicio de tu sitio web).
- Ejemplo de sintaxis: _cancellationLink(callbackurl: https://www.ihre-homepage.de)
Consulta web externa (API): Además, la macro se puede consultar mediante el comando de la API get macro resolve , para integrar la URL generada directamente en estructuras de páginas web externas.

La macro de confirmación _cancellationLinkConfirmation

Una vez que el cliente ha rellenado el formulario en línea y ha hecho clic en el botón de confirmación, el sistema envía un correo electrónico de confirmación automático. En este correo electrónico se utiliza la macro _cancellationLinkConfirmation, que muestra el desistimiento realizado por el cliente de forma análoga a la macro _agreementLinkConfirmations.

Lugar de intervención: La plantilla de correo electrónico «Confirmación – Declaración de desistimiento» ya incluye la macro.
La macro se puede utilizar en tus propias plantillas de correo electrónico para confirmar el desistimiento. Estas plantillas de correo electrónico deben estar asignadas a la categoría «Desistimiento » .

POR FAVOR, REVISA la configuración y todos los apartados en los que tú mismo puedes realizar el desistimiento

Ajustes