Zeitfenster für Termine

Wann hat der Kunde Zeit für eine Besichtigung oder einen Termin? Das braucht manchmal mehrere E-Mails / Telefonate bis ein Termin steht. Mit dem neuen Makro Zeitfenster kann der Kunde einige Termin vorschlagen.

Mit dem Makro „_Zeitfenster“ versenden Sie in E-Mails ein Link zu einem Webformular, in dem der Kunde bis zu 5 mögliche Zeitfenster angeben kann.

Der „allgemeine Termin“ (linkes Bild) wird durch eine Immobilienverknüpfung in der E-Mail zu einem „Besichtigungstermin“ (rechtes Bild). Das Webformular enthält dann das Titelbild, die wichtigsten Immobiliendaten und ein Text für eine Besichtigung.

Die Texte für allgemeinen Termin / Besichtigungstermin können in den Grundeinstellungen geändert werden.

Es kann immer nur eine Adressverknüpfung und nur eine Immobilienverknüpfung angegeben werden.

Allgemeine Details zum Makro und seinen Parametern finden Sie in der Makroliste, hier werden die Einstellungen und die speziellen Arten der Rückmeldung genauer erklärt.

Hier finden Sie

Einstellungen
Besonderheiten beim Makro _Zeitfenster

Einstellungen

Die Texte des Webformulars können Sie in den Grundeinstellungen anpassen, Extras >> Einstellungen >> Grundeinstellungen >> Tab Texte / Design >> Funktionstexte.

In der Kategorie „Webformular Zeitfenster“ können Sie die Texte für einfache Zeitfenster und für Besichtigungen angeben. Als Besichtigung werden alle Zeitfenster behandelt, bei denen in der verschickten E-Mail eine Immobilie verknüpft ist.

Besonderheiten beim Makro _Zeitfenster

Es gibt 2 Besonderheiten, einmal der Ansprechpartner als Empfänger der Rückmeldung und dass als Art der Rückmeldung mehr als E-Mail möglich ist.

Ansprechpartner als Empfänger

Als Empfänger der Rückmeldung kann der Ansprechpartner angegeben werden, das ist der erste Eintrag in der Kategorie „Ansprechpartner“ bei der Immobilie.

Für diesen wird geprüft, ob es eine Benutzerzuordnug gibt die dann für Aufgaben und SMS genutzt wird. Ist dies nicht der Fall, wird eine E-Mail an die E-Mailadresse des Makleradressdatensatzes geschickt.

Art der Rückmeldung

Die Rückmeldung mit den verschiedenen Zeitfenster kann als E-Mail, Aufgabe, SMS oder aus mehreren davon bestehen (alle Parameter angeben).

Aufgaben und SMS sind nur für onOffice Benutzer möglich, ist eines davon nicht möglich, wird ersatzweise eine E-Mail verschickt.

Beim SMS Versand fallen Kosten an, die Gebühren werden dem Empfänger der SMS in Rechnung gestellt.

Aufgabe

Wenn als Empfänger der Rückmeldung der Ansprechpartner der Immobilie gewählt wurde, wird geprüft, ob dem Adressdatensatz ein Benutzer zugeordnet wurde.

Ist ein Benutzer zugeordnet wird diesem die Aufgabe zugeordnet.
Ist kein Benutzer zugeordnet wird eine E-Mail an die E-Mailadresse des Ansprechpartneradressdatensatz geschickt.

SMS

Beim SMS Versand fallen Kosten an, die Gebühren werden dem Empfänger der SMS in Rechnung gestellt.

Es wird immer geprüft, ob der Benutzer eine Mobilnummer besitzt und ob ein Konto für die Abrechung sowie das Benutzerrecht für den Versand von SMS vorliegen.

Empfänger der Rückmeldung ist ein Benutzer
- Sind alle Bedingungen erfüllt, wird eine SMS verschickt.
- Sind nicht alle Bedingungen erfüllt, wird eine E-Mail an die E-Mailadresse des Benutzers geschickt.
Empfänger der Rückmeldung ist der Ansprechpartner. Es wird geprüft, ob dem Adressdatensatz ein Benutzer zugeordnet wurde. Für diesen werden dann die Bedingungen für den SMS Versand geprüft.
- Ist ein Benutzer zugeordnet und sind alle Bedingungen erfüllt, wird eine SMS verschickt.
- Ist ein Benutzer zugeordnet und sind nicht alle Bedingungen erfüllt, wird eine E-Mail an die E-Mailadresse des Benutzers geschickt.
- Ist kein Benutzer zugeordnet,wird eine E-Mail an die E-Mailadresse des Ansprechpartneradressdatensatz geschickt.

Es wird immer nur eine E-Mail pro Rückmeldung verschickt.
Beispiel, wenn als Rückmeldung E-Mail und SMS vorgesehen ist und ein SMS Versand nicht möglich ist, dann wird eine E-Mail als Rückmeldung verschickt und NICHT noch eine weitere als Fallback für den SMS-Versand verschickt.

Kundenkommunikation