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Kundenkommunikation

Abfragen von Widerruf, AGB etc.

Der Versand von Exposé etc. ist heute nicht mehr so einfach wie vor der Zeit von DSGVO, Widerruf, AGB und … .
Zu all diesen Themen hat onOffice die passenden Werkzeuge und Textvorschläge, diese müssen Sie aber immer auf Ihr Unternehmen anpassen.

Wir können für den Gebrauch der Vorlage / Mustertexte keine Gewähr auf Rechtssicherheit geben. Wir bitten Sie um Verständnis, dass wir als Unternehmen keine verbindliche Rechtsberatung geben können.

Wir empfehlen nach der Konfiguration immer eine Testmail mit einem Link zu versenden und die E-Mail / Abfragen aus Kundensicht zu prüfen. Nur so können Sie auch Aktivitäteneinträge und Bestätigungsmail / Informationsmail prüfen.

Zur Erklärung unterteilen wir das ganz grob in 4 Bereiche:

  1. Erfassen eines neuen Kontaktes / Bestätigung für Newsletter Rückruf und Co? DSGVO und Adressvervollständigung bilden ein Gespann, wenn es um das Erfassen eines neuen Kontaktes geht oder um die Information über die gespeicherten Daten.
  2. Versand eines Links an einen bestehenden Kontakt / Große Dateianhänge? Dann sind die Makros downloadlink / PDFLink das Richtige.
  3. Exposéversand, Widerruf? Dann ist das Makro Widerruf das Richtige, um alle Abfragen etc. zu erfassen.
  4. Bestätigungen oder Abfragen allgemein? Dann ist das Makro agreementLink das passende Werkzeug für Sie.

Allgemeines

In allen Fällen wird per E-Mail ein Link zu einer Webseite verschickt. Auf dieser werden Abfragen / Zustimmungen erfasst und in der Adresse eingetragen sowie in den Aktivitäten hinterlegt. Erst danach werden verschickte Exposés / Dateien zum Download angeboten.

Über die Aktivitäten können dann z.B. automatisch Prozesse gestartet werden.

Vorgegebene Abfragen existieren für Newsletter, Kontaktaufnahme, AGB Bestätigung, Datenschutzerklärung, Daten speichern, sofortigen Beginn und Widerruf. Darüber hinaus können auch eigene Abfragen mit dem „agreementLink“ erstellt werden.

Mit diesen Makros werden alle an eine E-Mail angehängten Dateien nicht als Anhang verschickt, sondern als Download über einen Link angeboten. Ausnahme sind dabei Dateien für Termine und Kontaktdaten. Diese werden weiterhin als Anhang verschickt, damit Sie den Termin direkt importieren können oder eine Adresse anlegen können.
DSGVO und Adressvervollständigung sind immer ohne Downloadmöglichkeit für Dateien.

Die Links zum Download sind 30 Tage bzw. 14 Tag beim „_downloadLink“ gültig.

Beim Einsatz von Gruppen werden dabei zuerst die Einstellungen aus den Gruppen ausgewertet. Nur wenn dort gar nichts eingetragen ist, wird auf die Grundeinstellungen zurückgegriffen.

Zu 1. Erfassen eines neuen Kontaktes / Bestätigung für Newsletter Rückruf und Co

Detaillierte Erklärung finden Sie bei der Hilfe fürs Adressmodul in den Kapiteln. DSGVO und Adressvervollständigung.

Zu 2. Versand eines Exposélinks an einen bestehenden Kontakt / Große Dateienanhänge

Mit den Makros für die_PDFLink* und dem Makro _downloadlink können Sie einfach Dateianhänge und Exposés versenden. Einfache Abfragen von AGB oder Kontaktaufnahme sind mit den _PDFLink* Makros ebenfalls möglich.

Die PDFLink*-Makros ermöglichen entgegen dem Namen nicht mehr nur den Download von PDF Exposés. Es werden wie bei allen anderen Makros die Anhänge zum Download angeboten. Die Makros bieten keine Parameter, es gibt für die verfügbaren festen Abfragefälle jeweils eigene Makros.
Es muss immer eine Immobilie verknüpft sein, wenn die Makros genutzt werden sollen.

Der Link wird in der E-Mail mit einem fest vorgegebenen Text eingebaut: PDF Exposé Download Objekt „ImmoNr.“ Die Texte auf der Webseite sind bis auf den AGB Text selbst ebenfalls fest vorgegeben. Ohne die Zustimmung kann die Datei etc. nicht heruntergeladen werden.

Das Ergebnis der Abfrage wird in der Adresse (Grunddaten >> Kategorie Verwaltung) durch Setzen der Checkboxen für AGB bzw. Rückruf festgehalten sowie in Aktivitäteneinträgen. Der Absender der E-Mail erhält bei der Zustimmung eine Info-E-Mail mit Angaben der Bestätigung, Adresse und Immobilie.

Einige Mustervorlagen finden Sie im Ordner „oO – Vorlagen mit Unternehmensfarbe“ in den E-Mailvorlagen.

Nachfolgend ein Beispiel der Abfrage für das Makro „_PDFLinkRuekruf“ und die Downloadseite

Webseite mit der Abfrage der AGB

Download eines Exposés nach AGB bestätigen

Es gibt die folgenden Makros zu PDFLink:

Hier muss vor dem Download die AGB akzeptiert werden.
Die AGB kann als Datei in den Grundeinstellungen hinterlegt werden oder an dieser Stelle als AGB-Text.

Aktivitäten: Alle Aktivitäten / Maklerbucheinträge haben natürlich die entsprechende Adresse / Immobilie verknüpft.
Der Versand der E-Mail wird wie gewohnt in den Aktivitäten / Maklerbuch vermerkt. Zusätzlich wird das Aktionsmerkmal „Downloadlink“ gesetzt. Wird ein Exposé verschickt, kommt zusätzlich das Aktionsmerkmal „Exposéversand“ hinzu.
Nach der Zustimmung des Interessenten zur AGB in einer Aktivität mit der Aktionsart „AGB bestätigt“ samt den AGB hinterlegt und die bereitgestellten Dateien vermerkt.
Falls der Interessent verfügbare Dateien öffnet / herunterlädt, wird eine Aktivität mit Aktionsart „Download“ und Aktionstyp „Download“ und dem Aktionsmerkmal „Erstmaliger Download“ hinterlegt. Wird die Datei erneut heruntergeladen wird das Aktionsmerkmal „Wiederholter Download“ geschrieben. Die / der Name der Datei ist vermerkt und die ursprüngliche E-Mail, in der der Anhang hinterlegt ist, kann in der Aktivität im Tab E-Mail samt Anhang eingesehen werden.

Hier wird ohne jede weitere Zustimmung der Download angeboten.
Aktivitäten: Alle Aktivitäten / Maklerbucheinträge haben natürlich die entsprechende Adresse / Immobilie verknüpft
Der Versand der E-Mail wird wie gewohnt in den Aktivitäten / Maklerbuch vermerkt. Zusätzlich wird das Aktionsmerkmal „Downloadlink“ gesetzt. Wird ein Exposé verschickt, kommt zusätzlich das Aktionsmerkmal “ Exposéversand“ hinzu.
Nach dem Anklicken des Links wird eine Aktivität mit Aktionsart „PDF“ hinterlegt und die bereitgestellten Dateien vermerkt.
Falls der Interessent verfügbare Dateien öffnet / herunterlädt, wird eine Aktivität mit Aktionsart „Download“ und Aktionstyp „Download“ und dem Aktionsmerkmal „Erstmaliger Download“ hinterlegt. Wird die Datei erneut heruntergeladen wird das Aktionsmerkmal „Wiederholter Download“ geschrieben. Die / der Name der Datei ist vermerkt und die ursprüngliche E-Mail, in der der Anhang hinterlegt ist, kann in dem Aktivitäten- / Maklerbucheintrag im Tab E-Mail samt Anhang eingesehen werden

Es wird zusätzlich zur AGB auch die Zustimmung zum Rückruf erfragt, bevor der Download möglich ist.
Aktivitäten: Alle Aktivitäten / Maklerbucheinträge haben natürlich die entsprechende Adresse / Immobilie verknüpft
Der Versand der E-Mail wird wie gewohnt in den Aktivitäten / Maklerbuch vermerkt. Zusätzlich wird das Aktionsmerkmal „Downloadlink“ gesetzt. Wird ein Exposé verschickt kommt zusätzlich das Aktionsmerkmal “ Exposéversand“ hinzu.
Nach der Zustimmung des Interessenten zur AGB in einer Aktivität mit der Aktionsart „AGB bestätigt“ samt den AGB hinterlegt. Dabei wird die Bestätigung für den Rückruf vermerkt und die bereitgestellten Dateien gelistet.
Falls der Interessent verfügbare Dateien öffnet / herunterlädt, wird eine Aktivität mit Aktionsart „Download“ und Aktionstyp „Download“ und dem Aktionsmerkmal „Erstmaliger Download“ hinterlegt. Wird die Datei erneut heruntergeladen wird das Aktionsmerkmal „Wiederholter Download“ geschrieben. Die / der Name der Datei ist vermerkt und die ursprüngliche E-Mail, in der der Anhang hinterlegt ist, kann in dem Aktivitäten- / Maklerbucheintrag im Tab E-Mail samt Anhang eingesehen werden

Es wird nur nach der Zustimmung zum Rückruf gefragt, bevor der Download möglich ist.
Aktivitäten: Alle Aktivitäten / Maklerbucheinträge haben natürlich die entsprechende Adresse / Immobilie verknüpft
Der Versand der E-Mail wird wie gewohnt in den Aktivitäten / Maklerbuch vermerkt. Zusätzlich wird das Aktionsmerkmal „Downloadlink“ gesetzt. Wird ein Exposé verschickt, kommt zusätzlich das Aktionsmerkmal „Exposéversand“ hinzu.
Nach der Zustimmung zum Rückruf wird eine Aktivität mit der Aktionsart „Kontakt bestätigt“ hinterlegt und die bereitgestellten Dateien gelistet.
Falls der Interessent verfügbare Dateien öffnet / herunterlädt, wird eine Aktivität mit Aktionsart „Download“ und Aktionstyp „Download“ und dem Aktionsmerkmal „Erstmaliger Download“ hinterlegt. Wird die Datei erneut heruntergeladen wird das Aktionsmerkmal „Wiederholter Download“ geschrieben. Die / der Name der Datei ist vermerkt und die ursprüngliche E-Mail, in der der Anhang hinterlegt ist, kann in dem Aktivitäten- / Maklerbucheintrag im Tab E-Mail samt Anhang eingesehen werden.

Mit dem Makro _downloadLink(Text) können ganz allgemein die E-Mailanhänge als Download erstellt werden.
Mit dem Parameter Text können Sie auch den Text des Links in der E-Mail direkt vorgeben.

Der Link zum Download ist hier 14 Tage statt 30 gültig.

Aktivitäten

Alle Aktivitäten / Maklerbucheinträge haben natürlich die entsprechende Adresse / Immobilie verknüpft.

Der Versand der E-Mail wird wie gewohnt in den Aktivitäten / Maklerbuch vermerkt. Zusätzlich wird das Aktionsmerkmal „Downloadlink“ gesetzt. Wird ein Exposé verschickt, kommt zusätzlich das Aktionsmerkmal „Exposéversand“ hinzu.

Nach dem Anklicken des Links wird eine Aktivität mit Aktionsart „Download“ und Aktionstyp „Download“ hinterlegt. Die / der Name der bereitgestellten Datei ist vermerkt.

Falls der Interessent verfügbare Dateien öffnet / herunterlädt, wird eine Aktivität mit Aktionsart „Download“ und Aktionstyp „Download“ und dem Aktionsmerkmal „Erstmaliger Download“ hinterlegt. Wird die Datei erneut heruntergeladen wird das Aktionsmerkmal „Wiederholter Download“ geschrieben. Die / der Name der Datei ist vermerkt und die ursprüngliche E-Mail, in der der Anhang hinterlegt ist, kann in dem Aktivitäten- / Maklerbucheintrag im Tab E-Mail samt Anhang eingesehen werden

Zu 3. Exposéversand, Widerruf

Mit dem Makro _Widerrufslink, können Sie einfach alle notwendigen Abfragen für Widerruf bzw. vorzeitigen Beginn durchführen und dokumentieren. Das Makro und der Ablauf sind für die Anforderungen in Deutschland ausgelegt, für andere Länder nutzen Sie bitte den agreementLink, dieser kann an spezielle Erfordernisse angepasst werden.

Dabei sind der Text für den Link in der E-Mail sowie die Texte auf der Webseite konfigurierbar (Extras >> Einstellungen >> Grundeinstellungen >> TAB Widerruf). Die Texte der Widerrufsbelehrung sind angelehnt an die Musterformulierung des Bundesministeriums für Justiz und für Verbraucherschutz.
Neben dem Widerruf können weitere Abfragen erfasst werden.

Sie finden nach der Erklärung zum Widerruf und dem Makro ein Beispiel für eine solche E-Mail und die Abfragen mit Screenshots. Wir empfehlen nach der Konfiguration / Änderungen immer eine Testmail mit einem Link zu versenden und die E-Mail / Abfragen aus Kundensicht zu prüfen. Nur so können Sie auch Aktivitäteneinträge und Bestätigungsmail / Informationsmail prüfen.

Bei den E-Mailvorlagen (Bearbeiten >> Vorlagen/Dateien >> TAB E-Mail-Vorlagen) im Ordner „oO – Vorlagen mit Unternehmensfarbe“ finden Sie hierzu die Vorlage „Angebot_Widerrufslink_und_PDF“, in welcher eine Immobilie mit dem Makro „_Widerrufslink“ angeboten wird.

Sie versenden eine E-Mail an den Interessenten mit dem Makro _Widerrufslink. Die E-Mail enthält dann ein Link zu einer Webseite, über die die entsprechenden Abfragen erfolgt.

Alle Anhänge (mit Ausnahme von Kontaktdaten und Termindaten), Links werden dem Interessenten erst nach der Zustimmung zum Widerruf / weiteren Abfragen zur Verfügung gestellt.
Wird dem vorzeitigen Beginn nicht zugestimmt, erscheint ein Hinweis, wird dann nicht zugestimmt, ist der Download nicht möglich und der Interessent erhält eine entsprechende Meldung. Eine Änderung ist nicht mehr möglich, der Interessent muss sich für ein neuen Link mit dem Makler in Verbindung setzen.

Beim Akzeptieren der Widerrufsbelehrung wird dem Kunden automatisch eine E-Mail zugesandt, in der die Immobilie, die Außen-Courtage, der Text der Widerrufsbelehrung und ein Musterwiderruf enthalten ist. Der Makler erhält eine detaillierte E-Mail über die Zustimmungen mit Angaben der Bestätigung,

Adresse und Immobilie. Falls dem sofortigen Beginn nicht zugestimmt wurde, ändert sich der Betreff von „PDF-Exposé Download“ zu „Kein PDF-Exposé Download“

Es werden automatisch die entsprechenden Werte in der Adresse gesetzt sowie Aktivitäteneinträge, mit den Texten, die bestätigt wurden, erstellt.
Wird einem vorzeitigen Beginn nicht zugestimmt, wird eine Wiedervorlage (+14 Tage) für die Adresse erstellt. Diese beim Benutzer der Bestätigungsmail eingetragen. Die Wiedervorlage wird nur erstellt, wenn nicht bereits eine aktuelle oder zukünftige Wiedervorlage eingetragen ist. Die Wiedervorlage wird nicht gelöscht, wenn der Kunde nachträglich dem vorzeitigen Beginn zustimmt.

Der Widerruf kann nur für eine Immobilie pro E-Mail durchgeführt werden. Sie können eine Immobilie jedoch an mehrere getrennte Empfänger auf einmal versenden.

Die Informations-E-Mail bei Zustimmung wird an den Makler geschickt. Sie können über Parameter beim Makro festlegen wer genau das sein soll: der Absender der E-Mail mit dem Widerrufslink (Standard), der Betreuer der Adresse oder der Betreuer der Immobilie.

Neben den reinen Widerrufzustimmungen können Sie den Interessenten auch nach der Zustimmung zur AGB etc. oder nach dem Versand für den Newsletter fragen.
Die AGB-Abfrage, Datenschutzerklärung und Kontakt-Abfrage werden dabei nur dann angezeigt, wenn auch ein Text hinterlegt wurde.
Der Widerrufshinweis wird ebenfalls nur angezeigt, wenn Text hinterlegt wurde. Er wird in der Abfrage als „Allgemeines zum Exposé“ angezeigt, mit einem festen Bestätigungstext.
Der Newsletter wird nur angezeigt, wenn dem Makro der Parameter „showNewsletter“ mitgegeben wird.

Diesen zusätzlichen Abfragen muss der Interessent zustimmen, bevor er weiter zum Download gelangt.
Die Zustimmung ist natürlich auch in der E-Mail an den Makler enthalten und auch die Aktivitäteneinträge enthalten die Fragen und Antworten.

Sie können gezielt die Abfragen für AGB-Bestätigung, Newsletter und Kontakt über Parameter beim Makro steuern. Eine detaillierter Erklärung finden Sie in der Makroliste.

Wenn Sie das Gruppenmodul und/oder Mehrsprachenmodul nutzen, können jeweils eigene Texte und Abfragen angelegt werden. Dabei gilt dabei die Reihenfolge: Texte in der Sprache des Kontaktes, ansonsten die deutschen Texte und Angaben aus der Gruppe vor den Angaben aus den Grundeinstellungen. Wenn in einer Gruppe für ein Textbaustein Angaben hinterlegt wurden, werden alle weiteren Angaben ebenfalls aus der Gruppe genommen.

Eine detaillierte Erklärung zu den Texten und Einstellungen für die Benachrichtigung finden Sie in den Grundeinstellungen.

Für den Versand eines 3D Rundgang (Ogulo) gibt es ein eigenes Makro ( _WiderrufslinkOgulo() ), das ein Link zum Rundgang der Immobilie nach den Zustimmungen anzeigt. Ansonsten funktioniert das Makro wie das normale Widerrufsmakro.

Alle Aktivitäten / Maklerbucheinträge haben gegebenenfalls die entsprechende Adresse / Immobilie verknüpft.

Der Versand der E-Mail mit dem Widerrufslink wird wie gewohnt in den Aktivitäten / Maklerbuch vermerkt. Zusätzlich wird das Aktionsmerkmal „Downloadlink“ gesetzt. Wird ein Exposé verschickt, kommt zusätzlich das Aktionsmerkmal “ Exposéversand“ hinzu.

Nach der Zustimmung des Interessenten zum Widerruf und eventuellen weitern Fragen wird eine Aktivität mit Aktionsart „Widerruf bestätigt“ und Aktionstyp „Vorzeitiger Beginn“ bzw. „Kein vorzeitiger Beginn“ angelegt.
Der Text enthält die abgefragten Elemente mit jeweils dem Zustimmen / nicht Zustimmen des Kunden.

Falls abgefragt, wird die Zustimmung zur AGB zusätzlich als eigener Eintrag mit der Aktionsart „AGB bestätigt“ sowie den weiteren abgefragten Elementen hinterlegt und die bereitgestellten Dateien vermerkt.
Falls abgefragt, wird für die Newsletterbestellung eine Aktivität erstellt mit Aktionsart “ Newsletter“ und Aktionstyp „bestellt“. Es werden keine weiteren Abfragen gelistet.

Die E-Mail mit den Widerrufsinformationen / Musterwiderruf an den Kunden wird natürlich ebenfalls eingetragen.

Falls AGB, Newsletter oder Kontaktaufnahme bestätigt wurden, werden die entsprechenden Checkboxen im Adressdatensatz (Tab Grunddaten >> Kategorie Verwaltung) gesetzt.

Über das Ergebnis der Abfrage erhält der Makler eine E-Mail, mit den Abgefragten Elementen und dem Ergebnis sowie die Liste der bereitgestellten Dateien / Links. In der E-Mail sind die Adresse und die Immobilie zugeordnet.

Falls der Interessent verfügbare Dateien öffnet / herunterlädt, wird eine Aktivität mit Aktionsart „Download“ und Aktionstyp „Download“ und dem Aktionsmerkmal „Erstmaliger Download“ hinterlegt. Wird die Datei erneut heruntergeladen wird das Aktionsmerkmal „Wiederholter Download“ geschrieben. Die / der Name der Datei ist vermerkt und die ursprüngliche E-Mail, in der der Anhang hinterlegt ist, kann in dem Aktivitäten- / Maklerbucheintrag im Tab E-Mail samt Anhang eingesehen werden

E-Mail verfassen

Beispiel einer E-Mail mit Exposé und Widerrufsabfrage mit der Mustervorlage „Angebot nach Anruf Kaufobjekt mit Widerruf“ aus dem Ordner „oO – Vorlagen mit Unternehmensfarbe“. Dabei werden alle möglichen Abfragen durchgeführt.

Verknüpfen Sie im E-Maildialog eine Immobilie / Adresse und wählen Sie Exposé / Anhänge aus. Die Vorschau sieht es dann so aus:

E-Mail beim Empfänger / Webdialog

Wenn die E-Mail vom Interessenten gelesen wird, kann er auf den Link für das Exposé / Download klicken und der folgende Dialog wird angezeigt.

Wenn der Interessent die Pflichtfelder (alle bis auf den vorzeitigen Beginn) bestätigt, wird der Link „Weiter zum Download“ aktiv. Hier die Bestätigung der Pflichtfelder ohne vorzeitigen Beginn.

Der Kunde wird in einem Popup darauf hingewiesen, dass er nicht dem vorzeitigen Beginn zugestimmt hat und die Dokumente noch nicht zum Download bereitstehen. Für eine Änderung der Auswahl kann er zurückkehren oder ohne Zustimmung fortfahren.

Ohne Zustimmung zum vorzeitigen Beginn ist der Download nicht möglich. Der Interessent wird darauf hingewiesen, dass er sich dazu mit dem Makler in Verbindung setzten muss. Der Makler kann dann erneut eine E-Mail mit einem neuen Link an den Kunden versenden. Ein ändern des vorzeitigen Beginns ist an der Stelle nicht mehr möglich.

Der Interessent hat unabhängig davon die Widerrufsbelehrung akzeptiert und damit wird dem Kunden automatisch eine E-Mail zugesandt, in der die Immobilie, die Außen-Courtage, der Text der Widerrufsbelehrung und ein Musterwiderruf enthalten ist. Der Makler erhält ebenfalls eine Info-E-Mail über die Zustimmung mit Angaben der Bestätigungen, Adresse und Immobilie.
Im Adressdatensatz wird eine Widervorlage (+14 Tage) eingetragen, wenn nicht bereits eine aktuelle oder zukünftige Wiedervorlage eingetragen ist.

Mit Zustimmung zum vorzeitigen Beginn wird beim Klick auf „Weiter“ das oder die Exposé(s) zum Download angeboten bzw. Links zu angezeigt. Ohne Anhänge werden einfach nur die Daten gespeichert.

Mit sofortigem Beginn kann das Exposé heruntergeladen werden

Beim Akzeptieren der Widerrufsbelehrung wird dem Kunden automatisch eine E-Mail zugesandt, in der die Immobilie, die Außen-Courtage, der Text der Widerrufsbelehrung und ein Musterwiderruf enthalten ist. Der Makler erhält eine Info-E-Mail über die Zustimmung mit Angaben der Bestätigungen, Adresse und Immobilie.

Aktivitäten und Aktionen

Im Beispiel wird im Adressdatensatz >> Grunddaten >> Kategorie Verwaltung werden die Checkboxen für „AGB akzeptiert“ und „Rückruf akzeptiert“ gesetzt.

Der Interessent erhält eine E-Mail mit dem Text der Widerrufserklärung, der er zugestimmt hat und der Immobilie, für die der Widerruf abgefragt wurde. Dabei ist ein Musterwiderrufsformular als Textanhang.

Es werden in der Adresse und der Immobilie Aktivitäts- / Maklerbucheinträge für den Widerruf samt den Abfragen für AGB, Kontakt hinterlegt. Auch die Abfrage für den sofortigen Beginn wird gelistet und ob der Interessent zugestimmt hat oder nicht. Auch die Liste der bereitgestellten Dateien / Links ist dabei.
Für die Bestätigung der AGB wird ein noch zusätzlich ein eigener Eintrag erstellt, dieser enthält ebenfalls die weiteren abgefragten Elemente und die Liste der bereitgestellten Dateien / Links.

Falls der Interessent verfügbare Dateien öffnet / herunterlädt, wird eine Aktivität mit Aktionsart „Download“ und Aktionstyp „Download“ hinterlegt. Die / der Name der Datei ist vermerkt und die ursprüngliche E-Mail, in der der Anhang hinterlegt ist, kann in dem Aktivitäten- / Maklerbucheintrag im Tab E-Mail samt Anhang eingesehen werden

Unabhängig davon, bekommt der Absender der E-Mail an den Interessenten eine E-Mail mit den Abgefragten Elementen und dem Ergebnis sowie die Liste der bereitgestellten Dateien / Links. In der E-Mail sind die Adresse und die Immobilie zugeordnet.

Das Makro „_agreementLink“ baut auf dem Widerruf auf, kann darüber hinaus deutlich stärker angepasst und erweitert werden. Insbesondere können damit die Erfordernisse in anderen Ländern abgebildet werden.
Für das Verständnis ist es wichtig, zuerst die Erklärung des Widerrufs zu lesen.

Hauptunterschiede sind, alle Abfragen können als Pflichtfeld vorgegeben werden, der Text der Abfrage kann als Link in den Bestätigungstext eingebunden werden, die Position der Bestätigungen kann konfiguriert werden, es können beim Speichern der Abfragen Werte in Adress- und Immobiliendatensätzen gesetzt werden und Sie können mehrere Immobilien an mehrere Adressen in einer E-Mail versenden.

Eine Erklärung wie individuelle Abfragen erstellt werden und die einzelnen Konfigurationsmöglichkeiten finden Sie in den Grundeinstellungen (Extras >> Einstellungen >> Grundeinstellungen>> TAB Widerruf).

Das Makro _agreementLink ist für individuelle Einsatzzwecke gedacht, daher gibt es KEINE Mustervorlage.

Wir empfehlen nach der Konfiguration / Änderungen immer eine Testmail mit einem Link zu versenden und die E-Mail / Abfragen aus Kundensicht zu prüfen. Nur so können Sie auch Aktivitäteneinträge und Bestätigungsmail / Informationsmail prüfen.

Der grundlegende Ablauf ist ähnlich wie beim Widerruf, der auch mit dem agreementLink abgefragt werden kann.

Sie versenden eine E-Mail an den Interessenten mit dem Makro _agreementLink. Die E-Mail enthält dann ein Link zu einer Webseite, über die die entsprechenden Abfragen erfolgt. Die Darstellung auf der Webseite ist dabei konfigurierbar.

Sofern Anhänge (mit Ausnahme von Kontaktdaten und Termindaten) / Links vorhanden sind, werden diese dem Interessenten erst nach der Zustimmung der Pflichtabfragen zur Verfügung gestellt.

Beim „Speichern“ der Abfragen werden die vorgegebenen Werte in den Adress- oder Immobiliendatensätzen gesetzt und ein Aktivitäteneintrag mit allen Abfragen und Entscheidungen des Kunden hinterlegt.

Auch hier wird eine Informations-E-Mail über das ausfüllen der Abfragen verschickt, als Empfänger kann der Absender der E-Mail, der Adressbetreuer oder der Immobilienbetreuer festgelegt werden. Falls dem sofortigen Beginn (sofern die Abfrage enthalten ist) nicht zugestimmt wurde, ändert sich der Betreff von „PDF-Exposé Download“ zu „Kein PDF-Exposé Download“.

Wird der Widerruf mit abgefragt, werden die entsprechenden Funktionen (vorzeitiger Beginn, Versand von Widerrufserklärung und Musterwiderruf sowie Wiedervorlage) mit ausgeführt.
Bitte nutzen Sie dazu das folgende Makro: „_agreementLink(AGB, Belehrung, Beginn, Kontakt, Newsletter, nopileupconfirm, mail, loggedInUser). Falls Sie den Widerrufshinweis und die Datenschutzerklärung nutzen möchten, müssen Sie noch die Parameter „Widerrufshinweis“ / „Datenschutzerklärung“ hinzufügen.

Der Text, der für den Link in der E-Mail angezeigt werden kann, die Abfragen, die erscheinen sollen, die Position der Bestätigungen etc. können über Parameter beim Makro _agreementLink() angegeben werden. Die Details dazu finden Sie in der Makroliste. Alle Optionen, die nicht explizit angegeben werden, werden mit den Einstellungen aus den Grundeinstellungen übernommen.

Neben den Standardabfragen, die in der Makroliste genannt sind, können hier weitere individuelle Abfragen angegeben werden. Dabei wird der Name des Textbausteines als Parameter im Makro eingetragen. Bitte Fragen Sie Ihren Administrator danach, wenn Sie kein Zugriff auf Extras >> Einstellungen >> Grundeinstellungen >> TAB Widerruf haben.
Wird das Makro ohne Parameter genutzt, werden die in den Grundeinstellungen vorgegebenen Einstellungen und die aktiv geschalteten Abfragen angezeigt.

Wenn Sie das Gruppenmodul und/oder Mehrsprachenmodul verwenden, können jeweils eigene Texte und Abfragen angelegt werden. Dabei gilt die Reihenfolge: Texte in der Sprache des Kontaktes, ansonsten die deutschen Texte und Angaben aus der Gruppe vor den Angaben aus den Grundeinstellungen. Wenn in einer Gruppe für ein Textbaustein Angaben hinterlegt wurden, werden alle weiteren Angaben ebenfalls aus der Gruppe genommen.

Alle Aktivitäten / Maklerbucheinträge haben natürlich die entsprechende Adresse / Immobilie verknüpft.

Der Versand der E-Mail mit dem Makro _agreementLink wird wie gewohnt in den Aktivitäten / Maklerbuch vermerkt. Zusätzlich wird das Aktionsmerkmal „Downloadlink“ gesetzt. Wird ein Exposé verschickt, kommt zusätzlich das Aktionsmerkmal “ Exposéversand“ hinzu.

Führt der Kunde die Abfrage durch (schließt die Abfragen mit Weiter zum Download ab), wird ein Aktivitäten- / Maklerbucheintrag mit Aktionsart „Bestätigung“ und Aktionstyp „Eingang“ vermerkt. Zusätzlich wird das Aktionsmerkmal „agreementLink“ gesetzt. Für alle weiteren Abfragen wird der Name des Textbausteines als Aktionsmerkmal hinzugefügt.

Falls abgefragt:

  • Wird nach der Zustimmung des Interessenten zum Widerruf eine Aktivität mit Aktionsart „Widerruf bestätigt“ und Aktionstyp „Vorzeitiger Beginn“ bzw. „Kein vorzeitiger Beginn“ angelegt.
    Der Text enthält die abgefragten Elemente mit jeweils dem Zustimmen / nicht Zustimmen des Kunden. Die E-Mail mit den Widerrufsinformationen / Musterwiderruf an den Kunden wird natürlich ebenfalls eingetragen.
  • Wird die Zustimmung zur AGB zusätzlich als eigener Eintrag mit der Aktionsart „AGB bestätigt“ sowie den weiteren abgefragten Elementen hinterlegt und die bereitgestellten Dateien vermerkt. Die Checkbox „AGB Akzeptiert“ im Adressdatensatz (Tab Grunddaten >> Kategorie Verwaltung) wird gesetzt.
  • Falls abgefragt, wird für die Newsletterbestellung eine Aktivität erstellt mit Aktionsart „Newsletter“ und Aktionstyp „bestellt“. Es werden keine weiteren Abfragen gelistet. Der Newsletter-Status im Adressdatensatz (Tab Grunddaten >> Kategorie Verwaltung) wird gesetzt.
  • Wird bei der Kontaktaufnahme die entsprechenden Checkbox „Rückruf akzeptiert:“ im Adressdatensatz (Tab Grunddaten >> Kategorie Verwaltung) gesetzt.

Über das Ergebnis der Abfrage erhält der Makler eine E-Mail, mit den abgefragten Elementen und dem Ergebnis sowie die Liste der bereitgestellten Dateien / Links. In der E-Mail sind die Adresse und die Immobilie zugeordnet.

Falls der Interessent verfügbare Dateien öffnet / herunterlädt, wird eine Aktivität mit Aktionsart „Download“ und Aktionstyp „Download“ und dem Aktionsmerkmal „Erstmaliger Download“ hinterlegt. Wird die Datei erneut heruntergeladen wird das Aktionsmerkmal „Wiederholter Download“ geschrieben. Die / der Name der Datei ist vermerkt und die ursprüngliche E-Mail, in der der Anhang hinterlegt ist, kann in dem Aktivitäten- / Maklerbucheintrag im Tab E-Mail samt Anhang eingesehen werden