Revoca, termini e condizioni generali, ecc.

Si invia un’email alla parte interessata con la macro _agreementLink. L’email contiene poi un link a un sito web attraverso il quale è possibile effettuare le richieste corrispondenti. La presentazione sul sito web è configurabile. Vengono sempre visualizzati i pulsanti per scaricare la dichiarazione compilata o per salvarla.

Se sono disponibili allegati (ad eccezione dei dati di contatto e dei dati di appuntamento) / link, questi saranno messi a disposizione dell’interessato solo dopo l’approvazione delle richieste obbligatorie.

Quando le richieste vengono “salvate”, i valori specificati vengono impostati nei record di dati del contatto o dell’immobile e viene memorizzata una voce di attività con tutte le richieste e le decisioni del cliente.

Se non configurato diversamente, l’interessato riceve un’email con le richieste confermate, a condizione che un modello di conferma (modello di email) sia stato integrato con la macro _agreementLinkConfirmations.

Al mittente originale dell’email viene inviata un’email informativa sul completamento delle richieste. Il destinatario può essere personalizzato: il mittente dell’email, il referente del contatto, referente dell’immobile, qualsiasi casella di posta elettronica o nessuna email. Se l’avvio immediato (se la richiesta è inclusa) non è stato approvato, l’oggetto cambia da “Download brochure PDF” a “Nessun download brochure PDF”.

Se viene richiesta anche la revoca, vengono eseguite anche le funzioni corrispondenti (avvio anticipato, invio della dichiarazione di revoca e dell’annullamento revoca, nonché promemoria).

Di seguito è riportato un esempio di revoca.

Le istruzioni dettagliate sulle richietse e le loro impostazioni si trovano nelle impostazioni di base ; qui viene fornita solo una breve panoramica.

Il testo che può essere visualizzato per il link nell’email, le richieste che devono apparire, se si tratta di una voce obbligatoria, la posizione delle conferme ecc. possono essere specificati tramite i parametri della macro _agreementLink(). I dettagli sono riportati nella lista delle macro. Tutte le opzioni non esplicitamente specificate vengono adottate con le impostazioni di base.

Nelle singole richieste, è possibile utilizzare “Imposta valori” per specificare quali valori devono essere impostati nei record di dati del contatto o dell’immobile assegnati – in ogni caso per Accordo e Disaccordo.

Oltre alle richieste standard disponibili nelle impostazioni di base, è possibile specificare altre richieste personalizzate. Il nome del modulo di testo – non il “Titolo per il cliente” – viene inserito come parametro nella macro. Se non si ha accesso a Extra >> Impostazioni >> Impostazioni di base >> Scheda Revoca , rivolgersi all’amministratore.

Se la macro viene utilizzata senza parametri, vengono visualizzate le impostazioni specificate nelle impostazioni di base e le richieste attivate.

Se si utilizza il modulo gruppi e/o il modulo multilingue , è possibile creare testi e richieste personalizzate. In questo contesto si applica il seguente ordine: Testi nella lingua del contatto, altrimenti i testi in tedesco e le informazioni del gruppo precedono le informazioni delle impostazioni di base. Se le informazioni sono state memorizzate in un gruppo per un modulo di testo, anche tutte le altre informazioni vengono rimosse dal gruppo.

Tutte le voci delle attività/cronologia hanno naturalmente contatto/immobile corrispondente collegato. 

L’invio dell’email con la macro _agreementLink viene annotato come di consueto nel registro delle attività/cronologia.

Dopo aver cliccato sul link contenuto nell’email, viene memorizzata un’attività con la categoria di azione “Download” e il tipo di azione “Download” e la caratteristica “Preparazione download”. Il nome del file fornito viene annotato.

Se il cliente esegue la richiesta (completa le richieste con “Salva dati”), viene annotata una voce del registro attività/cronologia con la categoria di azione “Conferma” e il tipo di azione “In entrata”. L’impostazione di base Salva informazioni IP nelle attività di Agreementlink consente di specificare se l’indirizzo IP, l’indirizzo email e la data devono essere scritti nell’attività.

Se l’interessato apre/scarica i file disponibili, viene memorizzata un’attività con la categoria di azione “Download” e il tipo di azione “Download”, nonché la caratteristica “Primo download” e “Primo download brochure”. Se il file viene scaricato nuovamente, viene creata un’altra voce di attività, questa volta con la funzione di azione “Download ripetuto”. Il nome del file viene annotato in ogni caso e l’email originale in cui è memorizzato l’allegato può essere visualizzata nella voce del registro attività / cronologia nella scheda Email insieme all’allegato.

Anche le azioni come la conferma del GTC, l’accettazione del contratto, il rifiuto del contratto, l’accordo per l’avvio immediato, ecc. sono documentate come attività.

Per gli immobili con commissione esterna, viene creata un’attività “Conferma >> Archiviazione” quando il cliente ha confermato la revoca.
Le dichiarazioni contrattuali rilasciate dal cliente vengono archiviate qui e memorizzate in formato PDF. Il cliente può scaricare questa dichiarazione in qualsiasi momento nell’area download.

Ecco una spiegazione della revoca con inizio anticipato.

A tale scopo è possibile utilizzare la macro “_agreementLink(Vertrag, Belehrung, Musterwiderruf, AGB, Beginn, Kontakt, mail)”. 

Le impostazioni per la posizione dei testi di conferma e delle caselle di controllo sono tratte dalle impostazioni di base. Se lo si desidera, è possibile aggiungere altri moduli di testo alla richieste.

Scrivere email

Ad esempio, ecco un’email con brochure e revoca con la macro _agreementLink(AGB, Belehrung, Beginn, mail, pileupconfirm).

Collegare un immobile/contatto nella finestra di dialogo dell’email e selezionare brochure / allegati. L’anteprima si presenta così:

Email al destinatario / dialogo web

Quando l’email viene letta dall’interessato, può cliccare sul link per brochure / download e viene visualizzato il seguente dialogo.

Se l’interessato conferma i campi obbligatori (tutti tranne l’inizio anticipato), il link “Continua a scaricare” si attiva.
Per un immobile con incarico esterno, la dichiarazione di contratto può essere scaricata o stampata utilizzando i pulsanti a destra di “Salva file”. In questo caso, le caselle di controllo delle dichiarazioni sono bloccate e non possono più essere modificate. Tutto il resto funziona come al solito.

Ecco un esempio di conferma dei campi obbligatori senza iniziare prima.

Il cliente viene informato in un pop-up che non ha accettato l’inizio anticipato e che i documenti non sono ancora disponibili per il download. Per modificare la selezione, può tornare indietro o continuare senza consenso.

Il download non è possibilesenza il consenso all’inizio anticipato . L’interessato è pregato di contattare l’agenzia immobiliare. L’agente può quindi inviare al cliente un’altra email con un nuovo link. A questo punto non è più possibile modificare l’inizio anticipato.

Indipendentemente da ciò, l’interessato ha accettato la revoca e viene inviata automaticamente un’email al cliente contenente l’immobile, la commissione esterna, il testo della revoca e un modulo di revoca.
L’agente immobiliare riceve anche un’email informativa sull’approvazione con i dettagli delle conferme, del contatto e dell’immobile. Un promemoria (+14 giorni) viene inserito nel record dei dati del contatto se non è già stato inserito un promemoria attuale o futuro.

Se si accetta l’inizio anticipato , le brochure saranno offerte per il download o i link saranno visualizzati quando si fa clic su “Continua”. Senza allegati, vengono salvati solo i dati.

Quando accetta la revoca, il cliente riceve automaticamente un’email contenente l’immobile, la commissione esterna, il testo della politica di cancellazione e un modulo di revoca. L’agente immobiliare riceve un’email informativa sull’approvazione con i dettagli delle conferme, del contatto e dell’immobile.

Attività e azioni

Nell’esempio, le caselle di controllo “Termini e condizioni accettati” e “Richiamo accettato” sono impostate nel record dei dati del contatto>> Dati di base >> Categoria Amministrazione .

Le voci in attività/cronologia per la revoca sono memorizzate nel contatto e nell’immobile, insieme alle richieste di condizioni generali e di contatto. Viene anche elencata la richiesta di inizio immediato e se l’interessato ha accettato o meno. È incluso anche l’elenco dei file/collegamenti forniti.

Dopo aver accettato l’avvio immediato, l’interessato riceve un’email con il testo della dichiarazione di revoca che ha accettato e l’immobile per il quale è stata richiesta la revoca. Un esempio di modulo di revoca è incluso come allegato di testo. L’invio dell’email viene memorizzato nel registro attività/cronologia.

Se l’interessato apre/scarica i file disponibili, viene memorizzata un’attività con categoria di azione “Download” e il tipo di azione “Download” e la caratteristica dell’azione “Primo download”. Se il download è una brochure, anche “Primo download di brochure” viene memorizzato come caratteristica dell’azione. Se il file viene scaricato nuovamente, viene creata un’altra voce di attività, questa volta con la funzione di azione “Download ripetuto”. Il nome del file viene annotato in ogni caso e l’email originale in cui è memorizzato l’allegato può essere visualizzata nella voce del registro attività/cronologia nella scheda Email insieme all’allegato.

Il mittente dell’email con il link all’interessato riceve un’email con gli elementi richiesti e il risultato, nonché l’elenco dei file/link forniti. Il contatto e l’immobile vengono assegnati nell’email.

Per accedere a un file o a una brochure, potrebbe essere richiesto di accettare preventivamente termini e le condizioni generali. A tale scopo è possibile utilizzare la macro _agreementLink(AGB). È possibile aggiungere ulteriori richieste , come il servizio recall _agreementLink(AGB, Kontakt). 

Un caso particolare è la macro PDFLinkOhneAGB, che viene sostituita dalla macro _downloadLink.

L’invio dell’email viene annotato come di consueto nel registro delle attività/cronologia. È stata impostata anche la funzione di azione “Download link”. Se viene inviata una brochure, viene aggiunta anche la funzione di azione “Invio di brochure”.

Dopo che l’interessato ha accettato termini e le condizioni generali in un’attività con categoria di azione “ termini e condizioni accettate”, questi vengono registrati insieme a termini e condizioni. La conferma di recall viene annotata e i file forniti vengono elencati.

Se l’interessato apre/scarica i file disponibili, viene memorizzata un’attività con categoria di azione “Download” e il tipo di azione “Download” e la caratteristica dell’azione “Primo download”. Se il download è una brochure, anche “Primo download di brochure” viene memorizzato come caratteristica dell’azione. Se il file viene scaricato nuovmente, viene scritta la caratteristica di azione “Download ripetuto”. Il nome del file viene annotato e l’email originale in cui è memorizzato l’allegato può essere visualizzata nella voce del registro attività/cronologia nella scheda Email insieme all’allegato.