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Comunicación con los clientes

Registro de datos y envío de archivos

El tema de la recopilación de datos y la transferencia de archivos legalmente conformes -especialmente en lo que respecta al RGPD, las políticas de cancelación y los acuerdos de comisiones- se ha vuelto complejo en el corretaje diario. Ya sea para completar el formulario de actualización del contactos o enviar exposés: Para cumplir los requisitos legales actuales hay que tener en cuenta muchos detalles. onOffice te ofrece herramientas especializadas con las que podrá cumplir y automatizar estos requisitos de forma sencilla y conforme a la ley.

onOffice proporciona herramientas técnicas y sugerencias de texto que debes personalizar para tu empresa. Al no estar autorizados a prestar asesoramiento jurídico, no podemos garantizar la seguridad jurídica de las plantillas.

Nuevos contactos y newsletter (RGPD)

Si vas a registrar nuevos contactos o a solicitar el consentimientoNewsletter y devoluciones de llamada, el Formulario de actualización del contacto con la macro _Adr_Vervollstaendigung(xxx) y laConfiguración RGPD forman un equipo eficaz. Se trata principalmente de información y recopilación de datos sin descarga directa de archivos.  

Envío de archivos a clientes existentes

Si quieres enviar archivos a contactos que ya conoces, la macro _downloadLink es ideal. Convierte los archivos adjuntos grandes en enlaces, lo que hace que los correos electrónicos sean más ágiles y acelera la entrega.

Envío de exposés y revocación

Para el proceso clásico de envío de exposés (web), política de cancelación y confirmación de términos y condiciones, la macro _agreementLink es la herramienta elegida. Cubre con flexibilidad todas las consultas jurídicamente pertinentes.

Una nota técnica importante:

Los archivos adjuntos no se envían como un archivo físico a través de las macros _downloadLink/_agreementLink, sino que se proporcionan como un enlace de descarga. Excepto por los datos de citas y contacto (vCard), para que los clientes puedan seguir importándolos directamente en su calendario o libreta de contactos.

Funcionalidad y base técnica

El principio básico es el mismo para las macros: El destinatario recibe un correo electrónico o WhatsApp con un enlace a un sitio web personalizado. Allí se obtienen los consentimientos necesarios, tras lo cual los datos se vuelven a escribir directamente en la base de datos de contactos y en las actividades de onOffice enterprise. Opcionalmente, el intermediario recibe un correo electrónico de confirmación sobre el proceso.

Validez de los enlaces

Los enlaces para descarga suelen tener una validez de 90 días. 
En Enlace al web exposé es válido durante 14 días por defecto y puede personalizarse en los ajustes básicos de la web exposé.
El enlace para completar la formulario de actualización del contacto es válido durante 14 días.

Módulo de grupo y multilingüismo

Si deseas utilizar elMódulo de Grupos– y/omultilingüe el sistema da prioridad a los ajustes del grupo respectivo y al idioma del contacto antes de volver a los ajustes básicos generales.

El _agreementLink

Esta macro es extremadamente flexible y sustituye a soluciones anteriores como la macro _Widerrufslink. Se puede controlar a través de varios parámetros (los detalles se pueden encontrar en la lista de macros en Ayuda → Lista de macros). Sin parámetros, la macro utiliza los bloques activados desde los ajustes básicos (Extras → Configuración→ Ajustes básicos → Pestaña: Revocación). Los parámetros se utilizan para consultar los elementos seleccionados, de modo que se pueden configurar individualmente distintas consultas de cancelación.  Encontrarás una explicación detallada enRevocación.

Procedimiento básico

Actividades y trazabilidad

Gracias a la automatización, todas las interacciones con los clientes se documentan con precisión en el diario del agente o en las actividades. Como el sistema utiliza para ello tipos de acción y características fijas, cada paso sigue siendo trazable.

Ejemplos de registro:

Acceso por primera vez: Si un cliente potencial descarga un exposé, esto se registra con el tipo de acción y el tipo de acción «Descarga» y la característica de acción «Primera descarga».

Primera descarga

Llamadas repetidas: Cada vez que hagas clic en el mismo enlace, se marcará automáticamente como «Descarga repetida».

Descarga repetida

Detalles El sistema almacena el nombre exacto del archivo en el comentario de la actividad. El mensaje original y el archivo adjunto pueden consultarse directamente a través de la pestaña «Correo electrónico» dentro de la actividad.

Nombre exacto del archivo Pestaña Correo electrónico en la actividad

Uso en procesos

Una gran ventaja de estas entradas normalizadas es su función como Trigger. Dado que los tipos y características de las acciones están estandarizados en el sistema, puede utilizarlos para iniciar procesos de seguimiento automáticos , por ejemplo, crear una tarea cuando un exposé se haya consultado por primera vez.

Documentación jurídica

En el caso de los inmuebles con comisión externa, se archiva automáticamente un archivo PDF con las declaraciones contractuales del cliente. El cliente puede recuperarlos de nuevo en cualquier momento en el área de descargas.

Notas importantes sobre macros obsoletas

Ten en cuenta que la macro _Widerrufslink ya no cumple los requisitos legales para los contratos de corretaje (desde el 23 de diciembre de 2020). Tampoco se mantendrán las antiguas macros _PDFLink. Te recomendamos encarecidamente que los sustituya por _agreementLink (para consultas) o _downloadLink (para transferencia de archivos).

Nuestro consejo experto

Realiza una prueba desde la perspectiva del cliente después de cada configuración o cambio. Envíate un correo electrónico de prueba y comprueba si los enlaces, la presentación de la web y, sobre todo, las entradas en el libro de la agencia inmobiliaria responden exactamente a tus expectativas.

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