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Aktivitäten anlegen / bearbeiten

Aktivität neu anlegen

Über das Plus-Symbol Hinzufügen legen Sie einen neuen Aktivitäten-Eintrag an, sofern Sie sich auf dem Tab Aktivitäten befinden. In einer Adresse können Sie auch eine neue Aktivität anlegen, über Aktionenleiste >> Anlegen >> Aktivität. Dabei werden für die Singleselect-Felder die Default-Einstellungen aus der Administration gewählt. Diese kann man jedoch ändern unter: Extras >> Einstellungen >> Administration >> Aktionsarten.

Aktivität bearbeiten

Um einzelne Aktivitäten zu bearbeiten, klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol Icon für Bearbeiten.

  • Linksklick auf Icon für Bearbeiten öffnet ein Popup-Fenster.
  • Doppelklick auf die Aktivität öffnet ein Popup-Fenster.
  • Rechtsklick auf Icon für Bearbeiten + „Link in neuem Tab öffnen“ öffnet einen neuen Tab.
  • Mausradklick auf Icon für Bearbeiten öffnet einen neuen Tab.
  • STRG/CMD + Linksklick auf Icon für Bearbeiten öffnet einen neuen Tab.
Tab zum Bearbeiten einer Aktivität

Sie gelangen in die Bearbeitungsebene eines vorhandenen Aktivitäten-Eintrags. Hier haben Sie auch die Möglichkeit, den Aktivitäten-Eintrag zu duplizieren, klicken Sie dazu einfach auf den Button „Aktivität duplizieren“ in der Aktionenleiste der einzelnen Aktivität.

Bemerkungen

Unter „Bemerkung“ werden genauere Angaben zur Aktivität eingetragen. Diese können Sie selber hinterlegen. Aktivitäten, die auf einer E-Mail basieren, haben als Bemerkung den E-Mail-Text eingetragen. Außerdem können Sie die Eingabe von Bemerkungen für die jeweilige Aktivität vereinfachen, indem Sie Textbausteine anlegen, die Sie über ein paar einfache Klicks verwenden können. Um Textbausteine zu nutzen, klicken Sie den Button Icon für Textbausteine rechts neben dem Bemerkungsfeld. Eine nähere Definition von Textbausteinen und wie diese angelegt werden, finden Sie hier.

Bereich – Aktivität

Definieren Sie die Aktivität bezüglich Ihres Adressdatensatzes über die Aktionsart. Zusätzliche Informationen können Sie mit dem Aktionstyp angeben und wenn Sie ihrem Maklerbucheintrag benutzerdefinierte Merkmale zuordnen wollen, tun Sie dies unter „Merkmal“.

Darüber hinaus haben Sie im Bereich „Aktivität“ die Möglichkeit den zuständigen Betreuer / Ersteller des Eintrags zu sehen, den Aufwand und die Dauer der Arbeit / des Termins / Bearbeitung der Aufgabe festzulegen und zu dokumentieren. Die Auswahlmöglichkeiten ändern sich entsprechend der vorangegangenen Auswahl von Aktionsart und Aktionstyp.

Info-i

Das Info-i zeigt an, wann und von wem eine Aktivität angelegt wurde. Des weiteren werden Aktionsmerkmal und Angaben zum Preis der Immobilie dort eingetragen. Neben dem Info-i wird das zuletzt geändert Datum samt Uhrzeit und Info über den Bearbeiter angezeigt.

Bei bestimmte Aktionen wird automatisch vom System ein Aktionsmerkmal gesetzt.
Beispiel ist das Aktionsmerkmal „Exposéversand“, dieses wird automatisch gesetzt, sobald ein Exposé per Brief, E-Mail oder Downloadlink an einen Kunden verschickt wurde. Im letzten Fall, des Downloadlinks, wird zusätzlich das Aktionsmerkmal Downloadlink gesetzt.

Zuordnung von Immobilien und weiteren Adressen

Sie können weitere Adressen oder Immobilien hinzufügen, indem Sie entweder schnell in der Suchleiste danach suchen oder indem Sie auf das Plus-Symbol rechts oben klicken

Hinzufügen von Adressen und Immobilien
Popup zum hinzufügen einer Immobilie.

Beim Aufruf des Zuordnungspopups werden Ihnen die schon vorhandenen Immobilien aus den Aktivitäten dieser Adresse angezeigt. Über die Suchfelder und Klick auf „Suchen“ können sie nach bestimmten Immobilien suchen. Bei Anhaken von „Nicht aktive anzeigen“, „Einheiten anzeigen“ sowie „Objektfilter einbeziehen“ werden die nicht aktiven Immobilien, die Einheiten der Stammobjekte  bzw. der eingestellte Objektfilter bei der Suche berücksichtigt.

Wenn Sie eine Immobilie zugeordnet haben, können Sie durch Aktivieren des Feldes „Automatische Suchkriterien in alle verknüpften Adressen schreiben“ Suchkriterien anlegen. Die Suchkriterien werden beim Speichern des Maklerbucheintrages erstellt.
Zusätzlich können Sie die Beratungsebene für die verknüpfte Adresse angeben bzw. ändern.

Autmatische Suchkriterien anlegen und Beratungsebene setzen

Reiter Dateien

Auf diesem Reiter finden Sie alle Dateien, die Sie selber in der Aktivität hinterlegt haben, oder welche z.B. in der zur Aktivität passenden E-Mail versendet wurden. Bei Aktivitäten zu Terminen werden die im Termin hinterlegten Dateien angezeigt.

Aktionenleiste

Das Bearbeitungsfenster für einzelne Aktivitäten liefert eine eigene Aktionenleiste mit folgenden Optionen:

Aktivität duplizieren

Durch diese Aktion, wird die aktuelle Aktivität dupliziert. Änderungen der Einstellungen werden ebenfalls übernommen.

Anlegen

  • Aufgabe: Über diese Option kann aus der Aktivität eine Aufgabe angelegt werden, Eckdaten zur Aktivität werden in die Aufgabe übernommen.
  • Wiedervorlagen: Hiermit können Sie einem Benutzer eine Wiedervorlage der aktuellen Aktivität zuordnen.

Weitere Aktionen

  • Datensatzrechte (nur mit entsprechendem Benutzerrecht lesbar) zum Bearbeiten der Zugriffsrechte für die aktuelle Aktivität.
  • Datensatzinformationen liefert Informationen zur Nummer des Datenansatzes, wann und von wem er angelegt/zuletzt bearbeitet worden ist.
  • Aktivität drucken

Zusätzlich werden je nach Aktionsart der Aktivität noch weitere Buttons angezeigt. So kann z.B. bei einer Aktivität zu einem Termin über die Aktionenleiste der Termin geöffnet werden.

Hinweis:

Bitte beachten Sie, dass sich die Einträge in der Aktionenleiste unterscheiden, je nachdem um welche Aktionsart es sich handelt und auf welchem Tab im Bearbeitungsfenster Sie sich gerade befinden.

Aktionenleiste bei E-Mails im Tab „E-Mail“

Die Aktionenleiste von Aktivitäten des Typs E-Mail zeigt in dem Tab „E-Mail“ einen anderen Aufbau auf:

Über Antworten und Weiterleiten können Sie die E-Mail beantworten oder weiterleiten.

Unter Anlegen können Sie aus der Aktivität eine Aufgabe oder einen Prozess anlegen:

  • Aufgabe
  • Prozess

Unter Weitere Aktionen finden Sie folgende Auswahlmöglichkeiten:

  • Allen antworten
  • Aktivität duplizieren
  • Wiedervorlage
  • E-Mail drucken

Aktionenleiste bei Aufgaben/Terminen

Die Aktionenleiste von Aktivitäten des Typs Aufgabe oder Termin zeigen einen anderen Aufbau auf, denn zusätzlich zu den üblichen Optionen kann man „Aufgabe/Termin lesen“ auswählen.

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