Entrada
Panel de control
Contactos
Inmuebles
Correo electrónico
Calendario
Tareas
Configurador de estadísticas
Estadística del inmueble / contactos
Gestor de solicitudes
Presentación modo TV escaparate
Seguimiento de la actividad comercial
Panel de captación
Marketing-Box
Panel de resultados
Gestión de procesos
Grupos
onOffice Sync
Presentaciones PDFs
Faktura
Gestión de proyectos
Registro de la jornada laboral
Módulo multilingüe
Envío automático de exposés
Módulo multipropiedad
Intranet
Marketplace
Enlaces favorito
Módulos de texto
Importación de inmuebles
onOffice-MLS
Portales
Contactos desde el Portapapeles
Actualización masiva
Cálculo con fórmulas
Acceso rápido
Plantillas
Ajustes
Comunicación con los clientes
Herramientas externas
Tutoriales
Paso a paso
Usted está aquí: Home / Tutoriales / Paso a paso / Instrucciones administrativas / Cambio de usuario
Paso a paso
Cambio de usuario
En todas las empresas, los empleados van y vienen. ¿Qué se hace con el antiguo usuario en onOffice enterprise? Borrar suele ser el primer pensamiento, pero esto no es posible en la edición de onOffice enterprise debido al vínculo con las actividades.
Básicamente tiene dos opciones: desactivar la cuenta existente y crear una nueva si es necesario, o dejar la cuenta existente y asignarla a un nuevo empleado.
Debe tener en cuenta los siguientes aspectos:
- ¡El nombre de usuario en sí no puede cambiarse!
Si un nuevo miembro del personal asume el acceso existente, ya no es posible deducir el miembro del personal directamente del nombre de usuario en las actividades, por ejemplo, porque allí se almacena el nombre de usuario/abreviatura y no el “propietario”. De este modo, siempre habría que comprobar qué empleado era el propietario de este registro de usuario en el momento de registrar la actividad. Esta información NO se incluye en el registro de usuario. - Es probable que se asignen contactos y/o propiedades al usuario. Es importante que los contactos y propiedades tengan siempre un responsable válido. Una vez desactivado un usuario, debe filtrar los contactos y propiedades según el responsable desactivado y asignarlas al responsable recién creado mediante la actualización masiva.
- Las plantillas privadas, listas de trabajo, filtros, etc. sólo son accesibles con esta cuenta de usuario.
- El usuario tendrá acceso a los buzones y contraseñas, que presumiblemente también estarán desactivados.
Nuestra recomendación es desactivar el usuario existente y crear una nueva cuenta para los nuevos empleados.
Hier finden Sie
Primera opción, desactivar permanentemente el usuario
La desactivación de un usuario libera inmediatamente la licencia; se puede crear inmediatamente una nueva cuenta de usuario con esta licencia. Tenga en cuenta que una cuenta desactivada permanentemente no puede reactivarse
1. Cuenta de usuario desactivada permanentemente
El registro de usuario se abre en los ajustes de usuario a través de la ruta y se encuentra directamente en la pestaña “Datos básicos”. En la categoría usuarios, hay una casilla de verificación en la parte inferior, “Desactivar usuario permanentemente”; marque esta casilla y guarde la acción. Esto también completa directamente la desactivación
Por favor, tenga en cuenta que las tareas y citas del usuario desactivado permanentemente sólo pueden asignarse individualmente al nuevo usuario.
2. Crear un nuevo usuario
Una vez que haya encontrado un nuevo empleado, puede crear un nuevo usuario. Dado que un usuario ha sido previamente desactivado de forma permanente, no se requiere ninguna otra licencia de usuario.
Para ello, haga clic en el símbolo más de la administración de usuarios. Rellene completamente la interfaz “Crear usuario” y guarde las entradas. Preste también atención a las abreviaturas claras (incl, accesos bloqueados y desactivados). De este modo se crea el registro de datos del usuario, y también aparecen las demás pestañas de configuración, derechos, correo electrónico, etc., en las que ahora puede realizar las entradas correspondientes.
El nuevo usuario necesita un buzón de correo electrónico y una firma, que pueden almacenarse en la configuración del usuario. También debe filtrar por el tutor desactivado en contactos y propiedades para ajustar al responsable. Antes debe guardar el resultado en una lista de trabajo con el nombre adecuado. Esto significa que después de cambiar el responsable, usted todavía tiene una lista de los contactos/ propiedades para las que el antiguo empleado era el responsable- usted NO PUEDE deshacer el cambio del responsable en el siguiente paso a través de la actualización masiva.
A través de la lista filtrada o a través de la lista de trabajo que acaba de crear, puede utilizar la actualización masiva para asignar el usuario recién creado a los registros de datos.
Además, compruebe los filtros de contactos y las listas de trabajo, ya que aquí también puede haber listas que apunten o filtren al usuario desactivado, normalmente también tendrá que ajustarlas.
Segunda posibilidad: Toma de control del acceso de los usuarios
El nuevo empleado conserva el nombre de usuario anterior; como se ha explicado anteriormente, el nombre no puede cambiarse. En este caso, definitivamente debe reasignar la contraseña para este acceso de usuario para que el empleado anterior ya no tenga acceso.
1. Personalizar el acceso de los usuarios
Vaya a . En el área “Usuario”, cambie la contraseña (“Contraseña” y “Confirmar contraseña”) y, si es necesario, los datos de correo electrónico. Desvincule el registro de contacto del empleado anterior y asigne el registro del nuevo empleado a través de 
. Por favor, vea qué puntos podrían modificarse aún en este ámbito.
En la sección Aviso legal, introduzca los datos del nuevo empleado.
Bloquear a los usuarios si la transición no es fluida
En caso de que la transición no sea fluida, puede tener sentido bloquear temporalmente el acceso para que no pueda utilizarse para iniciar sesión en la edición para de onOffice enterprise. Para ello, seleccione la entrada “bloqueado” en “cuenta” en el área “usuario” y guárdela. Para liberar, marque la entrada como liberada y guárdela.
En cualquier caso, con o sin bloqueo, debe asignar una nueva contraseña y también ajustar inmediatamente los buzones de correo electrónico en caso de bloqueo.
En principio, la administración de los buzones de correo electrónico y sus datos de acceso es independiente de la administración de usuarios.
Lo mejor es cambiar la contraseña del buzón para evitar nuevos accesos. Esto no tiene nada que ver con la contraseña del usuario
1. Buzón existente del usuario anterior
No elimine el buzón. A menudo quedan correos en los buzones o llegan correos que no deberían perderse o que aún deben procesarse.
Para el buzón que ya no se utiliza, puede configurar un reenvío del correo entrante a otro buzón de la oficina. Así se garantiza que se sigan procesando. Además, el diálogo con este buzón se va eliminando progresivamente porque los correos se responden desde otros buzones.
Tanto el cambio de contraseña como la configuración de un reenvío sólo pueden realizarse en el servidor donde se crean los buzones. Si sus buzones se encuentran en onOffice o si son buzones Pop3 a los que también se podría acceder externamente, proceda del siguiente modo:
Puede editar la configuración y las asignaciones de los buzones en onOffice en:
- Cambiar contraseña:
Seleccione la dirección de correo electrónico que desea cambiar, “expanda” (triángulo pequeño) y haga clic en la opción “Generar nueva contraseña”. - Para configurar el reenvío:
Para configurar el reenvío, póngase en contacto con nuestro servicio de asistencia. - Cambiar el acceso al buzón en onOffice:
Puede ajustar el acceso a un buzón eliminando el enlace al buzón para el usuario anterior a través de
y eliminando así todos los derechos de acceso al buzón y permitiendo a la persona que va a seguir editándolo el acceso al buzón a través de 
.
2. Buzón para el nuevo usuario
El nuevo empleado debe tener su propio buzón de correo electrónico. Se crea en los ajustes básicos o se importa y también se asigna aquí al registro de datos del usuario. Si debe responder a los demás correos electrónicos del empleado anterior, el buzón anterior debe configurarse en consecuencia o debe establecerse el reenvío al nuevo buzón.
Para más información, vea este vídeo.