Abfragen von Widerruf, AGB etc.

Sie versenden eine E-Mail an den Interessenten mit dem Makro _agreementLink. Die E-Mail enthält dann ein Link zu einer Webseite, über die die entsprechenden Abfragen erfolgen. Die Darstellung auf der Webseite ist dabei konfigurierbar. Dabei werden immer Buttons für das Herunterladen der ausgefüllten Erklärung bzw. das Speichern der ausgefüllten Erklärung angezeigt.

Sofern Anhänge (mit Ausnahme von Kontaktdaten und Termindaten) / Links vorhanden sind, werden diese dem Interessenten erst nach der Zustimmung der Pflichtabfragen zur Verfügung gestellt.

Beim “Speichern” der Abfragen werden die vorgegebenen Werte in den Adress- oder Immobiliendatensätzen gesetzt und ein Aktivitäteneintrag mit allen Abfragen und Entscheidungen des Kunden hinterlegt.

Der Interessent bekommt, sofern nicht anderst konfiguriert, eine E-Mail mit den bestätigten Abfragen, sofern eine Bestätigungsvorlage (E-Mailvorlage) mit dem Makro _agreementLinkConfirmations eingebunden wurde.

An den ursprünglichen Versender der E-Mail wird eine Informations-E-Mail über das Ausfüllen der Abfragen verschickt. Der Empfänger kann angepasst werden, möglich sind der Absender der E-Mail, der Adressbetreuer, der Immobilienbetreuer, ein beliebiges Postfach oder keine Mail. Falls dem sofortigen Beginn (sofern die Abfrage enthalten ist) nicht zugestimmt wurde, ändert sich der Betreff von “PDF-Exposé Download” zu “Kein PDF-Exposé Download”.

Wird der Widerruf mit abgefragt, werden die entsprechenden Funktionen (vorzeitiger Beginn, Versand von Widerrufserklärung und Musterwiderruf sowie Wiedervorlage) mit ausgeführt.

Ein Beispiel für den Widerruf ist unten aufgeführt.

Eine detaillierte Anleitung zu den Abfragen und ihren Einstellungen finden Sie in den Grundeinstellungen, hier wird nur ein kurzer Überblick gegeben.

Der Text, der für den Link in der E-Mail angezeigt werden kann, die Abfragen, die erscheinen sollen, ob es eine Pflichtangabe ist, die Position der Bestätigungen etc. können über Parameter beim Makro _agreementLink() angegeben werden. Die Details dazu finden Sie in der Makroliste. Alle Optionen, die nicht explizit angegeben werden, werden mit den Einstellungen aus den Grundeinstellungen übernommen.

In den einzelnen Abfragen können Sie über “Werte setzen” festlegen, welche Werte in den zugeordneten Adress-  oder Immobiliendatensätzen gesetzt werden sollen – jeweils für Zustimmen und für Nichtzustimmen.

Neben den Standardabfragen, die in den Grundeinstellungen vorhanden sind, können weitere individuelle Abfragen angegeben werden. Dabei wird der Name des Textbausteines – nicht der “Titel für den Kunden” – als Parameter im Makro eingetragen. Bitte Fragen Sie Ihren Administrator danach, wenn Sie kein Zugriff auf Extras >> Einstellungen >> Grundeinstellungen >> Tab Widerruf haben.

Wird das Makro ohne Parameter genutzt, werden die in den Grundeinstellungen vorgegebenen Einstellungen und die aktiv geschalteten Abfragen angezeigt.

Wenn Sie das Gruppenmodul und/oder Mehrsprachenmodul verwenden, können jeweils eigene Texte und Abfragen angelegt werden. Dabei gilt die Reihenfolge: Texte in der Sprache des Kontaktes, ansonsten die deutschen Texte und Angaben aus der Gruppe vor den Angaben aus den Grundeinstellungen. Wenn in einer Gruppe für ein Textbaustein Angaben hinterlegt wurden, werden alle weiteren Angaben ebenfalls aus der Gruppe genommen.

Alle Aktivitäten- / Maklerbucheinträge haben natürlich die entsprechende Adresse / Immobilie verknüpft. 

Der Versand der E-Mail mit dem Makro _agreementLink wird wie gewohnt in den Aktivitäten / Maklerbuch vermerkt.

Nach dem Anklicken des Links in der E-Mail wird eine Aktivität mit Aktionsart “Download” und Aktionstyp “Download” und dem Aktionsmerkmal “Bereitstellung Download” hinterlegt. Der Name der bereitgestellten Datei ist vermerkt.

Führt der Kunde die Abfrage durch (schließt die Abfragen mit “Daten speichern” ab), wird ein Aktivitäten- / Maklerbucheintrag mit Aktionsart “Bestätigung” und Aktionstyp “Eingang” vermerkt. Über die Grundeinstellung IP-Informationen in Agreementlink-Aktivitäten speichern kann festgelegt werden, ob IP-Adresse, Mailadresse und Datum in die Aktivität geschrieben werden sollen.

Falls der Interessent verfügbare Dateien öffnet / herunterlädt, wird eine Aktivität mit der Aktionsart “Download” und dem Aktionstyp “Download” sowie den Aktionsmerkmalen “Erstmaliger Download” und “Erstmaliger Exposédownload” hinterlegt. Wird die Datei erneut heruntergeladen wird erneut ein Aktivitäteneintrag erstellt, diesmal mit dem Aktionsmerkmal “Wiederholter Download”. Der Name der Datei ist jeweils vermerkt und die ursprüngliche E-Mail, in der der Anhang hinterlegt ist, kann in dem Aktivitäten- / Maklerbucheintrag im Tab E-Mail samt Anhang eingesehen werden.

Auch Aktionen wie Bestätigung der AGB, Vertragsannahme, Vertragsablehnung, Zustimmung zum sofortigen Beginn etc. werden als Aktivitäten dokumentiert.

Bei Immobilien mit Außenprovision wird eine Aktivität “Bestätigung >> Archivierung” angelegt, wenn der Kunde das Widerrufsformular bestätigt hat. Hier werden die vom Kunden getätigten Vertragserklärungen archiviert und als PDF-Datei hinterlegt.
Diese Erklärung kann der Kunde jederzeit im Downloadbereich zusaätzlich herunterladen.

Hier eine Erklärung, für die Abfrage des Widerrufs mit vorzeitigem Beginn.

Dazu könen Sie das Makro “_agreementLink(Vertrag, Belehrung, Musterwiderruf, Beginn, Kontakt, mail)” nutzen. 

Für die Position der Bestätigungstexte und Checkboxen wird die Einstellung aus den Grundeinstellung übernommen.
Wenn gewünscht können Sie die Abfrage um weitere Textbausteine erweitern.

E-Mail verfassen

Beispielhaft hier eine E-Mail mit Exposé und Widerrufsabfrage mit dem Makro _agreementLink(Einleitung, Vertrag, Belehrung, Musterwiderruf, Beginn, Kontakt, HinweisBestaetigungsbutton, mail, pileupconfirm).

Verknüpfen Sie im E-Maildialog eine Immobilie / Adresse und wählen Sie Exposé / Anhänge aus. Die Vorschau sieht es dann so aus:

E-Mail beim Empfänger / Webdialog

Wenn die E-Mail vom Interessenten gelesen wird, kann er auf den Link für das Exposé / Download klicken und der folgende Dialog wird angezeigt.

Bestätigt der Interessent die Pflichtfelder (alle bis auf den vorzeitigen Beginn), wird der Link “Daten speichern” aktiv.
Bei einer Immobilie mit Außenprovision kann über die Buttons rechts neben “Datei speichern” die Vertragserklärung heruntergeladen bzw. ausgedruckt werden. In diesem Fall werden die Checkboxen bei den Erklärungen gesperrt und können nicht mehr geändert werden. Alles andere funktioniert wie gewohnt.

Hier ein Beispiel für die Bestätigung der Pflichtfelder ohne vorzeitigen Beginn.

Der Kunde wird in einem Popup darauf hingewiesen, dass er nicht dem vorzeitigen Beginn zugestimmt hat und die Dokumente noch nicht zum Download bereitstehen. Für eine Änderung der Auswahl kann er zurückkehren oder ohne Zustimmung fortfahren.

Ohne Zustimmung zum vorzeitigen Beginn ist der Download nicht möglich. Der Interessent wird darauf hingewiesen, dass er sich dazu mit dem Makler in Verbindung setzen muss. Der Makler kann dann erneut eine E-Mail mit einem neuen Link an den Kunden versenden. Ein Ändern des vorzeitigen Beginns ist an der Stelle nicht mehr möglich.

Der Interessent hat unabhängig davon die Widerrufsbelehrung akzeptiert und damit wird dem Kunden automatisch eine E-Mail zugesandt, in der die Immobilie, die Außenprovision, der Text der Widerrufsbelehrung und ein Musterwiderruf enthalten ist. Der Makler erhält ebenfalls eine Info-E-Mail über die Zustimmung mit Angaben der Bestätigungen, Adresse und Immobilie.
Im Adressdatensatz wird eine Widervorlage (+14 Tage) eingetragen, wenn nicht bereits eine aktuelle oder zukünftige Wiedervorlage eingetragen ist.

Mit Zustimmung zum vorzeitigen Beginn wird beim Klick auf “Weiter” das oder die Exposé(s) zum Download angeboten bzw. Links zu angezeigt. Ohne Anhänge werden einfach nur die Daten gespeichert.

Beim Akzeptieren der Widerrufsbelehrung wird dem Kunden automatisch eine E-Mail zugesandt, in der die Immobilie, die Außenprovision, der Text der Vertragserklärung, die Widerrufsbelehrung und ein Musterwiderruf enthalten ist. Der Makler erhält eine Info-E-Mail über die Zustimmung mit Angaben der Bestätigungen, Adresse und Immobilie.

Aktivitäten und Aktionen

Im Beispiel wird im Adressdatensatz >> Grunddaten >> Kategorie Verwaltung die Checkboxen für “Rückruf akzeptiert” gesetzt.

Es werden in der Adresse und der Immobilie Aktivitäts- / Maklerbucheinträge für den Widerruf samt den Abfragen für Vertrag und Kontakt hinterlegt. Auch die Abfrage für den sofortigen Beginn wird gelistet und ob der Interessent zugestimmt hat oder nicht. Auch die Liste der bereitgestellten Dateien / Links ist dabei.

Nach Akzeptieren des sofortigem Beginn erhält der Interessent eine E-Mail mit dem Text der Widerrufserklärung, der er zugestimmt hat und der Immobilie, für die der Widerruf abgefragt wurde. Dabei ist ein Musterwiderrufsformular als Textanhang. Der Versand der E-Mail wird in den Aktivitäten / Maklerbuch hinterlegt.

Falls der Interessent verfügbare Dateien öffnet / herunterlädt, wird eine Aktivität mit Aktionsart “Download” und Aktionstyp “Download” und dem Aktionsmerkmal “Erstmaliger Download” hinterlegt. Handelt es sich bei dem Download um eine Exposé wird zusätzlich noch “Erstmaliger Exposédownload” als Aktionsmerkmal hinterlegt. Wird die Datei erneut heruntergeladen wird erneut ein Aktivitäteneintrag erstellt, diesmal mit dem Aktionsmerkmal “Wiederholter Download”. Die / der Name der Datei ist jeweils vermerkt und die ursprüngliche E-Mail, in der der Anhang hinterlegt ist, kann in dem Aktivitäten- / Maklerbucheintrag im Tab E-Mail samt Anhang eingesehen werden.

Der Absender der E-Mail mit dem Link an den Interessenten erhält eine E-Mail mit den Abgefragten Elementen und dem Ergebnis sowie die Liste der bereitgestellten Dateien / Links. In der E-Mail sind die Adresse und die Immobilie zugeordnet.

Eine Datei oder ein Exposé kann die Abfrage der AGB vorgeschaltet werden. Dafür können Sie das Makro _agreementLink(AGB) nutzen. Weitere Abfragen wie der Rückruf können dabei ergänzt werden _agreementLink(AGB, Kontakt). 

Sonderfall ist das Makro PDFLinkOhneAGB, das wird durch das Makro _downloadLink ersetzt.

Der Versand der E-Mail wird wie gewohnt in den Aktivitäten / Maklerbuch vermerkt. Zusätzlich wird das Aktionsmerkmal „Downloadlink“ gesetzt. Wird ein Exposé verschickt kommt zusätzlich das Aktionsmerkmal “ Exposéversand“ hinzu.

Nach der Zustimmung des Interessenten zur AGB in einer Aktivität mit der Aktionsart „AGB bestätigt“ samt den AGB hinterlegt. Dabei wird die Bestätigung für den Rückruf vermerkt und die bereitgestellten Dateien gelistet.

Falls der Interessent verfügbare Dateien öffnet / herunterlädt, wird eine Aktivität mit Aktionsart „Download“ und Aktionstyp „Download“ und dem Aktionsmerkmal „Erstmaliger Download“ hinterlegt. Handelt es sich bei dem Download um eine Exposé wird zusätzlich noch “Erstmaliger Exposédownload” als Aktionsmerkmal hinterlegt. Wird die Datei erneut heruntergeladen wird das Aktionsmerkmal „Wiederholter Download“ geschrieben. Die / der Name der Datei ist vermerkt und die ursprüngliche E-Mail, in der der Anhang hinterlegt ist, kann in dem Aktivitäten- / Maklerbucheintrag im Tab E-Mail samt Anhang eingesehen werden.