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Gestión de proyectos
Crear/completar proyecto
Para crear un nuevo proyecto, haz clic en el icono del módulo «Proyectos» de la barra de módulos. Utiliza el icono «Nuevo registro» 
para crear un nuevo proyecto.
En todas las demás vistas, puedes utilizar la flecha pequeña situada junto al icono más -a través de la entrada «Nuevo proyecto»- para crear a partir de una plantilla o un proyecto completamente nuevo.
Después de asignar un título de proyecto adecuado, puedes asignar una fecha de inicio y una fecha límite para el proyecto. Guarda el proyecto mediante el símbolo de disquete. En el siguiente paso se pueden realizar más ajustes y enlaces.
Información sobre el proyecto
Están disponibles, entre otros, los siguientes campos:
- Descripción del proyecto Describe aquí en qué consiste el proyecto.
- Requisitos del proyecto Define aquí los requisitos del proyecto. Si se rellena este campo, también será visible en todas las tareas vinculadas al proyecto.
- Nota en las tareas del proyecto: Introduce aquí notas útiles para el proyecto.
- Responsable del proyecto Introduce aquí la persona responsable del proyecto.
- Tipo Especifica el tipo de proyecto.
- Etiqueta Asigna aquí una o varias de las etiquetas almacenadas en la administración.
- Estado Estado del proyecto con las opciones «En planificación», «Iniciado», «Terminado».
- Prioridad Asigna al proyecto una prioridad de «muy baja» a «muy alta».
Haciendo clic en el icono , el número de proyecto se copia en el portapapeles como texto sin formato y como hipervínculo. Esto permite un flujo de trabajo más eficaz, ya que el número puede utilizarse directamente en diversas aplicaciones de destino, como correos electrónicos, documentos o chats, sin necesidad de formatearlo manualmente.
Puedes crear cualquier entrada para el «Tipo de proyecto» en
Estado del proyecto
Al asignar el estado del proyecto, observa qué funciones están vinculadas a él:
- En planificación: En el estado «en planificación», las tareas vinculadas en el proyecto no se muestran ni al responsable ni al editor. La única forma de ver las tareas es a través de la gestión de proyectos.
- En marcha: El proyecto ha comenzado. Todas las tareas vinculadas se remiten a los supervisores/responsables correspondientes.
- Terminado: En el estado «terminado», todas las tareas se establecen como finalizadas. Si una de las tareas del proyecto aún no está configurada como terminada, se emite una advertencia.
Para ello, se recomienda el siguiente procedimiento: Crea el proyecto hasta que se hayan introducido todas las subtareas que sean necesarias. Las tareas que has introducido no son visibles inicialmente para otros usuarios. Solo cuando se establece el estado en «marcha» aparecen las tareas con los usuarios responsables.
Asignar inmuebles y contactos
Al vincular un contacto y/o propiedad a un proyecto, también tienes la opción de asignar a estos contactos y propiedades las tareas asignadas al proyecto.
En el siguiente paso, se crean nuevas tareas para el inmueble. Las tareas se asignan directamente al empleado responsable. Puedes encontrar más detalles en la correspondiente entrada de la gestión de tareas.
Los símbolos de colores a la izquierda de las tareas indican el estado de las tareas:
- símbolo verde = estado «Terminado».
- símbolo amarillo = estado «En proceso».
- símbolo rojo = estado «No empezado».
- símbolo rojo con interrogación = estado sin cambios desde hace más de 7 días, por ejemplo, «En proceso».
Nota:
También es posible vincular tareas a varios proyectos diferentes.
Contactar el contacto vinculado
El contacto vinculado puede contactarse a través de la barra de acciones. Puedes elegir entre una carta o un correo electrónico. También se puede enviar información sobre el proyecto a través de varias macros.
Vista de lupa
Una vez que el proyecto está creado y se han vinculado tareas, citas y otras actividades con el proyecto correspondiente, se tiene la posibilidad de obtener una vista rápida de cada tarea, cita u otras actividades a través del símbolo de lupa en la pestaña correspondiente.
Archivos
A través del cuadro de archivos, se pueden almacenar archivos en el proyecto. Se pueden cargar varios archivos al mismo tiempo.
En las tareas vinculadas, además de los archivos de la tarea, se enumeran los archivos del proyecto a través de la casilla «Archivos del proyecto».
Automatización
En el cuadro de automatización, puedes establecer que las nuevas tareas creadas por un usuario se asignen directamente al proyecto. Esta función asigna automáticamente todas las tareas ingresadas por el usuario seleccionado a este proyecto. Esto no se aplica a las plantillas de proyecto.
Si un usuario está registrado en varios proyectos bajo automatización, las tareas se vincularán con todos los proyectos.
Completar/terminar el proyecto
Finalización
Una vez completadas las tareas principales de su proyecto, éste puede establecerse como finalizado. Esto se hace a través de la casilla «terminado». Al marcar la casilla «terminado», también se rellena la fecha «Terminado el», que calcula directamente un valor «Terminado después de» en días. Para el cálculo se utilizan la «Fecha de entrada» y la «Terminado el». Al finalizar un proyecto, las tareas abiertas permanecen abiertas. La finalización de un proyecto repercute en la vista general del proyecto, en la que éste aparece ahora en verde.
Salida
Para finalizar un proyecto y asegurarse de que se han completado todas las tareas, puede utilizar la fase del proyecto. Si seleccionas «Finalizado», se te preguntará antes de guardar: «¿Deseas cambiar el estado del proyecto a Finalizado? Todas las tareas están listas» Si haces clic en Aceptar, todas las tareas se establecen como completadas según lo descrito, se marca la casilla Terminado y se cierra el proyecto.
Nota:
Ten en cuenta que la gestión de proyectos es un módulo adicional de pago. Tienes la opción de adquirirlo a través de la Tiendal.