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Modulo progetti

Creare/completare un progetto

Per creare un nuovo progetto, clicca sull’icona del modulo “Progetti” nella barra dei moduli. Puoi creare un nuovo progetto tramite l’icona “Nuovo record di dati” .
In tutte le altre visualizzazioni, cliccando sulla piccola freccia accanto al simbolo del più – alla voce “Nuovo progetto” – puoi creare un progetto da un modello o uno completamente nuovo.

Projektverwaltung neu anlegen

Dopo aver assegnato un titolo adeguato al progetto, puoi impostare una data di inizio e una scadenza. Salva il progetto tramite l’icona del dischetto. Nel passaggio successivo è possibile configurare ulteriori impostazioni e collegamenti.

Informazioni sul progetto

Sono disponibili, tra gli altri, i seguenti campi:

  • Descrizione del progetto: descrivi qui l’oggetto del progetto.
  • Requisiti del progetto: definisci qui i requisiti del progetto. Se questo campo è compilato, sarà visibile anche in tutti i compiti collegati al progetto.
  • Nota nei compiti del progetto: inserisci qui note utili per il progetto.
  • Responsabile del progetto: inserisci qui la persona responsabile del progetto.
  • Tipo: specifica il tipo di progetto.
  • Tag: assegna qui uno o più tag memorizzati nell’amministrazione.
  • Stato: stato del progetto con le opzioni “In pianificazione”, “Avviato”, “Terminato”.
  • Priorità: assegna al progetto una priorità dalla più bassa alla più alta.

Facendo clic sull’icona , il numero del progetto viene copiato negli appunti sia come testo normale che come collegamento ipertestuale. Ciò consente un flusso di lavoro più efficiente, in quanto il numero può essere utilizzato direttamente in varie applicazioni come e-mail, documenti o chat senza formattazione manuale.

Projektverwaltung - Angaben zum Projekt, Projektbeschreibung, Projektanforderungen gehighlighted

Puoi creare qualsiasi voce per il “Tipo di progetto” in Extra >> Impostazioni >> Amministrazione >> Scheda “Selezione singola” >> Modulo “Progetti” >> Campo chiave.

Stato del progetto

Nell’assegnazione dello stato del progetto, presta attenzione alle funzioni collegate:

  • In pianificazione: nello stato “in pianificazione”, i compiti collegati al progetto non vengono visualizzati né per il responsabile né per l’esecutore. L’unico modo per visualizzare i compiti è tramite la gestione dei progetti.
  • Avviato: il progetto è stato avviato. Tutti i compiti collegati vengono presentati ai rispettivi esecutori/responsabili.
  • Terminato: nello stato “Terminato”, tutti i compiti vengono impostati automaticamente come completati. Se uno dei compiti del progetto non risulta ancora completato, verrà emesso un avviso.

Si consiglia pertanto la seguente procedura: crea il progetto inserendo tutti i compiti necessari. I compiti inseriti non saranno inizialmente visibili agli altri utenti. Solo quando imposterai lo stato su “Avviato”, i compiti appariranno agli utenti responsabili.

Associare immobili e contatti

Di seguito, viene creato un progetto per la semplice acquisizione di un nuovo immobile. In questo contesto devono essere create e inserite foto, testi descrittivi, planimetrie e piantine. Inoltre, l’immobile deve essere pubblicato sui portali. Sarebbe utile in questo caso un collegamento con l’immobile e con il contatto del proprietario.
Roter Rahmen um Verknüpfungen von Adressen und Immobilien in der Projektdetailansicht

Collegando contatti e/o immobili a un progetto, hai la possibilità di assegnare a questi anche i compiti assegnati al progetto.

Nel passaggio successivo vengono creati nuovi compiti per l’immobile. I compiti vengono assegnati direttamente al collaboratore responsabile. Per maggiori dettagli, consulta la voce corrispondente sulla gestione dei compiti.

I simboli colorati a sinistra dei compiti indicano il loro stato:

  • simbolo verde = stato “Completato”.
  • simbolo giallo = stato “In corso”.
  • simbolo rosso = stato “Non avviato”.
  • simbolo rosso con punto interrogativo = stato invariato (es. “In corso”) da più di 7 giorni.

Nota:

è anche possibile collegare compiti a diversi progetti contemporaneamente.

Roter Rahmen um Aufgaben in der Projektdetailansicht.

Contattare il profilo collegato

Tramite la barra delle azioni è possibile contattare la persona collegata al progetto. È possibile scegliere tra lettera ed e-mail. Attraverso varie macro è possibile inviare automaticamente anche informazioni relative al progetto.

Vista a lente d’ingrandimento

Una volta creato il progetto e collegati compiti, appuntamenti e altre attività, è possibile visualizzare una panoramica rapida di questi tramite l’icona della lente d’ingrandimento nella relativa scheda.

Lupenansicht einer Aufgabe in der Aufgabenbox in der Projektdetailansicht

File

Tramite il riquadro “File” è possibile salvare documenti all’interno del progetto. È possibile caricare più file contemporaneamente.
Nei compiti collegati, oltre ai file del compito stesso, verranno elencati anche i file del progetto nel riquadro “File del progetto”.

Automazione

Nel riquadro dell’automazione puoi stabilire che i nuovi compiti creati da un utente vengano assegnati direttamente al progetto. Questa funzione associa automaticamente a questo progetto tutti i compiti inseriti dall’utente selezionato. Questo non si applica ai modelli di progetto. 

Se un utente è inserito nell’automazione di più progetti, i compiti verranno collegati a tutti i progetti interessati.

Completare/terminare il progetto

Completare

Quando i compiti principali del progetto sono conclusi, il progetto può essere impostato come completato. Ciò avviene selezionando la casella “Completato”. Selezionando questa casella, viene compilata automaticamente la data “Completato il”, calcolando il valore “Completato dopo” in giorni. Per il calcolo vengono utilizzate la data di inserimento e la data di completamento. Anche quando si completa un progetto, i compiti non conclusi verranno visualizzati come tali. Il completamento di un progetto influisce sulla panoramica del progetto, dove il progetto apparirà ora evidenziato in verde.

Concludere

Per chiudere definitivamente un progetto e assicurarti che tutti i compiti siano stati svolti, puoi utilizzare la fase del progetto. Se imposti lo stato su “Terminato”, prima del salvataggio ti verrà chiesto: “Vuoi cambiare lo stato del progetto in “Terminato”? In questo modo tutti i compiti verranno impostati come terminati! Se clicchi su OK, tutti i compiti verranno impostati come terminati, verrà messa la spunta su “completato” e il progetto sarà chiuso definitivamente.

Nota:

Ricorda che la gestione progetti è un modulo aggiuntivo a pagamento. Hai la possibilità di acquistarlo tramite lo shopping center di onOffice.

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