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E-Mail

Adressen manuell zuordnen

Zuordnungen zu Adressen und einer Immobilie finden Sie im E-Mail-Header unter „Von:“ und „An:“. Die Verknüpfungen sehen Sie links neben den jeweiligen Datensätzen. Verweilen Sie mit der Maus auf einem Namen, öffnet sich eine Kachel mit Informationen. Dort können Sie verschiedene Aktionen ausführen.

Ist in einem E-Mail-Header der Text „Zuordnen/Anlegen“ sichtbar, konnte der E-Mail keine Adresse automatisch zugeordnet werden. Die Absenderadresse ist noch in keinem Adressdatensatz hinterlegt. Ordnen Sie manuell einen Kontakt zu oder legen Sie einen neuen Kontakt an, indem Sie auf Zuordnen/Anlegen klicken Es öffnet sich ein Pop-up zum Zuordnen.

Zuordnung setzen

Suche

Mit Klick auf Zuordnen/Anlegen öffnet sich der Dialog zum Zuordnen eines Kontaktes. Über den Karteireiter „Suchen“ ordnen Sie einen bestehenden Kontakt zu. Beim Zuordnen eines bestehenden Kontaktdatensatzes funktionieren die Eingabefelder als Suchfelder. Es genügt also z. B. der Eintrag des Namens und ein Klick auf „Suchen“. Ist kein Suchfeld ausgefüllt, werden die zuletzt aufgerufenen Adressen angezeigt. Unter den Suchergebnissen wählen Sie den gewünschten Datensatz aus.

Neu

Über den Karteireiter „Neu“ legen Sie einen neuen Kontakt an. Beim Neuanlegen können Sie die Daten der Adresse in die Eingabefelder eingetragen. Die Anpassung der Eingabefelder nehmen Sie in der Administration >> Listen vor. Mit einem Klick auf „Anlegen“ generierem Sie einen neuen Kontaktdatensatz aus den eingetragenen Daten und verknüpfen diesen mit der E-Mail.

Aus Zwischenablage

Über den Karteireiter „Aus Zwischenablage“ legen Sie auch einen neuen Adressdatensatz an. Der Vorteil ist, dass Sie die Kontaktdaten direkt von einer anderen Seite oder der E-Mail selbst markieren und kopieren können.

Beispiel: Meldet sich bei Ihnen ein neuer Interessent oder Eigentümer, so können Sie z. B. die Signatur kopieren und in das Textfeld links einfügen. Stellen Sie bitte sicher, dass das richtige Land eingestellt ist, da es von Land zu Land Unterschiede in der Adressschreibweise gibt. Klicken Sie nun auf Werte übernehmen. Sollten nicht alle Felder richtig übernommen werden, können Sie händisch die Änderungen in den einzelnen Feldern rechts nachtragen.

Mehrfache Zuordnung

E-Mails lassen sich mehreren Kontakten zuordnen. Nachdem Sie einen Kontakt zugeordnet haben, klicken Sie im E-Mail-Header erneut auf , um einen weiteren Kontakt mit der E-Mail zu verknüpfen. Zusätzlich können Sie weitere Kontakte über das 3-Punkte-Menü  unter dem Eintrag “Adresse anlegen/zuordnen” hinzufügen.

Aktivität aus der E-Mail öffnen

Wenn Sie die Aktivität der E-Mail öffnen möchten, fahren Sie mit der Maus über den Namen eines Kontaktes. Es öffnet sich eine Kachel mit Daten zum Kontakt und 3 Icons. Mit einem Klick auf  öffnet sich die Aktivität und Sie können direkt editieren. Haben Sie kein Leserecht auf die Aktivität, wird das Icon hellgrau angezeigt und lässt sich nicht klicken.

Aktivität zur E-Mail aus der Adresskachel heraus öffnen.

E-Mail schreiben

Um bei mehreren verknüpften Adressen mit einer E-Mail eine einzelne anzuschreiben, klicken Sie auf  in der zugehörigen Adresskachel. Hat die Adresse mehrere E-Mail-Adressen, so wird die Default-E-Mail-Adresse angeschrieben.

Zuordnung lösen

Um eine bestehende Verknüpfung zu einem Kontaktdatensatz zu lösen, klicken Sie auf  in der Kontaktkachel. Bitte beachten Sie, dass onOffice automatische Verknüpfungen direkt wieder setzt.

Bestehende Kontaktdatensätze aktualisieren

Eine Zuordnung zu einem Kontaktdatensatz funktioniert über die im Kontakt hinterlegte E-Mail-Adresse. Wenn ein bekannter Kontakt von einer unbekannten E-Mail-Adresse schreibt, klappt die automatische Zuordnung nicht. Tragen Sie die neue E-Mail-Adresse dann im Kontaktdatensatz ein. Hierzu klicken Sie auf Zuordnen/Anlegen und suchen im Pop-up nach dem entsprechenden Kontakt, wählen die passende Adresse aus und setzen rechts oben das Häkchen bei der Option „E-Mail-Adresse beispiel@onlinehilfe.onoffice im Adressdatensatz eintragen“. Ein Klick auf „Zuordnen“ fügt die Absender-E-Mail-Adresse zum Kontaktdatensatz hinzu.