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Collegamento manuale di contatti
Collegamento a un contatto o a un immobile viene visualizzata nella cosiddetta “intestazione dell’email” sul lato destro.
Se vedi questo testo in un’email, significa che non è stata possibile assegnare automaticamente l’email perché l’indirizzo del mittente non è ancora salvato nei nostri dati dei contatti.
Collegamento
Ricerca
Cliccando su “Collega/ Crea” si apre la finestra di dialogo per l’assegnazione di un record di dati di contatto. È possibile assegnare un contatto esistente tramite la scheda “Ricerca”. Quando si collega un record di dati di contatto esistente, i campi di immissione funzionano come una ricerca. È sufficiente, ad esempio, inserire il nome e cliccare su “Cerca”. Se non viene compilato alcun campo di ricerca, vengono visualizzati gli ultimi contatti aperti. Il record di dati desiderato può essere selezionato dai risultati della ricerca.
Nuovo
Cliccando su “Collega/ Crea” si apre la finestra di dialogo per l’assegnazione di un record di dati di contatto. È possibile utilizzare la scheda “Nuovo” per creare un contatto non ancora esistente. Quando si crea un nuovo contatto, i dati del contatto possono essere inseriti nei campi di immissione. È possibile personalizzare i campi di immissione in . Cliccare su “Crea” per generare un nuovo record di dati di contatto a partire dai dati inseriti e collegarlo all’email.
Da appunti
È possibile creare un nuovo record di dati di contatto anche tramite gli Appunti . Il vantaggio è che si può selezionare e copiare un contatto direttamente da un’altra pagina o dall’email stessa.
Esempio: Se un nuovo interessato o proprietario vi contatta, potete copiare la firma e incollarla nel campo di testo a sinistra. Assicuratevi che sia impostato il Paese corretto, poiché l’ortografia degli indirizzi varia da Paese a Paese. A questo punto, cliccare su Applica valori. Se non tutti i campi sono stati trasferiti correttamente, è possibile apportare manualmente le modifiche nei singoli campi a destra.
Collegamento multiplo
Le email possono essere assegnate a più contatti. Una volta assegnato un contatto, cliccare su Collega / Creadi nuovo nell’intestazione dell’email per collegare un altro contatto all’email.
Aprire l’attività dalla posta elettronica
Se si desidera aprire l’attività email, cliccare sull’icona accanto al pulsante di eliminazione. Si apre l’attività, che può essere modificata direttamente.
Eliminare collegamento
Se per un’email esiste già un link al contatto, ma si desidera assegnarlo a un altro record di dati di contatto, è possibile cancellare manualmente l’assegnazione esistente cliccando sul simbolo X. Una volta effettuata questa operazione, è possibile assegnare un altro contatto.
Aggiornare i record dei dati del contatto
Il collegamento a un record di dati di contatto avviene tramite l’email memorizzata nel record di dati di contatto. Se un contatto noto scrive da un indirizzo email sconosciuto, l’assegnazione automatica del contatto potrebbe non funzionare. È possibile inserire questo indirizzo email aggiuntivo nel record dei dati del contatto. A tal fine, cliccare anche su “Collega/Crea”, cercare il contatto corrispondente nel pop-up e selezionare la casella di controllo accanto al contatto. Spuntare l’opzione “Inserisci l’indirizzo email esempio@assistenzaonline.onoffice nel record di dati del contatto” nell’angolo in alto a destra. Se nell’email è presente un link ad un immobile esistente, attiva/disattiva la casella di spunta “Crea criteri di ricerca automatici” in base alle esigenze. Cliccare su “Collega” per aggiungere l’indirizzo email del mittente al record dei dati del contatto.
