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E-Mail

Automatische Zuordnung

Posteingang

Angenommen Sie erhalten eine E-Mail, also zum Beispiel a.mustermann@home.de.

Existiert ein Adressdatensatz mit der E-Mailadresse a.mustermann@home, wird für diese E-Mail nach dem Öffnen in dessen Aktivitäten ein Eintrag mit der Aktionsart „E-Mail“, Aktionstyp „Eingang“ erstellt. Bitte beachten Sie, dass für diese Einstellung ein Haken in den Grundeinstellungen gesetzt werden muss. Diese Haken setzen Sie unter Extras >> Einstellungen >> Grundeinstellungen >> Sonstiges bei „automatische E-Mail-Zuordnung bei eingehenden E-Mails“. Ist dieser Haken nicht gesetzt, werden eingehende E-Mails nicht direkt einem Adressdatensatz zugeordnet.

Ist die E-Mail-Adresse in Ihren Adressdatensätzen nicht vorhanden, wird zunächst kein Aktivitäten-Eintrag angelegt. Sie können jedoch entweder aus der E-Mail manuell einen neuen Adressdatensatz anlegen oder die E-Mail-Adresse in einen bestehenden Adressdatensatz eintragen. Der Aktivitäteneintrag wird dann automatisch angelegt.

Hinweis:

Wird eine E-Mail an mehrere Empfänger gesendet, wird Sie automatisch mit allen Empfängern verknüpft und dort entsprechend in den Aktivitäten gelistet.

In manchen Fällen werden auch Immobilien automatisch einer E-Mail zugeordnet. Bei Portalanfragen wird die eingehende E-Mail automatisch mit der Immobilie verknüpft, für die der Interessent anfragt. Ein Maklerbucheintrag mit Aktion „E-Mail“ und Aktionstyp „Eingang“ wird dann angelegt.

Postausgang

E-Mail neu erstellen

Sie schreiben eine neue Mail an den Besitzer der E-Mailadresse a.mustermann@home.de. Haben Sie im Vorfeld einen einen Adressdatensatz zu dieser Person angelegt inklusive E-Mailadresse, wird die ausgehende E-Mail mit der Aktionsart „E-Mail“, Aktionstyp „Ausgang“ in seiner Aktivitätenliste eingetragen. Setzen Sie zusätzlich jemanden in den CC, dessen Datensatz inkl. der E-Mailadresse hinterlegt ist, wird diese Mail auch in dessen Aktivitäten gespeichert.

Ist eine Immobilie mit der E-Mail verknüpft, so wird auch im Maklerbuch der Immobilie ein Eintrag der Aktionsart „E-Mail“ mit Aktionstyp „Ausgang“ angelegt.

E-Mail beantworten

Wenn Sie eine E-Mail von a.mustermann@home.de beantworten und haben Sie im Vorfeld seinen Adressdatensatz inklusive E-Mailadresse hinterlegt, wird die ausgehende E-Mail mit der Aktionsart „E-Mail“, Aktionstyp „Ausgang“ in seiner Aktivitätenliste eingetragen.

E-Mail weiterleiten

Sie erhalten eine E-Mail von a.mustermann@home.de und leiten diese weiter. Beim Weiterleiten von E-Mails wird die ursprüngliche Absenderadresse versteckt in der weitergeleiteten E-Mail vermerkt. Dies funktioniert auch bei mehrfacher Weiterleitung. Maßgeblich für den Aktivitäten-Eintrag beim Weiterleiten ist immer die ursprüngliche Absenderadresse (a.mustermann@home.de). Existiert hier ein Adressdatensatz und ist dort die E-Mailadresse a.mustermann@home.de hinterlegt, wird die weitergeleitete E-Mail in seine Aktivitätenliste eingetragen.