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Invio automatico della brochure

Invio automatico delle brochure

Si prega di notare che questo modulo è un modulo aggiuntivo a pagamento. Pertanto potrebbe non essere incluso nella tua versione di onOffice enterprise. A questo proposito, contatta il tuo referente commerciale.

Il modulo aggiuntivo “Invio automatico delle brochure” confronta quotidianamente i tuoi immobili attivi con i profili di ricerca dei tuoi clienti interessati e invia automaticamente le offerte corrispondenti via Email.

Funzionamento e impostazioni

  • Ciclo di invio: Il confronto avviene una volta al giorno. Per ogni cliente interessato viene inviata al massimo un’Email. Il numero di immobili inclusi viene definito da te; ulteriori corrispondenze seguiranno il giorno successivo.

  • Attivazione immobili: Affinché un immobile venga preso in considerazione, la casella di controllo “Invio automatico delle brochure” nella sua vista di dettaglio deve essere attiva. Gli immobili inattivi o archiviati vengono ignorati.

  • Messaggi di errore: Se un invio non va a buon fine, il referente tecnico riceve un’Email con la causa dell’errore.

Particolarità: Contatti senza indirizzo Email

Se un cliente interessato corrispondente non possiede un indirizzo Email, viene creato al suo posto un inserimento di attività.

Suggerimento: Filtra in base a queste attività (ad es. tramite un widget della dashboard) per visualizzare i contatti interessati. Utilizzando il widget delle attività, gli immobili corrispondenti ti verranno mostrati direttamente al suo interno.

Requisiti / Configurazione

In Extra >> Impostazioni >> Impostazioni di base >> scheda “Automazioni” >> sottoscheda “Generale” >> categoria “Invio automatico delle brochure” è possibile effettuare le impostazioni di base.

Prima di inviare le Email ai clienti interessati, è necessario configurare alcune impostazioni. Per l’invio è necessario che i profili di ricerca contengano come criterio necessario i campi “Raggio di ricerca” o “Zona”. Compila inoltre tutti i campi obbligatori per i contatti e gli immobili interessati.

Hai attivato una delle caselle di controllo in Extra >> Impostazioni >> Impostazioni di base >> scheda “Generale” >> categoria “Blocca commercializzazione per”? In tal caso, il tuo immobile deve soddisfare le opzioni selezionate affinché la commercializzazione non venga bloccata. In caso contrario, l’immobile non verrà preso in considerazione nell’invio automatico delle brochure.

Grundeinstellungen für automatischen Exposéversand

I campi nelle impostazioni di base ti consentono di configurare l’invio automatico delle brochure.

Si prega di prestare attenzione alle note al di sopra delle impostazioni.

Attivato

Con questa casella di controllo è possibile attivare e disattivare l’invio automatico delle brochure.

Ora per l’invio ca.

Si tratta dell’orario stabilito per l’invio delle Email. L’orario inserito è l’orario antecedente possibile; a seconda del carico del server, il processo potrebbe richiedere alcuni minuti. Se l’orario di esecuzione impostato è precedente all’ora di attivazione, l’invio automatico delle brochure non verrà eseguito in quel giorno.

Avanzamento in giorni

Qui puoi inserire quanti giorni prima deve essere stato creato il record dell’immobile prima di essere preso in considerazione nell’invio automatico delle brochure. In questo modo hai la possibilità di offrire l’immobile ai tuoi clienti VIP prima che sia disponibile per tutti gli altri.

Modello di brochure

Seleziona se e quale brochure allegare per gli immobili. Il numero esatto massimo di immobili che possono essere inviati viene impostato al punto “Numero di immobili offerti”.

Modello Email

In questa sezione si stabilisce il modello Email per l’invio Consigliamo di creare un modello Email con la macro “_AutoExposeLogoutLink(x)“, in modo che i clienti interessati possano annullare l’iscrizione all’invio automatico delle brochure. L’iscrizione all’invio automatico delle brochure è molto semplice per i clienti interessati. A tal fine, utilizza il parametro “autoexpose” o la casella di controllo “Invio automatico delle brochure” nel completamento del contatto.

Indirizzo Email del mittente

Il sistema utilizza l’indirizzo qui impostato come indirizzo mittente. Seleziona una delle tue caselle di posta, l’indirizzo Email del referente del contatto o dell’immobile, oppure l’indirizzo Email del gruppo di ufficio del referente.

Gli indirizzi Email del referente dell’immobile o del contatto vengono presi da “Impostazioni utente >> Email >> Invio >> Indirizzo email standard del mittente”. Gli indirizzi Email dei gruppi di ufficio sono disponibili nella gestione gruppi alla voce Dati di base >> Dati di contatto dell’ufficio: Email.

Attenzione: Possono essere utilizzati solo gli indirizzi e-mail che sono stati creati come casella di posta in onOffice enterprise.

Indirizzo Email CCN

Desideri ricevere una copia delle Email inviate tramite l’invio automatico delle brochure? In tal caso, inserisci qui un indirizzo Email.

Numero di immobili offerti

Imposta qui il numero massimo di immobili da offrire nell’invio automatico delle brochure. Nota: Se si utilizza la macro “_agreementLink”, è possibile inviare solo 1 immobile. Il numero verrà regolato al salvataggio della configurazione.

Percentuale di risultati

Con questa impostazione indichi con quale grado di precisione gli immobili debbano corrispondere ai criteri di ricerca affinché il cliente interessato riceva un’Email.

Attivare contatti / immobili

Contatti

Per attivare l’invio automatico delle brochure per uno specifico contatto, selezionalo nella relativa scheda contatto. Per farlo, spunta la relativa casella di controllo nella scheda “Dati di base”, categoria “Gestione”, e verifica tutti i campi obbligatori. Se dei campi obbligatori non fossero compilati, il sistema provvederà a segnalarlo.

Affinché l’invio automatico delle brochure funzioni, il contatto deve contenere sia un referente sia almeno un profilo di ricerca in cui siano indicati come criterio necessario la zona o il raggio di ricerca. Per impostare i criteri necessari, cerca la caratteristica desiderata in Extra >> Impostazioni >> Amministrazione >> scheda “Criteri di ricerca”. Spuntando la casella di controllo “Criterio di ricerca” si attiva il campo per i profili di ricerca, mentre nella colonna “obbligatorio” lo si imposta come criterio necessario.

automatischen Exposéversand für eine bestimmte Adresse

Tramite l’aggiornamento di massa è possibile attivare la casella di controllo “Invio automatico delle brochure” in modo molto semplice per più contatti contemporaneamente. I tuoi clienti interessati possono inserire in autonomia il proprio profilo di ricerca tramite il completamento del contatto e attivare l’invio.

Nella tua gestione utenti è presente l’impostazione per bloccare un cliente interessato per una determinata durata dopo l’invio della brochure. Se questa opzione è attiva, nei dati di base dei tuoi contatti compare il campo “bloccato fino al” all’interno della categoria “Contatto”. Attraverso questo campo puoi impostare singolarmente fino a quando un contatto non debba ricevere l’invio automatico delle brochure.

Immobili

Il sistema prende in considerazione per l’invio automatico delle brochure solo gli immobili che hai provveduto ad attivare. La casella di controllo corrispondente si trova nei dati di base della scheda dell’immobile alla voce “Dati tecnici”. Così come per il contatto, è necessario definire un referente. Tuttavia, questo non deve essere necessariamente lo stesso indicato nel contatto.

automatischen Exposéversand für Immobilien

Tramite l’aggiornamento di massa puoi attivare l’invio automatico delle brochure anche per più immobili contemporaneamente.

Attivare automaticamente l’invio automatico delle brochure

Vuoi che l’invio automatico delle brochure venga sempre attivato direttamente per i contatti e gli immobili appena creati?  Nessun problema! In Extra >> Impostazioni >> Utente >> Nome utente >> Impostazioni hai la possibilità di definire questa opzione in modo individuale per ogni singolo utente.

Automatischen Exposéversand automatisch aktivieren

Voce di cronologia e inserimento di attività

Il sistema crea automaticamente una voce di cronologia per gli immobili o nella scheda attività dei contatti relativamente alle Email inviate. Imposta inoltre le caratteristiche “Invio brochure” e “Invio automatico delle brochure”.

Contatti senza indirizzo Email

Per i contatti privi di un indirizzo Email salvato, il sistema genera una voce di attività secondo il seguente modello:

  • Tipo: Sistema
  • Tipologia: –
  • Caratteristiche dell’azione: Invio della brochure
  • Contenuto/Note: “La brochure può essere inviata solo tramite posta. Tramite l’invio automatico delle brochure è stato rilevato che l’immobile collegato corrisponde ai criteri di ricerca del cliente interessato associato. Poiché per il cliente interessato non è stato inserito alcun indirizzo Email, non è stato possibile inviare l’offerta.”

Con il tipo di azione e la caratteristica è possibile configurare filtri per i contatti e widget di tipo elenco. In alternativa, hai la possibilità di filtrare in base a questi elementi all’interno del widget delle attività. In questo modo puoi vedere a colpo d’occhio quali contatti non è stato possibile raggiungere e puoi procedere all’acquisizione dei dati di contatto, ad es. tramite il completamento del contatto.

Invio automatico della brochure