Crear plantilla de proceso / pasos

A través del menú Editar >> Procesos >> Pestaña: Plantillas de procesos puedes ver la lista de plantillas de procesos existentes, incluidas las plantillas de muestra proporcionadas por onOffice. Puedes crear nuevas plantillas de procesos con el derecho de usuario Diseñar procesos . Se puede crear un nuevo proceso en la gestión de procesos mediante el icono «Crear nuevo registro de datos» .

Algunos pasos del proceso, como el correo electrónico, la decisión, el SMS, etc., pueden realizarse automáticamente si se cumplen determinados requisistos. Si no se cumplen estos requisitos o se produce otro problema, estos pasos del proceso automatizado se convertirán en manuales y se mostrarán en la lista de procesos en curso con un icono de advertencia más una nota. También aparecen en la lista de procesos del responsable del proceso.

Puedes encontrar un video sobre este tema aquí y otro sobre cómo crear un proceso aquí.

Inhaltsverzeichnis

Vista general del diseñador de procesos
Elementos básicos del diseñador de procesos
Numeración automática de los pasos del proceso
- ¿Dónde se encuentra la numeración?

Vista general del diseñador de procesos

En la máscara de plantillas abierta, tiene las siguientes opciones:

Punto 1: Utiliza el zoom para acercar o alejar la imagen. Esto es útil si has creado una plantilla que es grande y deseas ver todo el proceso de un vistazo, sin necesidad de desplazarse.
Punto 2: Aquí le das un nombre a tu proceso. Por ejemplo, «Adquisición del propietario».
Punto 3:
1. Utiliza el icono de copia para copiar una plantilla de proceso existente. En este proceso, la nueva plantilla se establecerá como inactiva (ver el punto 4).
2. Utiliza el símbolo de la impresora para imprimir el diagrama secuencial. La preparación del formato de impresión depende del navegador utilizado.
3. Utiliza la llave para especificar:
  1. Como dice el título del proceso.
  2. Quién está autorizado a iniciar este proceso: se pueden seleccionar grupos y usuarios.
  3. Una descripción para el proceso – se muestra cuando se inicia el proceso respectivo, así como en las vistas de lista de los procesos.
  4. Un usuario como controlador del proceso: si no se selecciona ningún usuario, la persona que inicia el proceso se utiliza como controlador del proceso. El controlador del proceso recibe información por correo electrónico en cuanto se salta un paso del proceso o éste se da por finalizado. El envío de un correo electrónico al final se configura en el paso del proceso «Fin del proceso».
Punto 4: Las nuevas plantillas de procesos no se activan automáticamente. Cuando haya terminado de definir el proceso, deberá activarlo manualmente. Sólo se pueden iniciar los procesos activos.
Punto 5: Utiliza la opción «Seleccionar paso del proceso» para definir una actividad para el paso del proceso correspondiente. Aquí puedes elegir entre las actividades sugeridas.
Punto 6: Algunos procesos requieren una referencia de contacto, otros una referencia de propiedad y algunos ambas. A través de «Estado de los enlaces obligatorios» puedes ver si se requiere un contacto y/o una referencia de propiedad y a partir de qué paso. Si no se especifica el contacto y/o la propiedad, no se requiere ninguna referencia para este proceso.

Elementos básicos del diseñador de procesos

Hay varios elementos básicos de los pasos de proceso, representados con diferentes formas en el diseñador de procesos.

Tareas, citas, correo electrónico, etc.» se representan en forma rectangular. Cada tipo de actividad tiene su propio color para distinguirla.
La decisión se muestra como un hexágono estirado.
La unión de una bifurcación y el final del proceso se muestran como un triángulo invertido.

Numeración automática de los pasos del proceso

Para facilitar la orientación dentro de los procesos, el sistema utiliza una numeración automática en función de la posición. Este identificador te permite saber de inmediato en qué punto de la estructura del proceso se encuentra un paso.

La lógica de la numeración: Cada número se compone de una letra y un número (por ejemplo, A1 o B2). La letra define la línea (de arriba abajo: A, B, C…), mientras que el número indica la posición dentro de esa línea (de izquierda a derecha: 1, 2, 3…). Por lo tanto, el primer paso de la esquina superior izquierda es siempre el «A1».

¿Dónde se encuentra la numeración?

En el escrito de demanda: El número aparece justo delante del tipo de paso del proceso, separado por un guion (p. ej., «A1 – Tarea»).
En las vistas de lista: La numeración se incluye en todos los resúmenes, por ejemplo, en los procesos en curso.

Ajuste dinámico: No es necesario que asigne ni modifique los números manualmente. El sistema ajusta la numeración de forma automática y dinámica en cuanto se añaden, eliminan o cambian de orden los pasos. De este modo, la secuencia lógica se muestra correctamente en todo momento sin necesidad de intervención manual.

Gestión de procesos