Creare modelli e passi di processo

Dal menu Modifica >> Process Manager >> scheda: Modello di processo puoi visualizzare l’elenco dei modelli esistenti, inclusi i modelli di esempio forniti da onOffice. Se disponi del diritto utente “Imposta processi”, puoi creare nuovi modelli da zero. All’interno della gestione processi, puoi creare un nuovo processo cliccando sull’icona “Crea nuovo record” .

Alcune fasi del processo, come Email, decisioni, SMS ecc., possono essere eseguite automaticamente al soddisfacimento di determinate condizioni. Se questi requisiti non dovessero essere soddisfatti o se dovesse sorgere un problema, queste fasi automatizzate verranno convertite in manuali e segnalate nell’elenco dei processi in corso con un’icona di avviso e una nota esplicativa. Inoltre, verranno visualizzate nell’elenco dei processi del responsabile del processo.

Puoi trovare il video dedicato a questo argomento qui, mentre cliccando qui puoi vedere come creare un processo di esempio.

Inhaltsverzeichnis

Panoramica del Process Designer
Gli elementi base del Process Designer
Numerazione automatica delle fasi del processo
- Dove si trova la numerazione?

Panoramica del Process Designer

All’interno della maschera del modello, hai a disposizione le seguenti opzioni:

Punto 1: Tramite lo zoom puoi ingrandire o rimpicciolire la visualizzazione. È una funzione molto utile se hai creato un modello complesso e vuoi visualizzare l’intero processo a colpo d’occhio, senza dover scorrere la pagina.
Punto 2: Qui puoi assegnare un nome al tuo processo. Ad esempio: “Acquisizione proprietari”.
Punto 3:
1. Cliccando sull’icona “Copia”, puoi duplicare un modello di processo esistente. Il nuovo modello verrà inizialmente impostato come non attivo (vedi punto 4).
2. Tramite l’icona della stampante puoi stampare lo schema del processo. La resa grafica della stampa dipenderà dal browser che stai utilizzando.
3. Cliccando sulla chiave inglese puoi definire:
  1. Il titolo del processo.
  2. Chi è autorizzato ad avviare il processo (puoi selezionare singoli utenti o gruppi).
  3. Una descrizione del processo, che verrà visualizzata all’avvio e nelle viste a elenco dei processi.
  4. Un utente con il ruolo di “controllore del processo”; se non viene selezionato nessuno, il controllore sarà l’utente che avvia il processo. Il controllore riceverà un’Email di notifica non appena una fase del processo viene saltata o il processo viene concluso. L’invio di un’Email finale viene configurato direttamente nella fase “Fine processo”.
Punto 4: I nuovi modelli di processo non vengono attivati automaticamente. Una volta terminata la configurazione del processo, dovrai attivarlo manualmente. Solo i processi attivi possono essere avviati correttamente.
Punto 5: Tramite la voce “Seleziona fase del processo” definisci l’azione specifica per ogni singolo step. Puoi scegliere tra le diverse azioni proposte dal sistema.
Punto 6: Alcuni processi richiedono un collegamento a un contatto, altri a un immobile e altri ancora a entrambi. Tramite lo “Stato dei collegamenti necessari”, puoi verificare se e da quale fase sia richiesto un riferimento al contatto e/o all’immobile. Se non vengono indicati contatti o immobili, significa che per quel processo non è necessario alcun collegamento specifico.

Gli elementi base del Process Designer

Esistono diversi elementi fondamentali per le fasi del processo, rappresentati nel designer con forme differenti.

I compiti, gli appuntamenti, le Email, ecc. sono rappresentati da rettangoli. Per distinguerli facilmente, ogni tipologia di azione ha il suo colore dedicato.
La decisione è rappresentata come un esagono allungato.
L’unione di una diramazione e la fine del processo sono rappresentate da un triangolo rovesciato.

Numerazione automatica delle fasi del processo

Per facilitare l’orientamento all’interno dei processi, il sistema utilizza una numerazione automatica basata sulla posizione. Questo identificativo indica immediatamente in quale punto della struttura del processo si trova una fase.

La logica della numerazione: Ogni numero è composto da una lettera e da una cifra (ad es. A1 o B2). La lettera definisce la riga (dall’alto verso il basso: A, B, C…), mentre il numero indica la posizione all’interno di quella riga (da sinistra a destra: 1, 2, 3…) Il primo passaggio in alto a sinistra è quindi sempre “A1”

Dove si trova la numerazione?

Nel modello del processo: Il numero è riportato immediatamente prima della tipologia di fase del processo, separato da un trattino (ad es. “A1 – Compito”).
Nelle visualizzazioni a elenco: La numerazione viene riportata in tutte le panoramiche, ad esempio nei processi in corso.

Adattamento dinamico: Non è necessario assegnare o modificare manualmente i numeri. Il sistema aggiorna automaticamente e in modo dinamico la numerazione non appena vengono aggiunti, rimossi o spostati dei passaggi. In questo modo, la sequenza logica viene sempre visualizzata correttamente senza alcun intervento manuale.

Manager dei processi