Creare modelli e fasi di processo

Tramite il menu Modifica >> Process Manager >> scheda: “Modelli di processo” puoi visualizzare l’elenco dei modelli esistenti, inclusi quelli predefiniti messi a disposizione da onOffice. Se disponi del diritto utente “Imposta processi”, puoi creare nuovi modelli di processo. Nella gestione dei processi, puoi creare un nuovo processo cliccando sull’icona “Crea nuovo record” .

Alcune fasi del processo, come l’invio di Email, le decisioni, gli SMS ecc., possono essere eseguite automaticamente se vengono soddisfatti determinati requisiti. Se questi prerequisiti non sono soddisfatti o se si verifica un altro problema, queste fasi automatizzate vengono convertite in manuali e contrassegnate nell’elenco dei processi in corso con un’icona di avviso e una nota esplicativa. Inoltre, queste fasi appariranno nell’elenco dei processi della persona responsabile del processo stesso.

Puoi trovare il video dedicato a questo argomento qui, mentre il video sulla creazione di un processo di esempio è disponibile qui.

Inhaltsverzeichnis

Panoramica del Process Designer
Gli elementi base del Process Designer
Automatische Nummerierung von Prozessschritten
- Wo finden Sie die Nummerierung?

Panoramica del Process Designer

All’interno della schermata del modello aperto hai a disposizione le seguenti opzioni:

Punto 1: Tramite la funzione di zoom puoi rimpicciolire o ingrandire la visualizzazione. Questo è utile se hai creato un modello molto esteso e desideri visualizzare l’intero processo a colpo d’occhio, senza dover scorrere la pagina.
Punto 2: Qui puoi assegnare un nome al tuo processo. Ad esempio: “Acquisizione proprietario”.
Punto 3:
1. Tramite l’icona di copia puoi duplicare un modello di processo esistente. Il nuovo modello appena creato verrà impostato automaticamente come inattivo (vedi Punto 4).
2. Tramite l’icona della stampante puoi stampare il diagramma di flusso del processo. La resa grafica della stampa dipende dal browser che stai utilizzando.
3. Tramite l’icona della chiave inglese puoi specificare:
  1. Qual è il titolo del processo.
  2. Chi è autorizzato ad avviare questo processo (puoi selezionare sia gruppi che singoli utenti).
  3. Una descrizione del processo, che verrà mostrata al momento dell’avvio e nelle viste ad elenco dei processi.
  4. Un utente nel ruolo di controllore del processo; se non selezioni nessuno, l’utente che avvia il processo verrà impostato automaticamente come controllore. Il controllore del processo riceve una notifica Email non appena una fase del processo viene saltata o quando il processo viene concluso. La configurazione dell’eventuale invio di un’Email al termine del flusso avviene direttamente nella fase “Fine processo”.
Punto 4: I nuovi modelli di processo non vengono attivati automaticamente. Una volta terminata la definizione del processo, devi attivarlo manualmente. Solo i processi attivi possono essere avviati.
Punto 5: Tramite la voce “Seleziona il passo del processo” definisci l’azione per la rispettiva fase. Qui puoi scegliere tra le diverse azioni proposte dal sistema.
Punto 6: Alcuni processi richiedono il collegamento a un contatto, altri a un immobile e altri ancora a entrambi. Tramite la voce “Stato dei collegamenti richiesti” puoi verificare se e da quale fase è necessario un collegamento a un contatto e/o a un immobile. Se non viene specificato alcun contatto e/o immobile, significa che per quel processo non è richiesto alcun collegamento.

Gli elementi base del Process Designer

Le fasi del processo sono composte da diversi elementi base, rappresentati nel Process Designer con forme geometriche differenti.

I compiti, gli appuntamenti, le Email ecc. sono rappresentati da forme rettangolari. Per facilitarne la distinzione, ogni categoria d’azione ha un proprio colore dedicato.
La fase decisionale viene rappresentata con la forma di un esagono allungato.
Il punto di unione di una ramificazione e la fine del processo sono rappresentati da un triangolo capovolto.

Automatische Nummerierung von Prozessschritten

Um die Orientierung innerhalb von Prozessen zu vereinfachen, nutzt das System eine automatische, positionsabhängige Nummerierung. Diese Kennung zeigt Ihnen sofort, an welcher Stelle sich ein Schritt innerhalb der Prozessstruktur befindet.

Die Logik der Nummerierung: Jede Nummer setzt sich aus einem Buchstaben und einer Zahl zusammen (z. B. A1 oder B2). Der Buchstabe definiert die Zeile (von oben nach unten: A, B, C…), während die Zahl die Position innerhalb dieser Zeile angibt (von links nach rechts: 1, 2, 3…). Der erste Schritt oben links ist somit immer die „A1“.

Wo finden Sie die Nummerierung?

In der Prozessvorlage: Die Nummer steht direkt vor dem Typ des Prozessschrittes, getrennt durch einen Gedankenstrich (z. B. „A1 – Aufgabe“).
In Listenansichten: Die Nummerierung wird in allen Übersichten mitgeführt, etwa bei laufenden Prozesse.

Dynamische Anpassung: Sie müssen die Nummern nicht manuell vergeben oder ändern. Das System passt die Nummerierung automatisch und dynamisch an, sobald Schritte hinzugefügt, entfernt oder in ihrer Reihenfolge verschoben werden. So ist die logische Abfolge jederzeit ohne manuellen Aufwand korrekt dargestellt.