Creare un modello di processo / fasi

Tramite il menu Modifica >> Gestione processi >> Scheda: Modello di processo è possibile vedere l’elenco dei modelli di processo esistenti, compresi i modelli di esempio forniti da onOffice. È possibile creare nuovi modelli di processo con il diritto dell’utente Design processes . Un nuovo processo può essere creato nella gestione dei processi tramite l’icona “Crea nuovo record di dati” .

Alcune fasi del processo, come l’invio di e-mail, decisioni, SMS ecc. possono essere eseguite automaticamente se vengono soddisfatte determinate specifiche. Se questi requisiti non sono soddisfatti o si verifica un altro problema, le fasi del processo automatizzato vengono convertite in fasi manuali e visualizzate nell’elenco dei processi in esecuzione con un’icona di avviso e una nota. Appaiono anche nell’elenco dei processi del proprietario del processo.

Potete trovare un video su questo argomento qui e un video su come creare un processo campione qui.

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Panoramica di Process Designer
Gli elementi di base del Process Designer

Panoramica di Process Designer

Nella schermata del modello aperto sono disponibili le seguenti opzioni:

Punto 1: Usare lo zoom per ingrandire o rimpicciolire. È utile se si è creato un modello molto grande e si desidera visualizzare l’intero processo a colpo d’occhio senza scorrere.
Punto 2: È qui che si dà un nome al processo. Ad esempio, “acquisizione del proprietario”.
Punto 3:
1. Utilizzare l’icona di copia per copiare un modello di processo esistente. Il nuovo modello è impostato su inattivo (vedi punto 4).
2. Utilizzare il simbolo della stampante per stampare il diagramma di sequenza. La preparazione dell’immagine di stampa dipende dal browser utilizzato.
3. Utilizzare la chiave per specificare:
  1. Come dice il titolo del processo.
  2. Chi è autorizzato ad avviare il processo: è possibile selezionare gruppi e utenti.
  3. Una descrizione del processo, che viene visualizzata all’avvio del processo in questione e nelle visualizzazioni dell’elenco dei processi.
  4. Un utente come controllore del processo – se non viene selezionato alcun utente, la persona che avvia il processo viene utilizzata come controllore del processo. Il controllore di processo riceve informazioni via e-mail non appena una fase del processo viene saltata o il processo viene terminato. L’invio di un’e-mail alla fine è configurato nella fase del processo “Fine del processo”.
Punto 4: I nuovi modelli di processo non vengono attivati automaticamente. Una volta terminata la definizione del processo, è necessario attivarlo manualmente. È possibile avviare solo i processi attivi.
Punto 5: Utilizzare la voce “Selezionare la fase del processo” per definire un’azione per la rispettiva fase del processo. Qui è possibile scegliere tra le azioni suggerite.
Punto 6: Alcuni processi richiedono un riferimento all’indirizzo, altri un riferimento alla proprietà e altri ancora entrambi. Tramite “Stato dei collegamenti richiesti” è possibile vedere se e a partire da quale fase è richiesto un indirizzo e/o un riferimento all’immobile. Se il contatto e/o l’immobile non sono specificati, non è necessario alcun riferimento per questo processo.

Gli elementi di base del Process Designer

Esistono diversi elementi di base delle fasi del processo che vengono visualizzati in varie forme nel Process Designer.

Attività, appuntamenti, e-mail, ecc.” sono visualizzati in un rettangolo. Ogni tipo di azione ha un proprio colore per distinguerla.
La decisione appare come un diamante.
La fusione di un ramo e la fine del processo sono rappresentate da un triangolo rovesciato.