Prozessvorlage / -schritte erstellen

Über das Menü Bearbeiten >> Prozessmanager >> Reiter: Prozessvorlage sehen Sie die Liste der vorhandenen Prozessvorlagen inklusive der von onOffice zur Verfügung gestellten Mustervorlagen. Mit dem Benutzerrecht Prozesse entwerfen können Sie neue Prozessvorlagen erstellen. In der Prozessverwaltung kann ein neuer Prozess über das Symbol „Neuen Datensatz anlegen“ erstellt werden.

Einige Prozessschritte wie E-Mail, Entscheidung, SMS etc. können automatisch ausgeführt werden, wenn bestimmte Angaben erfüllt werden. Sollten diese Voraussetzungen nicht gegeben sein oder ein anderes Problem auftreten, werden diese automatisierten Prozessschritte in manuelle umgewandelt und in der Liste der laufenden Prozesse mit einem Warn-Icon plus Hinweis dargestellt. Außerdem erscheinen sie beim Prozessverantwortlichen in der Liste der Prozesse.

Sie finden zu diesem Thema das passende Video hier und ein Video zum erstellen eines Beispielprozesses finden Sie hier.

Inhaltsverzeichnis

Prozess-Designer Überblick
Die Grundelemente des Prozess-Designers
Automatische Nummerierung von Prozessschritten
- Wo finden Sie die Nummerierung?

Prozess-Designer Überblick

In der geöffneten Vorlagenmaske haben Sie folgende Möglichkeiten:

Punkt 1: Über den Zoom verkleinern bzw. vergrößern Sie die Ansicht. Dies ist sinnvoll, wenn Sie eine Vorlage erstellt haben, die sehr groß ist und Sie sich den ganzen Prozess auf einen Blick anschauen möchten, ohne zu scrollen.
Punkt 2: Hier geben Sie Ihrem Prozess einen Namen. Zum Beispiel „Eigentümer-Akquise“.
Punkt 3:
1. Über das Kopieren-Symbol kopieren Sie eine vorhandene Prozessvorlage. Dabei wird die neue Vorlage auf inaktiv gestellt (siehe Punkt 4).
2. Über das Drucker-Symbol drucken Sie das Abfolgeschema aus. Die Aufbereitung des Druckbildes ist dabei abhängig vom verwendeten Browser.
3. Über den Schraubenschlüssel geben Sie an:
  1. Wie der Titel des Prozesses ist.
  2. Wer zum Start dises Prozesses berechtigt ist – es können Gruppen und Benutzer gewählt werden.
  3. Eine Beschreibung für den Prozess – diese wird beim Starten vom jeweiligen Prozess angezeigt, sowie in den Listenansichten der Prozesse.
  4. Einen Benutzer als Prozess-Controller – wenn kein Benutzer ausgewählt wird, wird derjenige, der den Prozess startet, als Prozess-Controller eingesetzt. Der Prozess-Controller erhält eine Information per E-Mail, sobald ein Prozessschritt übersprungen oder der Prozess Beendet wird. Ob am Ende eine E-Mail versendet wird, wird im Prozessschritt „Prozessende“ konfiguriert.
Punkt 4: Neue Prozessvorlagen werden nicht automatisch aktiviert. Wenn Sie mit der Definition des Prozesses fertig sind, müssen Sie den Prozess manuell aktivieren. Nur aktive Prozesse können gestartet werden.
Punkt 5: Über den Punkt „Prozessschritt wählen“ definieren Sie eine Aktion für den jeweiligen Prozessschritt. Sie haben hier die Auswahl zwischen den vorgeschlagenen Aktionen.
Punkt 6: Manche Prozesse setzen einen Adress-, andere einen Immobilienbezug und manche beides voraus. Über „Status der benötigten Verknüpfungen“ erkennen Sie, ob und ab welchem Schritt ein Adress- und/oder Immobilienbezug nötig ist. Ist Adresse und/oder Immobilien nicht angegeben, ist auch kein Bezug für diesen Prozess nötig.

Die Grundelemente des Prozess-Designers

Es gibt mehrere Grundelemente von Prozessschritten, die mit verschiedenen Formen im Prozess-Designer dargestellt werden.

Rechteckig werden „Aufgaben, Termine, E-Mail etc.“ dargestellt. Zur Unterscheidung hat jede Aktionsart eine eigene Farbe.
Die Entscheidung wird als gestrecktes Hexagon dargestellt.
Die Zusammenführung einer Verzweigung und das Prozessende werden als umgedrehtes Dreieck dargestellt.

Automatische Nummerierung von Prozessschritten

Um die Orientierung innerhalb von Prozessen zu vereinfachen, nutzt das System eine automatische, positionsabhängige Nummerierung. Diese Kennung zeigt Ihnen sofort, an welcher Stelle sich ein Schritt innerhalb der Prozessstruktur befindet.

Die Logik der Nummerierung: Jede Nummer setzt sich aus einem Buchstaben und einer Zahl zusammen (z. B. A1 oder B2). Der Buchstabe definiert die Zeile (von oben nach unten: A, B, C…), während die Zahl die Position innerhalb dieser Zeile angibt (von links nach rechts: 1, 2, 3…). Der erste Schritt oben links ist somit immer die „A1“.

Wo finden Sie die Nummerierung?

In der Prozessvorlage: Die Nummer steht direkt vor dem Typ des Prozessschrittes, getrennt durch einen Gedankenstrich (z. B. „A1 – Aufgabe“).
In Listenansichten: Die Nummerierung wird in allen Übersichten mitgeführt, etwa bei laufenden Prozesse.

Dynamische Anpassung: Sie müssen die Nummern nicht manuell vergeben oder ändern. Das System passt die Nummerierung automatisch und dynamisch an, sobald Schritte hinzugefügt, entfernt oder in ihrer Reihenfolge verschoben werden. So ist die logische Abfolge jederzeit ohne manuellen Aufwand korrekt dargestellt.