Visión general y puesta en marcha

Resumen

Nota:

onOffice no ofrece asesoramiento jurídico vinculante. onOffice no elimina los datos automáticamente.
El flujo de trabajo aquí descrito se basa en el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la UE.

El estado del RGPD de un contacto almacena si el RGPD se aplica al contacto y qué solicitud ha indicado la persona respecto al almacenamiento de sus datos (autorización o eliminación). Además del deseo, existen razones (protección de la tasa de intermediación) y obligaciones (legislación fiscal, etc.) para guardar los datos durante un determinado periodo de tiempo (campos «guardar hasta» en los contactos).
A partir de la solicitud y de las razones/obligaciones se determina el estado RGPD del contacto, lo que te permite tomar las medidas necesarias.

Una vez realizada los ajustes básicos, las siguientes funciones de onOffice enterprise edition te ayudarán a organizar tus contactos según su estado RGPD.

Asistente para el consentimiento: Con un solo clic, se puede solicitar el consentimiento del cliente potencial para el almacenamiento de sus datos. Al mismo tiempo, se le da la información sobre los datos almacenados. Ambos se guardan automáticamente en tu base de datos.
Seguimiento de los datos en directo: Después de archivar un inmueble, onOffice enterprise edition comprueba todos los registros de clientes potenciales vinculados. Si un cliente potencial no está vinculado a otros inmuebles activos, se establece una «Fecha límite de almacenamiento».
Widgets de RGPD: Los widgets de la lista en el panel de control proporcionan una visión general de los estados específicos del RGPD y los registros de contactos correspondientes. A través de ella se pueden realizar los trámites necesarios.

Configuración

Para que los nuevos contactos estén preparados desde el principio para el flujo de trabajo del RGPD y se pueda solicitar a los contactos existentes su autorización para almacenar sus datos, es necesario realizar algunos ajustes básicos.

Configuración para las indicaciones generales sobre el almacenamiento de datos

El formulario se utiliza en el asistente de consentimiento y, si está activado, también en el formulario de actualización del contacto. Se guarda junto con los datos del destinatario en las actividades del registro del contacto.

Accede a los ajustes básicos Extras >> Configuración >> Ajustes básicos y ve a la pestaña «RGPD «. Revisa, corrige y completa los datos. Ten en cuenta la legislación vigente. Por ejemplo, en Alemania las empresas deben designar un delegado de protección de datos cuando más de 10 empleados se encarguen del tratamiento de datos personales.

Como base, ya hay disponible una plantilla en PDF adecuada. Puedes utilizar una plantilla propia o incorporar un formulario de información completo y personalizado. Si se han creado grupos , también puedes asignarles un formulario de información externo en PDF.

Si utilizas el módulo multilingüe , puedes introducir todos los textos en varios idiomas. Para ello, utiliza el selector de idioma de la barra de acciones inferior. El idioma del contacto destinatario es el que se tiene en cuenta.

Si no se ha introducido un texto en alguno de los otros idiomas, se utilizará como alternativa el texto del idioma del sistema o idioma principal.

«Fecha límite de almacenamiento» automática

Al archivar un inmueble, el sistema comprueba todos los clientes potenciales asignados. Si el contacto no figura como cliente potencial de ningún otro inmueble activo, se establece la «Fecha límite de almacenamiento». Los contactos que hayan dado su «Autorización de almacenamiento» también quedan excluidos.

Ve a los ajustes básicos «Extras >> Configuración>> Ajustes básicos » en la pestaña «General» y busca la categoría «Funciones RGPD». Activa la función para establecer la «Fecha límite de almacenamiento» y selecciona el periodo durante el cual los datos del contacto deben conservarse una vez finalizada la fase de comercialización. El filtro es opcional y no es necesario seleccionarlo en el primer paso.

Widgets

Puedes añadir los widgets como siempre, la configuración se explica en los widgets del tablero .

Contactos